共有フォルダにあるExcel 問題【事務職の辛いところ】

皆さんこんにちは。
今回はExcel共有問題についてお話しします。
意見などありましたらコメントください。
よろしくお願いします😌

みなさん仕事でExcel使いますか？
共有フォルダ📁がどこの会社にもあると思うんですが
そのフォルダの中にあるExcelについてお話しします。

私は業務上Excelを毎日使っていました。
その中で私は絶対保存した。と思っても、保存されていないことがたまにあり
更新されてないと困る
と度々注意を受けていました。
私もなぜこんなことが起こるのか分かりませんでしたので
いつも謝っていました。

でも謎が解けたんです。

Excel自体も共有にすると、何人かが同時に開いても内容を更新して保存ができる
のですが
Excel自体を共有にしてないと、最初に開いた人以外は
読み取り専用
になって、上書きは基本できません。
しかし、私が最初に開いて作業している途中に、
社員Cと派遣Aは読み取り専用で開いてしまったファイルだとしても勝手に上書きするんです。

その時、他の人(私)が更新していた場合、　
・コピーを保存するか、
・変更上書きするか
聞かれます。

そこで、彼らは変更を上書きするを押すんです。

それによって何が起こるかというと、
私が更新した内容、全部無くなるんです。
消えるんです。

ブチギレ案件です。

だから私が更新した内容が保存されてないことが発生したのです。

まず初めに聞いてください。

私なら絶対読み取り専用になったら
共有チャットに、そのExcelを開いているか、開いていたら終わったら教えてほしい旨伝えます。
それか一旦そっとしておいて開けるまで待ちます。

え、これって普通じゃないんですか？

彼らは勝手に読み取りで開いても自分の分だけ上書きして更新するんです。

勝手にされるので
私も注意をすることもできません。
私もこうなることを知らなかったですし。
わざとやるような悪人じゃないと思っていたので(実際は不明)
多分彼らも気づいていないんです。
わたしもこのやり方に気づいたのが辞める1ヶ月前でした。その時は、ほとんど引き継ぎを終えていたので
もう咎めることはしませんでした。

でも自分がそうやって楽したいという気持ちから
他の人が更新してる分をないがしろにできるその勇気、性格悪いな
と感じてしまいました。
気づかないが悪になったりすることもあるのですね。
だって絶対保存する時読み取り専用って表示されますもん。
そうなったら仕方ない、やり直すかってなりません？！

私は人事部だったので、
役員の方のスケジュール確保とか更新してたので結構大事な案件なのに。
当時は後から本気でむかつきました。

私あんなに謝ってたのに。

でもこういうこともあるよということを伝えたかったです。
もし同じようなことで悩んでいる方がいたら
気づくきっかけになってほしいです。

対策としては

・こまめに保存する
・自分のフォルダで更新をしておく
その後、共有フォルダにコピペする
・今開いてることを共有する

などでしょうか。でも忙しいと難しいですよね。

え、そのこと彼らに言えばいいじゃん。
と聞こえてきます。
分かります。そのとおりです。
でも、常識がないですよね。まず。
あと1年勤務するってなったら、ちゃんと私も伝えていたと思います。
だけど気づいた時がもう辞める時だったので
もういいやと諦めました🤦‍♀️

もっとコミュニケーションとればよかったのかなと反省もしますが
そんなひどいことやってるという考えもなかったので驚いた出来事でした。

最後までよんでいただきありがとうございました。
また更新します。✋✋✋