会議が苦手なQAが、楽しい会議を実現するためにやったこと3選

はじめに

ヤーマン！　iCAREでQAをやってるじゃっきーです。

みなさんどうですか？会議、好きですか？
私、コミュ症かつあがり症なので苦手なのです。会議。

でもそんなこと言ってられないじゃないですか？
人と話さないと仕様分析も仕様決定もできないし、
そもそも会議無理で〜すなどと言った日には、翌日から職を失い路頭に迷うこと請け合いです。

弊社QAのお仕事は仕様分析、仕様設計、テスト実施にテストケースレビューetc…　とにかく人とコミュニケーションする場面が多いです。
こんな私でもファシリテーターをやらせていただく機会が少なくありません。

めっちゃ笑顔でブルブルしながら参加しています

コミュ症であがり症ではありますが、
せっかく会議をやるならこういうのがやりたい！という理想はあります。

• なるべく参加者全員の意見が聞きたい

• なるべく良い雰囲気で会議がしたい

• せっかくやるのだから成果を出したい

この辺りを目指すためにはどうすればいいのかを考え、
工夫したことがいくつかあるのでご共有したいと思います。

1. 参加者が動き出しやすいように下準備する

私の場合、下準備せずに会議を始めると
目的とゴールがふわふわし、会議の流れもふわふわしてしまうことが多いです。まずは会議の目的とゴールをしっかり示すための準備をします。

1. 参加pjの仕様書など、存在する資料を事前に読み込む

2. 資料を読んだ段階で出た疑問点は調査して潰しておく

3. 参加者が会議しやすい場所（オンライン）を準備する

4. 会議中に出た疑問点や調査点をまとめる場所をつくる

3についてはほとんどがオンライン会議になるので、弊社ではmiroやfigma、figjamなどで準備します。
コメントがつけやすいように対象のUI画像を収集しておいて並べたり、
UIを見ずに機能の分析ができるようなマインドマップを準備したりします。

すぐにコメントをつけられるように、UI画像を先に準備する

あげておいた方が良い議題を先に設定し、マインドマップ作成に備える

準備の過程で出た自分の疑問点は会議でも質問事項になりやすいので、
既存機能などは調査の上、先にメモして会議冒頭で説明したりします。そこで参加者の認識を揃えられると良きですよね。

2. 議論を活性化させる工夫を入れる

自分の準備がしっかりできていても、参加者はその限りではありません。

エンジニアさんが多め

意気込んで参加する人、忙しさに追われながら参加する人、ご飯を食べたばかりで眠い人、入社したてでまだチームに慣れていない人、その様子は様々です。

QAチームで行う会議は２時間ぶっ通しでやるような強めの会議が多いので、まずは冒頭5~10分くらいでチェックインを行います。

このチェックイン今見るとおもしろいな

他にも最近だと「好きな映画は？」「一生で一番聴いた曲は？」「最近ショックだったことは？」というようなチェックインをしています。
チェックインで何より良いなと思うのは「相手も生活がある人間だ」と認識できることです。

会社に属する以上私たちは「上司」か「部下」もしくは「同僚」です。その認識でmtgをしても良いことはもちろんありますが、私たちQAが行うmtgでは「全てのメンバーに意見を出してもらうこと」が目標なので、できれば役職の壁を取り払い、同じ目線で話せるとベストだと思います。

繰り返しチェックインを行うことで、だんだんメンバー同士で人間性の解像度が上がっていきます。
「○○さんって将来のことしっかり考える人なんだな〜」
「○○くんってめちゃくちゃおもしろいじゃん！」
そんなイメージが定着していくと自然と会議での発言も増えていきます。
役職の壁を飛び越えてベストな結論を目指せると最高です。

チェックインで宴もたけなわになったところで、
その日の会議のルールやゴールを共有します。

最初に提示しておくとやりやすさが違う

これを伝えることで参加者もある程度どういうスタイルで臨むかを意識することができますし、ファシリの私にもツッコミを入れてもらいやすくなっていると思います。たぶん…。

また、長い会議の場合は「3分カメラオフにして休憩！」を強制的に入れたりします。我がQAチームが「mtg連続したら５分休憩しようぜ」スタイルなので、積極的に脳を休めてメリハリをつけるように努力しています。

3.ふり返りに情熱を燃やす

（バカみたいな見出しになっちゃったな）

会議をした結果一番「残念」な結果になるのは
「やったことに満足してその後何もしない会議」だと思います。

「いや〜！いい結論が出たね」「盛り上がったね」
そんな会議でもそこからアウトプットが出なかったらそれはもう無価値…
どんなに良い内容の会議だとしても、誰も幸せになりません！

幸せになるための３箇条がこちらです。

• 会議が終わったらネクストステップが決まっている

• ネクストステップについて5W1Hが決まっている

• 上記がエビデンスとして記載された資料になっている

上記は徹底して会議中に都度決めるようにし、必要があればslackなどのツール上にもまとめてメンション付きで共有するようにしています。

会議後に作成するQuestionシート

上記を徹底することで、決定されたこと、進捗していること、保留になったことを明示的に振り返ることができます。
毎日こちらのシートで進捗を追うことで作業の取りこぼしも減らすことができますし、複数のメンバーが会議で決まったことをいつでも閲覧できるのも良いです。

また、QAチームではいろいろなふり返り方法を試しています。
「KPT法」や「Fun/Done/Learn」などのオーソドックスなものから、「象、死んだ魚、嘔吐」「story of story」などその場に合わせた効果的なふり返りができる方法を模索するようにしています。

効果的なふり返りに情熱を燃やすことで、
より良いプロダクト作成の一助になれている！はず！です。たぶん。

こんな記事書いてるけどクソ会議だと思われてたらどうしよう

おわり

いかがでしたか？
会議が苦手な私がひっそりやっている楽しい会議の実現方法でした。

会議私も苦手！という方
これじゃまだまだだよ！という方
そんなことよりオールドルーキーサウナってバチバチにキマらん？という方

そんな方がいらっしゃいましたら、お喋りするだけでも良いのでぜひ弊社に遊びに来てください。
読んでいただいてありがとうございましたー！

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