最近思ったすぐ終わらせられる業務効率方法について書いてみた。

こんにちは。株式会社フォーバルの小笠原です。

GW突入して後半戦になりましたが、皆様はどうお過ごしでしょうか？　　　　もしかしたら、まだ中盤の方もいらっしゃるかとは思いますが、　　　　　私は先日キャンプに行きました。今までの仕事とは違い、時間を有意義に活用することができ、非常にリラックスできました。　　　　　　　　　　　そんなとき、「時間」って本当に大切だなぁと感じ、「生産性」って大事だなぁと職業病のように考えてしまったので、ちょっと記事にしていきたいと思います。

最近ではよく「生産性上げろ」「業務の効率化をしろ」「残業を減らせ」など耳にします。

私の上司に教えていただいたことで「時間がない・忙しいという理由は全部言い訳」という言葉をずっと覚えているのですが、よくよく「忙しい」「時間がない」と言い、他責にしている方聞いたことありませんか？　　　　　（本当に時間がない時もあるのですべてを否定する気はないですよ）　　　　　（他責はよくないですけどね）　　　

ただ、そういった理由で後回しにされたり、極端に忙しいマウント取られてイラっとした経験は誰でもあると思います。

私なりにどうしたら早く終わって、なおかつ周りからの評価もいただけちゃえる、忘れやすいけどこれってやっぱ大事だなと思うことを書いてみようかと思います。（自分自身の見直しもかねて）

とにかくすぐやる

とりあえずこれに尽きるかなと。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　来た仕事の優先度順に仕分けて、ちゃんとできる人ならいいと思いますが、大抵後回し⇒忘れるの繰り返しになっている人が多いように感じます（私もそのタイプです（笑））　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　なので、とにかくすぐやる！！予定もすぐ入力してわかるようにする！！　　これ一つ実践できるだけでも、だいぶ変わってくると思います。

To do管理する

もはやこれは誰でもやっているのかな～とも思ったのですが。　　　　　　　常に新しい作業や仕事・準備が出てくる中で　　　　　　　　　　　　　「いつ、どのくらいの時間を使ってやるのか」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　この考えを持って、その日のうちにスパッと終わらせること。そして、明日は何をするのかをまとめておくと頭の中もクリアになると思います。

何に一番時間を使っているのか把握する

現状把握が一番大事。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　弊社では、1人1台必ずノートPCを支給されているのですが、自分でも管理・分析ができる「何にどのくらい時間を使っているのか」がわかるツールが導入されています。最初は正直抵抗しかなかったのですが、使ってみると意外と！こんな感じなのか～と見れるので面白いですし、別なことに回せるかもなと見えてくるものも。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　客観的に定量的に「見える化」できるのはやっぱ大事です（笑）　　　　　　　　　　

休む時は休む

さすがに根詰めすぎは1週間もたないですよね（笑）　　　　　　　　　　　　　必ず休憩時間を設けて、適度に無理しすぎないことも必要だと思います。　　　現に私の前職の建設系でも現場では「10時」「昼」「15時」と休憩を必ず取っていましたしね。

上記のようなことを頭に入れて、「誰でもすぐできるシリーズ」「少し時間をかけなくてはいけないシリーズ」「誰かに確認が必要なシリーズ」というように分類で区分し、時間かからないもの・優先度が高いもので行うと「忘れてた～！上司に怒られた～！」なんてことは極端に減ってくるのかなと思います。

現に私もすぐ忘れたりするタイプなので、必ず予定に自分がいつみてもわかるように記録しておくように心がけています。　　　　　　　　　　　　　　　そして、何か後輩や同僚に話しかけられたときや相談されたときは必ず時間を設けるようにしています。（ただ、話過ぎてめちゃくちゃ時間すぎてっちゃうこともあるので反省してます…）

最後に

バーッと思いついたことを書いていきましたが、　　　　　　　　　　　　　　どうやったら効率化できて、どうやったら自分なりのライフワークバランスが保てるのかを突き詰めてみるのも面白いかななんて思うので、一種自分自身に対しての見直しもこめて記事にしてみました。

一個でも参考になれば👍