大変な仕事の効率化と進捗管理　とあるビジネスグループでの実践例

こんにちは、プチIT弁護士です。
＊画像はAIによる生成画像であり、本人ではありません（似せてもいません）。

今日はとあるビジネスグループにおける「効率化と進捗管理」についてお話しようと思います。

なぜこのテーマが重要か？

誰もが効率と進捗の管理の重要性を認識していますが、特に指揮命令権や階層構造がないグループでの効率化は別格です。
これと定まったルールを定めても（定まったものはありませんでしたが）、強制することができず、誰がその役割を担うのかによってやり方が変わってしまいます。

しかし、指揮命令権のないビジネスグループだとしても、ある程度の人数が集まれば、それは組織です。
組織である以上は、それを運営するルールは必要です。

また、メンバーは皆、自身の仕事をしつつ、これに加えてメンバーとしての活動をするのですから、メンバー活動が少しでも効率化されることは全員にとってメリットがあるはずです。

特に私が前の期に担当させていただいた役割であるとある委員会は、仕事の量が多いものでした。
そこで、「その委員会の担当となるメンバーが少しでもラクになるように」という思いから、いろいろと整えてみました。

その委員会の課題と改善

私が前の半年間担当していた委員会では、入会・更新審査やメンバー間のトラブル対応が主な業務でした。
この委員会は特に仕事が多いので、効率化がより重要となります。
そこで、以下のような取り組みを行いました。

Googleフォームでの情報収集

入会申込時に必要な信用照会先の情報はGoogleフォームによって収集することにしました。
元々は、入会申込時の情報はPDFデータにまとめられて送られてくるのですが、速やかに入会審査を開始するために、追加でGoogleフォームへの入力もお願いした形です。

これによって、PDFデータから情報を拾う手間を省くことができたことに加え、以下の業務効率化のベースとなるスプレッドシートの作成につながりました。

GASでの自動通知

Googleフォームの入力があると、その情報がその委員会のチャットスペースに通知されるようにGASを設定しました。

これで、リアルタイムでの情報共有が可能になりました。

進捗管理スプレッドシートの導入

Googleフォームと連携したスプレッドシートによって、審査に必要な情報（担当者、進捗状況、結果など）を一元管理できるようにしました。

・審査管理用のシート
・審査シートのひな型
を作成しました。
もちろん、フォームの回答結果から情報を自動（１クリック）で引用するようにしました。

加えて、審査で確認すべき項目もこのシートにあらかじめ設定しています。
これにより、他のものを参照しなくても審査を実施することができるほか、初めてその役割を担うメンバーにとってもわかりやすくなるようにしました。

持続可能な改善のためのマニュアル作成

１０月から、期が変わり、私はその委員会の担当から外れ、担当者が入れ替わりました。

以上の効率化について、やり方の説明をする必要がありますが、口頭で説明するにも限界がありますので、マニュアルを作ることにしました。

マニュアルは、メンバーのみがアクセスできるポータルサイト上に公開しました。
このポータルサイトは、Googleサイトで作成したものです。作ったのは私ではありませんが、現在の修正や運用は私が行っています。

マニュアルのイメージです

今後の課題

もっとも大きな課題は、次の委員会の担当者がこれをきちんと運用してくれるかどうかです。

指揮命令権がない以上、強制できませんし、現在はその委員会の担当ではないので、関与するにも限界があります。
フォローする意思は伝えておき、頼っていただけるのを期待しています。

結び

仕事が多く、責任も重い委員会の担当として、私ができた改善は以上です。何よりも、この一連の努力が次の担当者、そしてその次の担当者へと引き継がれ、少しでもラクな環境が作られることを切に願っています。

それでは、皆さんも何か効率化や進捗管理についてのアイディアがあれば、ぜひコメントで教えてください。
今回は以上です。ありがとうございました。

＊この記事は生成AIの支援を受けて作成しました。