文章を書く

最近、自分の部署のメンバーに、少し長めの文章を書いてもらう機会を作っています。自分も定期的にブログなどで文章を書いていることで、いつの間にか仕事で役立つ力が身についていたのかもしれないと感じたからです。

そして、メンバーにも文章を書いてもらうことで２つ強化して欲しい力があります。

１．伝える文章を書く力を上げる

近年はE-MAILだけでなく、各種チャットツールなど、社内外問わずテキストコミュニケーションの機会が多くなっています。当社でも社内のやり取りや一部社外の方とはslackをはじめ各種チャットツールで日常的に連絡を取りながら業務を進めています。

例えば、先日同じ部署のメンバーから下記のようなメッセージを受けました。

「今度の出張の宿を教えてください」

このメッセージ、自分が受け取ったとき、少し困りました。困ったポイントを挙げます。

・誰の出張なのか？
⇒自分も、このメッセージをくれたメンバーも泊りの出張があり、どちらの話なのかがわかりませんでした。

・いつの出張なのか？
⇒自分の出張の場合、複数回出張の予定があり、どのタイミングの出張なのかがわかりませんでした。

・どこでの宿泊なのか？
⇒自分の出張の予定のうち、１つは海外出張で、成田に前泊する予定になっていました。国内の宿なのか？海外の宿なのか？がわかりませんでした。

このように、文章で相手に明確に伝えるために、主語・述語や5W1Hを意識して書くことは、とても重要なことだと思っています。これが抜けてしまうと、自分はわかるけど、相手がわからない文章になってしまい、テキストコミュニケーションが成り立ちません。こうした伝える力を養うために、文章を書くことは効果的だと思っています。

２．仕事を「ストーリー」でとらえる力を上げる

仕事では、「ただ目の前の作業を１人でやる」だけで完結することは多くありません。実際の仕事では、関わってくる関係者が複数おり、かつ、あるミッションを行うときにやらなければいけないタスクが複数出てきます。

例えば、「会社説明会を行う」というミッションでも、様々なタスクがあります。

社内タスク：
内容を決める、会議室を抑える、資料を作る、先輩社員を呼ぶ、資料を準備する、今後の選考の日程を決めておく、出してもらう資料を決める、駐車場を確保する、など。

社外タスク：
告知するツールを決める、告知する内容を決める、予約を受け付ける、事前に確認の連絡をする、など。

そして、これらの仕事を「どの順番で」「誰が」「いつまでに」「何を」行うかを決めるにあたり、物語のように登場人物の相関係数を見つつ、全体のストーリーを上手く描くと仕事がスムーズに進みます。もし、ストーリーが上手く描けていない場合、仕事の順番を間違えて二度手間になったり、人に頼みすぎor頼まなすぎで仕事が停滞したり、やってもらえなかったりします。期限を意識しないと、当日に間に合わない可能性もありますし、何をやるか明確になっていない場合、ピント外れのアウトプットになることもあります。

このように仕事でストーリーを構築するのにはとても大事なことで、この力を養うのに文章を書くのはとても役に立つと思っています。

以上、文章を書いてもらう理由について書きましたが、正直書くほうは大変だと思いますし、すぐに効果が結果として現れるわけではありません。しかし、いつか血となり肉となって、仕事に役立つと思うので、引き続きやってもらおうと思っています。

そうですね・・・・最初は８００字くらいから初めて、次は１０００字、１２００字・・・・。年に数回は２０００字くらいの回があっても良さそうだな～～（ぼそっ）