「言ってもやらない」問題にどう対処するか？

1. はじめに

今週はなぜか「言ってもやらない」問題の相談が多く寄せられました。
上司からはこんな声が聞こえてきます。

「ちゃんとやってほしいことを伝えているのに、期限の日になって聞くと『できてません』って言ってくる！！」

わかります。非常にフラストレーションが溜まる状況ですよね。

「相当わかりやすく伝えてるはずだぞ！これ以上どうしろというんだ？？」

そう感じるのも無理はありません。しかし、少し冷静になってみましょう。

2. 自責と他責の思考

まず、最初に考えたいポイントがあります。それは、「言ったのにやらないのは相手が悪い」と思った瞬間、あなたが他責的な思考に陥ってしまっているということです。

自責的に考えることは決して簡単ではありません。しかし、もしも「どのように伝え、関わるとこの人はできるのだろうか」と考えられるようになると、あなたのリーダーシップは格段に向上します。

3. 仕事のプロセスと関わり方

仕事を依頼して完了するまでには、以下の3つの工程があります。

1. 依頼
2. プロセス管理
3. 完了報告

このいずれかのステップで、あなたの関わり方を変える必要があるのかもしれません。では、どこを変えるべきか？ そのためには状況分析が必要です。

4. 4つのタイプと対応策

仕事の依頼がうまくいかない理由は、以下の4つのタイプに分類されます。

1. できる・やりたい

それでもできていない場合、他の業務が影響して時間が足りなくなった可能性があります。

対応策: 時間管理や優先順位をしっかりと伝えることが必要です。

2. できる・やりたくない

この場合は、信頼関係の欠如か、その仕事の目的が理解されていない可能性があります。

対応策: なぜその仕事をするのか、なぜあなたに頼むのかを明確に伝えることが重要です。

3. できない・やりたい

実際に進めてみたらわからなくなった。やると言ってしまった以上、やり方を聞いたら負けな感じがする。やばいなあ。でも日常業務も大変。あ、気がついたら期日だった。

対応策: プロセス管理をしっかり行い、途中経過を確認しましょう。

4. できない・やりたくない

やれと言われたけど、無理。
断れる空気でもなかった。
むしろこんなことを頼んでくる方が悪い。

対応策: 依頼する段階で、その人に頼むべきだったのか再考が必要です。

5. 頼み方とプロセス管理のポイント

頼み方の重要性

「◯◯までに△△をやっておいて」と、つい簡潔な行動指示だけになっていませんか？ 簡潔な指示はカッコよく見えるかもしれませんが、実際は逆効果です。

緊急事態を除き、平常時には以下のような背景と完成図を共有することが重要です。

• なぜ、それをするのか。
• どうやって、それをするのか。
• あなたに頼んでいる理由は何か。
• 最終的なゴール状態は何か。

これにより、部下は内発的動機づけを得て、生産性も向上します。

プロセス管理のコツ

依頼がうまくできたとしても、実行の段階で違う方向に進んでしまうことがあります。ここで重要なのがプロセス管理です。

でも、いったいどこまで関与しないといけないんだ？だったら自分がやったほうが早いじゃないか！！

これです。
これこそが、あなたがずっっと忙しい理由です。

ここで思い出したいのは、「教育に責任を持つ」という考え方です。

教育という言葉は「教える」と「育む」でできています。
今すでにできる人は「こんな簡単なことは教えたらすぐできるはずだ」と思い込んでいます。

なので手順を教えたら、放置になりがち。

明後日の方向に走っているのにも気づかず、期日になって、なんでこうなった？と驚きと後悔でいっぱいになります。

だからこそ、以下のステップを徹底してみてください。

• 依頼の翌日に方針確認
• 期日の半分でクオリティ確認
• 本当の期日の3日前に完成
• 残りで細部のクオリティ向上

6. まとめ

「言ってもやらない問題」には、多くの要因があることがお分かりいただけたと思います。上司の「依頼の仕方」と「プロセス管理」、部下の「スキル」と「モチベーション」、それぞれを因数分解していくことで、必ず改善の糸口が見えてきます。

そして何より、最後に大切なのは「完了報告」の際のリアクションです。部下が期日までにそれなりの内容を提出した場合、喜びを大きく表現してください。

すごい！！
素敵！！
素晴らしい！！
天才！
最高！
いいね〜！
これは思いつかなかったなぁ！
才能あるんじゃない！？

部下は上司の喜ぶことをがんばります。

そんなに単純じゃないでしょ。と思うかもしれません。確かにそれだけではないかもしれません。

しかし。とても重要な要素です。

言ってもやらない問題を、解決できるのはあなたしかいません。
あらゆる考察をして行動を変えていきましょう。