【ライフハック】原本証明・原本還付【証明書の発行手数料を最小限に】
経営戦略コンサルタントのちょーすです。
有効期間内の証明書であれば、「原本証明」をすることで複写したものが原本の代わりに流用することが出来ます。
原本証明
行政機関への申請や手続きを行う際には、「印鑑証明書」や「戸籍謄本」等の公的な証明書や資格認定証の提出が求められます。
しかし、そのような公的な証明書は発行手数料等が1枚単位で発生します。
それぞれの証明書には有効期間がありますが、その期間内であれば、原本を提示した上で、原本証明をすることで複写したものが有効となり、原本自体は使わずに手元に残すことが出来ます。
もちろん原本しか認められない場合があるので、その場合は諦めて原本を提出しましょう。
原本証明のやり方
原本証明のやり方は非常に簡単です。
原本となる証明書等をコピー機で複写したもの（以下、「写し」）を準備します。
この写しの表の空いている余白や裏面に「この写しは原本と相違ないことを証明する。」と記載し、日付と氏名を記載し、印鑑（実印）を押すだけです。
文章自体はこれでなければならないということは無く、また手書きでもゴム印でも構いません。
これだけで良い場合もありますが、原本と写しを提示した上で写しを提出書類として受付し、原本は返却するという場合もあるので、原本証明で認められる場合でも、原本が必要かどうかは確認しておいた方が良いです。
原本還付
原本が必要とされる手続きでも、申請と同時に原本証明をした写しを添付して、添付書類の還付を請求した場合には、原本を返却してもらうことができます。
写しに原本還付のゴム印まで押しておけば、提出先でも確認が取れるので新設です。
こちらもゴム印で問題ありません。
まとめ
原本証明は基本さえ押さえておけば、様々なタイプの原本証明に対応することが出来、原本の消費を抑えることが出来ます。
定款のようにコピーしてからホチキス留めや製本が必要な書類もあれば、用紙一枚で原本証明ができるケースもあります。
余談ですが、契印と割印が違うということをこの手続きで知りました。
契印が同一の書類の中で改竄を防ぐ目的ですが、一方で、割印は複数部の契約書の改竄を防ぐ目的です。
私は契印も割印もどちらも割印と思っていました。