【イベント運営】トレイルランニング大会
久しぶりのトレイルランニング大会の運営
先日久しぶりに「トレイルランニング大会」の運営を行ったので、その準備や当日のことを覚え書き。
運営をお手伝いしているこの大会は2015年に町政60周年記念のイベントとして第1回が開催され、その後地元メンバーを中心とした実行委員会が主催となり、第2回から第５回まで毎年開催、だいぶ大会実施のノウハウも経験も蓄積できてきた所に2020年からのコロナ禍で3年間大会自体が開催されなくなり、この2023年に4年ぶりに大会が開催されることに。自身もコロナ禍からトレイルランニングの大会自体に出ることも運営に携わることもすっかりなくなり、大会運営マニュアルを残していたハードディスクが壊れてしまうハプニングもあり、今回大会に関連する資料作りはほぼイチからの状況に。そうはいっても、2023年の大会開催が5月28日は決まったので、2月頃から本格的に準備開始することに。ということでトレイルランニング大会の運営に際し準備したことや大会当日にしたことなどを今回は備忘録的に記録しておきます。
事前に準備したこと（３カ月前～１週間前）
・大会概要の作成（実行委員会用）
・予算の作成
・エントリーサイト（RUNNET）との調整
・大会概要等の作成とお渡し（大会エントリー用 RUNNET)
・大会チラシ原稿作成、発注
・大会ホームページ作成
・ボランティアスタッフ募集（HP及び知り合いへの声掛け）
・SNSページにて大会情報情報発信
・招待選手検討、声掛け、調整
・緊急時対応資料作成
・警察への事前相談及び道路使用許可申請
・会場図作成、タイムスケジュール作成
・ボランティアスタッフ担当割作成
・ボラスタッフ担当別マニュアル作成（本部・コース誘導・エイド・スイーパー・カメラマン）
・ボラスタッフ地点までの配車割作成
・ボラスタッフ専用情報共有HP作成・公開
・ボラスタッフ情報連絡LINEグループ作成
・ボラスタッフTシャツ受付（サイズ別）・発注
・エントリーリスト作成
・ゼッケンナンバー作成・発注
・完走証原稿確認・発注
・賞品の検討（入賞・参加賞等）
（・協賛募集）
（・地元調整（コース使用））
（・コース整備）
（・参加賞（米）の準備）
（・行政への後援依頼）
（・町長への来賓依頼）
大会１週間前
・参加者向け案内メール（参加通知書・参加受付書送付）
・HPにてエントリーリスト発表
・表彰状作成
・賞品の購入
・コース上の誘導ラミネート作成（矢印、距離）
・本部、エイド案内ラミネート作成
・協賛企業ラミネート作成
・参加者アンケート作成（googleフォーム）
・大会当日司会原稿作成
（・コース整備）
（・コースマーキング）
（・コース上看板設置）
（・スタッフお弁当注文）
大会前日
・賞品の振り分け
・参加者お渡し一式づくり（ゼッケン・協賛チラシ等）
（・本部及びエイド設営、コース整備）
大会当日
・大会運営（開会式・スタート・ゴール・表彰式）
・SNS情報発信
・トレイルラン専門サイトへの結果速報報告
（・おもてなし）
（・スタッフお弁当お渡し）
大会終了後
・リザルト公開
・大会参加者向けメール（リザルト公開・アンケートのお願い）
・収支まとめ
・写真整理および公開
・実行委員会（反省会）実施
以上 覚えている範囲で。
本大会は
地元住民 約130名
ボランティアスタッフ 約60名
地元協賛企業 約35社 等
多くの方々のご協力により成り立っています。
当日参加された約200名のランナーの皆様
ありがとうございました。
少しでもこの大会が地元の皆様にお役にたち、地元企業のお役にたち、参加頂いたランナーの皆様、協力して頂いたスタッフの皆様の記憶に残るものになっていればと大会に携わった一人として嬉しく思います。
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