未経験からはじめる Atlassian Community Event 計画

先日、私が所属する株式会社MIXI にて、ACE Tokyo の Meetup イベントが開催されました。連休明けにもかかわらず、30名以上の参加者が集まり、Jira に関する事例発表や意見交換が活発に行われました。

初めてこのような規模のイベントを主催し、無事に終えたことでほっとしています。不慣れなことが多い中、ACE Tokyo のスタッフ や スポンサー企業の手厚いサポートで何とか乗り越えることができました。

イベントの内容に関しては、Atlassian の公式 note で詳しく紹介されているので参考にしてください。この記事では、ACE Tokyo に複数回参加したことがあり、自社でも開催を検討している方を対象に、イベント開催までの段取りや準備など、運営の裏方を中心にお伝えしていきます。

ACE Tokyoとは

Atlassian Community Event Tokyo の略で、世界中で開催されているAtlassian のイベントを指します。今回の開催が66回目で、これまでに開催された数の多さに驚かされます。ACE は Atlassian 公認イベントであり、手厚いサポートを受けています。 イベントでは Atlassian の中の人による製品紹介やデモもあり、新しい情報にいち早く触れることができるのが特徴です。

Atlassian 製品は自由度が高く、十分に活用できるかは管理者による設計が重要です。しかし、Atlassian の運用に関わる人はえてして孤独になりがちです。ACE Tokyo のイベントでは同じような立場の人が多く参加するため、議論される内容は非常に参考になることが多いです。

MIXI とは

株式会社MIXIは、「豊かなコミュニケーションを広げ、世界を幸せな驚きで包む。」というパーパス（存在意義）のもと、「mixi」や「モンスターストライク」、「家族アルバム みてね」、「TIPSTAR」など、友人や家族間で一緒に楽しむコミュニケーションサービスを提供しています。2019年に渋谷駅の直上にある「渋谷スクランブルスクエア」に本社を移転し、もうすぐ5年が経過します。今回のACE Tokyo が開催されたのは MIXI のオフィス内にあるイベントスペースとなります。

ACE Tokyo が開催された MIXI のイベントスペース
(食堂に併設されているオープンスペース)

開催のキッカケ

ラスベガスで開催された Atlassian のイベントで、ACE Tokyo のコミュニティリーダーからの提案がキッカケです。 私自身、イベント開催のノウハウがなかったため不安でしたが、全力でバックアップするとの心強い言葉に後押しされました。会場提供をすることでイベントの輪が広がり、今後も活性化に繋がるとうれしいです。

開催までのプロセス

大まかに3つの段階がありました。

1️⃣ 会場の下見・手配

事前に、ACE Tokyo の伊藤様とAtlassianコミュニティ担当の新村様の二人が会場の視察に来てくださいました。実際の会場を確認しながら、「あーしたい」「こうできたらいいな」など段取りを教えていただき、「イベント慣れしていて流石だな」との印象を受けました。ここで決まった情報をもとに会場や備品の手配をすることができました。

2️⃣ 開催日・イベント内容の決定

イベントのテーマや登壇者の調整、参加者の募集などはすべて ACE Tokyo 側で実施していただきました。イベント当日に提供する飲食に関しては、パートナー企業様にスポンサー提供いただくのが慣例のようで、Slack を活用して関係者が集まり連携を取りました。

Slackでのやり取りやタスク管理の例

3️⃣ イベント当日の会場設営

外部のイベントでコラボスペースを利用するための制約として、占有できる時間が19〜22時に限られていますが、自社のスタッフ＋ ACE Tokyo 運営メンバー、パートナー企業様を中心に協力して会場設営をしました。

想定外の場所に飲食の配達が来てしまったり、受付時間外に参加者が到着されたり、トラブルはいくつかありましたが、大きな問題なく開始することができました。

会場案内の看板設置

Atlassian 社より提供いただいた SWAG

人気のあった「Jira」Tシャツ

INNOOV株式会社様より提供されたドリンクたち

リックソフト株式会社様より提供された料理たち

イベント開始前の資料の投影テスト

イベントの冒頭のMIXI 紹介をした際の様子

Jira についてホワイトボードで意見交換をする様子

開催してみた感想

ACE Tokyo は Atlassian・パートナー企業・ユーザーと交流できる非常に有益なイベントです。 今回の会場提供を経験したことで、運営の裏方に関しても理解が深まりました。初めて MIXI に訪れた参加者からはオフィス環境が良いと驚かれ、設備やファシリテーションに関しても色々と質問をいただきました。イベント後もコミュニティ内での認知も上がり、様々な人からお声掛けいただく機会が増えました。総じて、今回のイベントに関しては、開催側の立場からも学べるものが多かったです。

今後も ACE Tokyoのイベントの輪が繋がり、盛り上がっていくことを期待しています。

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公式サイト：https://ace.atlassian.com/tokyo/
Slack：https://ace-tokyo.slack.com/