【kintone（キントーン）】サイボウズOfficeからkintoneにお引越ししました
このたび当社は、長い間使ってきた「サイボウズOffice（オフィス）」を終了し、申請作業や掲示板機能を「kintone（キントーン）」に移行しました。kintone初心者のメンバーだけで進めた移行プロジェクト。今回は、プロジェクトの主力メンバーである「けいちゃん」にお話を聞いてきました。
1.移行プロジェクトのテーマ
ーー移行作業、お疲れさまでした！ 短い期間での実施となったわけですが、最も重要視したことは何でしたか？
サイボウズOfficeに慣れた従業員が、仕様の変化に戸惑わないようにすることを一番に考えました。同時に、ワークフローを取り扱う総務課の意見を最優先にしました。こうして、サイボウズOfficeでの操作方法に即して、総務課の改善要望を反映させていきました。
2.移行作業での課題
ーーkintone初心者のけいちゃんなので、困難もあったのではないかと推測します。そのなかで最初に直面したことについて具体的に教えてください。
プロセス管理
プロセス管理についてkintoneの「プロセス管理」機能自体をよく理解できていなかったので、まずはその設定方法を学ぶ必要がありました。また、サイボウズOfficeでのワークフローについても、実際にどのように行われていたのか知らなかったので、現状の把握と理解が必要でした。
アクセス権の設定
kintoneでは、アプリ、レコード、フィールドのレベルでアクセス権を設定できます。しかし、部署や業務を跨いで権利を付与する必要があり、その作業がIT初心者の私には複雑すぎて困惑しました。
要求定義
総務課メンバーから課題をヒアリングし、現状と要求を把握することに労を要しました。改善要望を反映させるべきか、それとも現状のワークフローを優先させるべきかについては大いに悩みました。
3.各課題の解決方法
ーー見えないところで様々な苦労があったのですね。そうした課題をけいちゃんはどう乗り越えていったのですか？
kintone上で移行先のアプリを作る場合は、検証用の開発環境を用意し、分からないことは何でも動かして試すようにしました。さらに、こうした作業をプロジェクトメンバー内で共有し、様々な角度から考察するように努めました。特に、総務課メンバーには、プロトタイプを見せて確認と修正作業を繰り返すことで、お互いの認識のずれをなくすように努めました。なお、総務課メンバーについては、私自身が把握しきれていないことを察して補ってくれたので、とても助けられました。
細かくチェックし、慎重に進めてきた移行プロジェクトでしたが、移行作業が終わった後に、機能の漏れがいくつか発覚してしまったことは大きな反省点です。たとえば、総務課メンバーが、あって当たり前だと思っていた機能が、移行先のシステムにはなかった、ということがありました。こうした「思い込み」によるエラーを減らすためには、一つひとつ丁寧に確認することを大切だということを学びました。
また、今回の移行作業を通して、承認プロセスを理解できるようになったことは一番の収穫でした。プロセス管理は、他の業界や業務にも応用できることなので、kintoneに出会えたことでまたひとつ成長できた気がします。
あとがき
自分の弱みを分かっていて、それに対してきちんと向き合う姿勢を持っているけいちゃん。そして、そんなけいちゃんにプロジェクトを任せたY課長。kintoneを導入したことで、少しづつ社内に「チャレンジする風土」が芽生えてきているように感じます。以前ジョイゾーさんに教えていただいた「おもしろさファースト」が次の通過点です。
“kintoneに関わって仕事をされている方々の特徴として、おもしろさファーストというのがあげられます。ICDSさんもそうだと思いますが、「何かを変えてくれるんじゃないか？」というポジティブな理由でkintoneと出会う方はとても多いです。”
なお、けいちゃんについては、キンコミでも時々コメント発信しているので、kintoneユーザーのみなさまにあたたかく迎え入れてもらえたら嬉しいです。
https://kincom.cybozu.co.jp/users/haomklknazhkdcts
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（文・加藤葉子）