【顧客管理システム構築】２．課題の特定

前回は業務フローと、ステークホルダーの洗い出しを記載しました。
それでは、今回はそれらを使って、課題を書き出していきたいと思います。

１．現状の業務理解
２．課題の特定←今回
３．ソリューションの提案
４．要件定義
５．設計
６．構築
７．試験
８．リリース
９．残課題の整理
１０．運用

今回miroが大活躍します。本当に、このツールの優れた部分…
4倍速のサンプル動画をあげております。（縦書きだったので見にくいかも…）

では、早速書いていきましょう。

申込フローの課題

メモ段階では自分がわかる言葉で構いません。
テキストに移すときに、わかりやすく整理していきます。

【申込時の課題】
・流入の分析が出来ない
・自動返信のスクリプトが解読できない
・サンクスページのデザインを変えたい

寄付情報の取得時の課題

【寄付情報の取得時の課題】
・手動でクレカの管理画面、口座の管理画面から情報を取得してきて、それをspreadsheetに貼り付けるのが大変。
・ヘッダー情報も違うから、データの加工もしないといけない。

領収書発行時の課題

【領収書発行時の課題】
・記載された情報が古い。正しいか自信がない。
・spreadsheetが重い。全然動かない。
・寄付者ごとに1年間の寄付金額をまとめて領収書発行する際、Excel操作が難しい。
・領収書発行の枚数が多いため、時間がかかる。

課題を絞る

▼悩み
経営陣「事業収入側の財政が厳しいので、寄付収入を増やして欲しい」
広報・システム担当「いまの運用だと、広報も人手が足りないかも」
経理「これ以上増えたら管理しきれないよ！」→ここに今回はフォーカス

こちら覚えていますでしょうか？
今回「ボトルネックは経理にある」という前提で進めています。

そのため、経理業務に影響が大きい部分の重要度が高くなるように設定をしていきます。

課題の観点からだと、月次は寄付件数増による影響はあまり受けなさそうです。

業務の観点だと、月次は都度の寄付が増えると業務負荷があがりそうです。

では、実際どの程度増えるかが重要になってくると思うので、ケースの情報を追加します。

【年間目標】
寄付収入：500,000円/年UP
毎月のご支援：平均1,000円を30人=360,000円/年
都度のご支援：平均5,000円を20件=100,000円/年

月次の業務負荷が影響するのは都度の件数で、目標としても月平均2件程度の増なので、大きく影響はなさそうです。

ということで、年次業務の改善にフォーカスを当てていきたいと思います。

さて、以上になりますが、課題の特定・分析手法はいくつもあります。

また、ごちゃごちゃ考えるより先に手を動かせ。ってこともあると思います。その方が結果的に課題は解決されるかもしれません。
ぜひ自分やチームが使いやすい方法を見つけてみてください。

今回はさらっとやっていって、メインはSalesforce構築に起きたいのでここらへんはサクサク行きます。

補足

もし経営が、「事業を拡大したいから…」っていう話をした場合、寄付周りより優先すべきものがあるかもしれません。もしくは、それを含めて改善をする必要があります。
それは、下図のように他にも経理業務の変数があり、事業が大きくなるということは、職員数や、経費の数、取引の数が増えるからです。
ぜひ業務の棚卸をして、どこが増えたら業務負荷が大きくなるのか調べてみてください。