法人名称変更と電子証明書の入れ替えが大変だった話（特許業務法人から弁理士法人へ）
法改正により「特許業務法人」の名称が使えなくなり「弁理士法人」に名称変更することになった特許事務所も多いと思います。IPTechもそうです。昨年9月からそろそろと準備を始め6月初旬の今、ようやく法人名称変更の手続きの終わりがみえてきました。
この手続きについては以前勉強会までしましたが、実際にやってみて新たにわかった点がありました。名称変更手続きをこれから行う方々のために要点を軽くまとめておきます。
なお、こちらはあくまでIPTechでやってみてできたことなので、参考程度にしていただければと思います。（実際にはそれぞれの窓口や担当者によって、考え方ややり方が違うかもしれません。）
電子証明書はどうする？
インターネット出願ソフトで使用している電子証明書を新しくするか、今の電子証明書の情報を書き換えるか、悩ましいですよね。これはどちらでも手続き上はOKです。ただ、後者だと現在の電子証明書の使用期限がそのままとなります。よって、現在の電子証明書の更新期限が1年半以内なら、新しくしてもいいと思います。新しくしたら27月、つまり2年3か月の間また面倒な手続きなしにオンライン手続ができます。
電子証明書の申請手続きを誰が行うか
元々自分たちでやろうと思っていたのですが、いろいろ調べたら司法書士さんにお願いできることがわかりました。登記申請とあわせて電子証明書の申請手続きを司法書士さんにお願いするメリットは以下です。
手続き前に司法書士さんから法務局に登記完了日を指定できる。（素人（？）が法務局に電話をしても、登記完了日の指定はできませんでした）
登記完了日が指定できる ＝ 電子証明書が使えなくなる日も事前にわかるので、その日はあらかじめオンライン手続きを避けることができる。
新名称を使う日はどうするのか
今回の手続きでは重要な日付が以下に列記したように3つあります（総会の日/登記申請の日/登記完了の日）。そのどこから新名称を使い始めることにしても問題はないそうです。ただし、特許庁に対しては下記1から3のどこで新名称を使い始めるかによって庁提出書類における【その他】欄の記載が少しずつ変わってきます。
また、各方面に確認したのですが、特許庁に対する名称変更の日と対外的な名称変更の日に多少のずれがあっても問題はありません。つまりどちらかが先になっても、常識の範囲内なら法的には問題はなく、かまわないようです。
総会の日（所内で名称変更を決めた日）/【その他欄に書く内容】ｘ月ｘ日の総会で名称変更を決議した旨を記載する
登記申請の日（名称変更の登記の申請を行う日）/【その他欄に書く内容】ｘ月ｘ日に名称変更の登記申請を行っている旨を記載する
登記完了の日（つまり電子証明書切り替えのタイミング）/【その他欄に書く内容】ｘ月ｘ日に氏名（名称）変更届手続きをした旨を記載する
電子証明書の切り替えにかかる時間
IPTechでは実質1～2時間程度でしたが、念のためその日は一日中オンライン手続をストップしておきました。
電子証明書の入れ替えにおいて、出願端末用のPCが複数ある場合は要注意です。出願端末が1つであればそれほど手間取らないと思いますが、IPTechのように在宅勤務で事務メンバー各自が端末を持っている場合などは、事前にマニュアルを準備しておいたほうがそれぞれの入れ替え作業がすんなりいくと思います。
特許庁に対する名称変更手続き完了までの時間
IPTechでは登記完了の日から新名称での手続きを特許庁に始めました。よってそのタイミングでオンラインで16時ごろ名称変更手続きを行ったのですが、翌朝には手続きが完了していました。
最後に
どうでしょうか。電子証明書の入れ替え当日はもっとごたごたするのかと思っていましたが、IPTechでは案外すんなりいってしまいました。しかし事前準備はなかなか大変です。IPTechでは、やること一覧をスプレッドシートに書き出して担当者と期限日を設定して作業の進捗状況を共有したり、わからないことがあれば都度問い合わせたりしました。
名称変更手続きがもう済んだ方（事務所）はお疲れ様でした。まだの方はこの記事を参考にぜひ頑張ってみてください。応援しています！
Posted by ミーシャ