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組織の目標管理を内製ツールからNotionに移行した

icchi

Ubie株式会社のプロダクト・事業開発組織 / Ubie Discoveryでプロダクト開発や組織開発をやってるicchiです。今回はUbie Discoveryの目標管理を自社開発サービスからNotionに切り替えたら良い感じだった話をします。

Notionとは何か？を一言で表現するのは難しいので、ご存知でない方は公式サイトをご確認ください。

Ubie Discoveryの目標管理

Ubie Discoveryでは目標管理フレームワークとしてOKRを採用しています。３ヶ月ごとにUbie Discovery全体のOKRとチームごとに細分化されたOKRを設定し、運用しています。

OKRについては以下が詳しいです。

OKR管理について直面した課題

これらのOKRを管理するために、これまでは自社開発のOKR管理ツールを利用していました。しかし、運用している内に以下のような課題が大きくなってきました。

  1. OKR管理ツールの機能改善・メンテナンスのためにエンジニアのリソースが必要になる

  2. ドキュメント管理には組織全体でNotionを使っているが、OKRに関する情報を参照するときにNotionとOKR管理ツールを行き来する必要がある

１については、OKRという会社として重要なものを管理するためのツールでありつつも、その開発自体が事業推進のための直接的価値を産まないため、対応が後回しになることが問題でした。これを放置すると、対応が後回しになり改善が行われないのであれば改善を諦めよう、と思考停止に陥ります。

また、我々の組織ではホラクラシーを採用しており、「自分が感じた課題は自分で解決しよう」という文化のため、課題を感じる人とそれを解決するために手を動かせる人が全く別になりうる構造はいびつでした。

更に、同時にOKRについての大きな構造改革も検討しており、それを考えると既存のツールの修正はコスト高でした。

２については、例えば会議中にはコンテンツや議事録としてNotionのページを画面共有しながら進行を行うことが多いのですが、OKRについて話し合うような場の場合、それとは別にOKR管理ツールの画面を共有したり、事前に会議に必要な項目をOKR管理ツールからコピペするなどの手間が発生していました。

また、会議後にも議論に関する情報がNotionとOKR管理サービスに分散してしまい、参照コストが高い状態でした。

Notionを使ったらいい感じに解決した

上記の課題について、Notionの諸々の機能を使えばまるっと解決するのでは？という話になり、試してみました。

そうして作成したものは、イメージとして以下のようなものです。

健康でムキムキなOKR管理ボード（内容は組織と全く関係ありません）

実際に我々の組織で運用しているものとは多少表示項目が違いますが、Notionのボードビューを使って概ねこんな感じのものを使ってます。

この画像ではObjectiveごとにKeyResultsをグループ化しています。
例えば、「健康になる」というObjective(O)に対して、「BMIを25より低くする」などのKeyResult(KR)が縦方向に紐付いています。

各KeyResultのカードには進捗（プログレスバー）と達成の見通し（天気アイコン付きのタグ）を表示しています。進捗はそのKeyResultを実際にどれだけ達成しているかを示しています。一方、見通しは期日までに達成出来る道筋が見えているかを示しています。例えば期日まで残り１ヶ月で毎日5%の進捗が出ているのであれば現在20%の進捗でも期日には達成することは見えているので見通しは晴れになります。（もちろん実際は線形に進捗しないのでもっと複雑ですが）

これによって、ぱっと見で全体の状況を把握しやすくなりました。状況が把握できれば、達成が危ういところへのテコ入れアクションがしやすくなります。

更にNotionの便利なところはこのビューを他のドキュメントにも同期的に貼り付けられることです。

直近の成果を報告するドキュメントに先程のOKR管理ボードを貼り付けた


これによってMTG直前に進捗が更新されても慌ててドキュメントをアップデートするような事態がなくなりました。

定期的なMTGで使用するドキュメントであれば、１度テンプレートを作成してしまえばその後は差分のコンテンツを書くことだけに集中することができます。

結論

自社製のOKR管理ツールの開発にはもちろんこれまでの開発コストがかかっていますが、それを使い続けることによって継続的な作業コストがかかってしまったり、組織の動きが鈍化することは避けなければなりません。ツールの変更によるメンバーのキャッチアップコストは多少かかりましたが、今回の変更により、組織でのOKR進捗管理の体験は改善しましたし、今後の機能追加・変更も容易になりました。このようにこれまでのコストに囚われずに課題を感じたメンバーが自身の判断で（もちろん他メンバーの意見は確認しつつ）仕組みを変えてしまえるのがUbie Discoveryの良いところだと感じています。

Ubieの全社バリューには「Trust & Ownership」というものがあります。速やかにこの変化を作り出せたのも、他のメンバーが我々は最高の仕事をすると信頼してくれたからだと思います。

このnoteを読んでくれた方の中に、自分も仲間と背中を預け合って最高の仕事をしたい！という方がいたら、是非一度カジュアルにお話させてください！

以下のリンクより申し込み可能です。


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