【FileMaker（ファイルメーカー）】きかせて！ FileMakerを導入し改善されたこと（第2回／全2回）
※本記事は、はてなブログ「ICDS Blog」から移行したものです。
こんにちは！ ICDS広報担当の加藤葉子（かとうようこ）です。
この記事は、「きかせて！ FileMakerを導入し改善されたこと」の第2回です。第1回では、当社がFileMakerで開発した「工数管理システム」に「交通費申請」の機能を追加し、総務課（交通費申請の確認側）の業務の利便性が向上したことを紹介しました。
第2回では、交通費申請を行う側にどんなメリットがもたらされたのでしょうか。同システムのユーザーで、交通費の申請者側である従業員おふたりのコメントをご紹介いたします。
ユーザーの声（従業員Mさん／交通費の申請者）
導入前「同じ訪問先への経路検索を繰り返すのが手間でした」
（以前の）交通費申請は、該当月の交通費を一括で申請するという流れでした。使用していた決済システムはシンプルで汎用性は高いのですが、交通費は1件ずつ経路検索して入力していく必要がありました。交通費申請が発生するのは、主にお客様を訪問する時です。頻繁に訪問しているお客様も多いので、その度に経路検索を繰り返すのが手間でした。
導入後「経路検索結果を再利用できて、日付の複数指定も可能に」
こうした（不満の）声が多かったのでしょうか。「工数管理システム」に追加した「交通費申請」機能では、過去に経路検索した情報を複製できるようになりました。1件ずつ検索しなくて済むようになったことが私にとっては一番の利点です。作業効率の点で考えると、1件当たりの入力時間がこれまでの半分以下になった実感があります。また、単純に複製するだけでなく、複製先の日付を複数指定できる機能も加わるなど、入力の煩わしさを削減する工夫が見て取れました。ユーザーの声に耳を傾けてくれた結果だと思うと、とてもありがたいです。
一度使用した経路なら日付を指定して、再利用できる。
ユーザーの声（従業員Tさん／交通費の申請者）
導入前「ケアレスミスによる入力のやり直しが頻発していた」
以前の交通費申請のシステムでは、日付順に入力するというが社内のルールで決められていました。システム内には並べ替えの機能がなかったため、1行間違えると（間違えた行から）すべての入力をやり直していました。
導入後「勤務日と交通費が紐づいたことでケアレスミスが減った」
「工数管理システム」の交通費申請の機能では、日ごとに交通費を入力する仕組みになっています。並び順を気にすることなく、かつ交通費が発生した日が一目で分かるので、入力・確認がしやすくなったのが良かった点です。
また、（入力漏れなどが発生すると）エラーメッセージが表示されるので、ケアレスミスの防止につながりました。私は外勤が多いので、こうした機能はとても助かっています。
勤務状態と交通費の発生具合が一致しないと、エラーメッセージが表示される。
取材後記
交通費申請の入力ミスは、これまでは“交通費が発生したのに申告されてなかった（申告漏れ）”が多かったそうです。一方で、コロナ禍による在宅勤務の増加により、“交通費が発生していないのに申請した（うっかり申請）”ケースも散見されるようになったと聞きました。システムを導入する場合は、このような状況の変化に応じて、ニーズを的確に捉えることが大切であると思いました。
今回お話を聞いて、FileMakerで開発した「工数管理システム」の交通費申請機能の導入と運用がスムーズに運んでいるのは、総務課が主体となってユーザーの声を課題として拾い、原因と解決策について仮説を立てて進めていったことが大きな要因だと感じます。