効果的な報告の受け方と出し方の３つのポイント

仕事をする上で、報告はどのポジションにいてもついて回る問題です。今回の記事では、報告を受けたりしたりする際のポイントを書いてみたいと思います。

ポイントその１：報告は定期的に、そしてタイムリーに行う

まず報告ですが、定期的に行うことが大切です。上司に出す報告も、部下から受け取る報告も一定の頻度で実施する必要があります。

一定の頻度で報告を実施するメリットは、時系列で状況を把握し易くなることです。時系列で状況を把握できれば、改善しているのか、悪化しているのか関係者が状況をより理解することができますし、次のアクションも取りやすくなります。

どの頻度で報告を実施するべきかは、重要度や緊急度によって柔軟に判断します。様するにタイムリーに報告をする必要があります。

例えば、非常に緊急性が高く、刻一刻と状況が変化しているような場合は、数時間おきに報告をする必要があるかもしれません。逆に状況が落ち着いている場合は、月次報告でも十分かもしれません。

ポイントその２：事実を正確に伝える

これはできそうでなかなかできないことですが、事実を正確に伝える必要があります。人間、自分が出す報告はよく見せたいという誘惑にかられることが多々ありますが、シュガーコーティングしない、させない組織の文化を普段から築いていく必要があると思います。

シュガーコーティングしない、させない組織の文化を普段から築いていく方法は、ネガティブな報告に対して感情的に叱責したり、相手を責め立てたりしないことではないかと思います。

人間は強いストレスを避けようとする傾向があります。必要以上に人を追い詰める管理スタイルは、正しい報告を受け取る可能性を低くしてしまうかもしれません。

また、事実を正確に伝える最も良い方法の一つは、当たり前と言えば当たり前ですが、可能な限り数字で報告をすることです。数字は表現と異なり、盛りようがありません。

数字で報告ができないような事柄は、５W１H（When, Where, What, Who, Why, How）をしっかりとカバーするべきです。特に事故が起きた場合の報告は、時系列の「When」を軸に残りの　４W１Hを簡潔にカバーすると良いでしょう。

ポイントその３：良い報告は感謝を伝え、悪い報告は原因究明と解決の相談に乗る

報告を受けた後の行動ですが、良い報告を受け取った場合は、報告を出してくれた人や、その関係者に感謝やねぎらいを口頭やメールで伝えましょう。

「ありがとうございます」という言葉は言うだけタダですが、積み重なると組織で働く人たちのモチベーションを高める魔法のような力があります。

発達障害の子供たちの療育に活用されているABAと呼ばれる手法をご存知でしょうか？ABAとはApplied Behavioral Analysisの略で、日本語では応用行動分析と呼びます。

詳細については割愛しますが、かなり端折って説明すると、良い行動に対してポジティブな反応を返すと、その良い行動が「強化され」て伸ばすことができると言われています。 

逆に悪い報告を受け取った場合は、感情的にならずに、なぜそのような結果になってしまったのか、今後どのように改善できるのかをあくまで理性的に、そして論理的に相談に乗ってあげるようにしましょう。

こうした対応を取ることのメリットは、問題が起きたときに耳が痛いことでもすぐに自分が報告を受け取ることができるようになります。

古今東西、意思決定者に正しい情報が報告されずに判断を誤ったという話は本当によく聞きます。