Bizroboロボ作成を標準化する01～フォルダ構成
おはようございます、ichihukuです。
会計事務所でBizroboというRPAソフトの開発をしています。とはいえ週2回の時短勤務。新規のロボをじゃんじゃん作るとはいかず、既存ロボの修正をすることの方が多いです
ロボの作成基準などはなく、それぞれの作成者や作成時点の個人の知識にすごく左右されたロボができあがります。
ロボ作成をなんとか標準化すべく試行錯誤していますので、その内容をまとめていこうと思います。
ロボのフォルダ構成
Bizoroboはプロジェクト単位で保存されます。ロボに関連したファイル類はプロジェクトフォルダの中に作成されるLibraryという名前のフォルダの配下にまとめて保存されます。
それ以外に以下のようなフォルダ構成になるよう、プロジェクトフォルダ内に各フォルダを作成し、必要なファイル類を保存するようにしています。
001_〇〇ロボ ←プロジェクト名
Libraryフォルダにはロボや作成されたタイプが格納されるので必ず必要です。実際のBizroboのエディターにはこのフォルダの中身が表示されます。
各フォルダの役割についてそれぞれみていきましょう。
Inputフォルダ
私が今たずさわっているロボの稼働には大まかに2種類の動きのものがあります。
1つは依頼をいただいて、その依頼された案件に関して処理を行う場合。もう1つはある場所で検索して対象のすべてに対して処理を行う場合です。
1つ目の依頼をいただくというケースについてお話ししていきます。
この場合はなんらか依頼を受けるようのExcelブックを用意します。そこには顧客が特定できる情報や必要なデータをいただく必要がありますので、それらをInputフォルダに入れていただく形にします。
実際にはロボを管理している場所と、依頼している方々が見ている場所が異なるケースが大半なので、別の場所を指定して、Inputボックスにはリンク先だけおいているケースが大半です。
この依頼シートを使ってロボをループ実行していくことになります。
Libraryフォルダ
ロボ、タイプ、スニペットなどはこの中に作成されます。作成されたファイルは種類にかかわらず名前順に並びます。
ロボやタイプがばらばらにに表示されることになっていまいますので、ロボには00_などの番号を、タイプ、スニペットにはそれぞれ頭にT_、S_などの記号をつけてうまく種類別に固まるように工夫しています。
操作が長くなってくると1プロジェクトの中に複数のロボが存在するようになってくる場合もあります。
その場合も稼働する順番に00_、01_などと番号をふっておけば順番に並ぶのでわかりやすく整理することができます。
ちなみにプロジェクトの名前には操作内容を端的に表す名称と、何のソフトを稼働させているのかを明記しておくと悩まなくていいですよ。
弊社ではプロジェクトの名前にも連番をふるようにしています。
例）014_総勘定元帳PDF化_弥生会計
Outputフォルダ
ここには成果物、完了シート、エラー情報など、終了後に作成されるものを格納するようにしています。
Inputフォルダ同様に、別の場所にOutput先を指定する場合もありますが、完了シートやエラー情報など実行側で必要になるものは極力Outputフォルダ内におくようにしています。
個々の依頼の案件ごとに正常に終了したかどうかの情報が必要なため、完了シートは依頼シートと同様な形式で作成し、それぞれの依頼案件に対して終了日時を記載することが多いです。
Toolsフォルダ
こちらには上記以外に必要なファイルを置いておきます。例えばこんなものたちです。
依頼シートひな形
ロボ稼働時に使うExcelマクロファイル
必要なファイルのリンク先の一覧などの情報を記した初期設定ファイル
必ず必要となるのが初期設定ファイルです。Excelブックに必要なアクセス先のパスの情報を記載しておきます。
ロボ稼働の最初の段階でこの初期設定ファイルを読み込み、パス情報を変数化しています。（依頼シートのパス、完了シートのパスなど）
まとめ
以上がBizroboのフォルダ構成です。これは今までBizroboの講習を受けたりお仕事をしたりした中で使いやすいなと思った形です。
いつもこの構成でフォルダを作ることによって、ロボの中身が変わってもファイル名やフォルダ名がそれほど変化しないので、修正が少なくなるという利点もあります。
なので依頼シートにはあえて「〇〇の依頼シート」みたいな前はつけないようにしています。
依頼内容は顧客名や顧客コード、担当者などそれほど大きく変わりませんのでロボの最初の動きとしては結構共通な感じで作成することができます。
今回はBizroboですが、このフォルダ構成の考え方は結構別の自動化でも使えるのではと思っています。例えばVBAなんかでもマクロファイルをロボにみたてて、Inputフォルダに依頼シート、Outputoフォルダに成果物を吐き出すみたいな使い方ができそうです。
いつも同じフォルダ構成で作成することによって、依頼シートはどこにある？なんて探したりすることもなくなるのかなと思います。
もう1つ大事なこととして、現在使用していないファイルはこれらのフォルダの直下にはおかないということを徹底したいと思っています。
あるあるですが、初期設定、初期設定1、初期設定_新などどれを使っているのかわからなくなってしまって非常に非効率です。フォルダ直下には使用中のものだけ残し、すぐに破棄するのが危険な場合はフォルダ内に「破棄フォルダ」などを作ってそこに保存するようにしています。
そのためには改修時にこまめに不要なものを格納するようにしています。これをめんどうがらずに行うことによって、その後の効率が大きく変わると思うので、声を大にしていいたいです。
何かの自動化の参考にしていただければうれしいです。最後まで読んでいただきありがとうございました。