システムは使い手による

システム化されたら、とても便利になります。
しかし、新しいシステム機能を覚え、使いこなすまでには時間がかかります。

昨日の仕事は、
先週行われた抽選の結果を、それぞれの応募者に通知するというもの。

利用者の利便性を図るため、申込方法は窓口、郵送、FAX、メール、電子申請と、様々…。
返信も合わせて、様々になるので、通知に手間と時間がかかるようになりました。
そして昨日も電子申請への返信にあたふたしていました。

私の仕事は、大まかに自治体独自のイベント等を企画したり、市民団体と関わったり、所管施設を管理したりしている非正規公務員です。日記メイン、たまにコラム。

電子申請システム

3年ほど前にシステムが導入されました。
新しいものが好きな私は早速、自分の担当事業に取り入れました。部署で初めて導入。というより、未だに私の事業だけ導入しています。

マニュアル200ページ位の分厚いページを読み込みながら、分からない時は業者さんに電話で確認をし、構築を続けます。
初めてなので、何度も何度も繰り返しながら、構築していき、完成した時は嬉しかったです。

さて、それを年2回の申込みだけ利用します。だから、毎回、すっかり忘れています。特に通知の仕方がややこしくて、私独自のマニュアルを作成し、どうにかこうにか、返信しています。

他にも、職場では、いろいろな場面で独自のシステムを使います。

文書管理システム
会計システム
給与システム(出退勤など管理)
ホームページ編集システム
セキュリティが厳しいため、外部の資料が得られないのですが、それを認証するシステムもあります。←すみません、名前がわかりません💦💦

他の部署では、他の用途に合わせた独自のシステムがあるようです。

全てにマニュアルがありますが、全てが分厚いです。
どれも、これも、日常的に毎日使うものではありません。

必要に応じて…
例えば、事業の契約を行う場合も、年1回だけです。
文書管理システムで起案書(稟議書)を作成し、会計システムで契約書を作成していきます。契約書などの重要なものは慎重に作業を進めていきます。


行政のオンライン化が求められていて、私の職場でも、行政手続きのオンライン化が少ないから、もっと増やせ！と大号令がかかり、見直しが始まっています。私は、ちゃんとやってきたので、安心です😮‍💨😮‍💨