【リンクス通信　11】業務日報、大手社員は何を書いていますか？

ミッション:ビジョンは実現する　お客様の挑戦・成長に寄り添い成果を出し、日本を明るく元気にします

ビジョン:お客様のビジョン達成の輪が日本中に拡り続けて、大人も子供も笑顔で前向きに暮らせる日本にします。

を掲げ活動しています、インターリンクスの石黒です。

お客様から、“業務日報”について問い合わせがありました。

「大手の社員は業務日報にどんな内容を書いていますか？」

お問い合わせの経営者は、業務日報に記載されている内容が経営者の意図していない事になっていて、不満・心配のようです。

まずは、前置きが必要でした。①業務目的の言葉の定義が共有しているのか？②業務日報導入の目的は何なのか？ここをすり合わせる必要があります。

業務日報の一般的な目的

1 業務の進捗管理とその進捗管理状況の会社や上司との共有
2 日々の業務の改善点の共有
3 担当組織の問題点や課題の報告と共有
4 現状を踏まえて、今後の活動の共有
5 現状の進捗を踏まえて、目標の共有や目標の変更の共有
6 課題の数値結果や収支の報告
7 感想や反省の共有
8 現状のまま案件が進捗した場合のメリット・デメリットの共有

こんなところでしょうか？まずはここを経営者と社員が共有したいですね。次に…

業務日報記入のポイント

1 客観的事実と本人の感想や解釈をしっかり分ける　具体的出来事⇔私は●●思う を区別する

2 具体的に数字や固有名詞を使って記入する　期日や売上（粗利額や処方箋枚数）や氏名等
例:お店混んでいてお客様は不満そうだった⇔店内にはお客様が７名いて、15分待たされていた。　一人は混んでいて、隣のお店に行ってしまった。お客様には聞いていないが、不満を感じている方も多いと私は思います。

3 誰に向けて（一般的には上司）記入しているのかを意識して書く。上司は何を知りたいか部下に具体的に伝える、記載するフォーマットを用意する。

まとめ

記入する側は、より忙しくなるからと嫌がりますよね。

ただ、目標の進捗確認の精度アップ（PDCAを加速化できる）、上手くいったことのルール化、うまくいかなかった事の改善や共有、現場の事実の情報収集等々とても有益です。

書いてもらう側の注意点は、何のための日報なのか（部下を育成したい、業務別の所要時間を知りたい、現場に起きていることを些細な事やデータて収集出来ないこと等）振り返り、そのための質問や記入欄はあるのか確認してみてください！

基本的なツールですが、部下の育成には多大な成果をだせます。是非上手く活用してみてくださいね！