展示会、KPI150%達成のノウハウを準備〜運営まで全て公開します！
はじめに
2023年5月10日から5月12日の3日間、東京ビッグサイトで開催されたデジタル人材育成EXPOにアイスリーデザインが出展しました。
これまでも会社として展示会への出展経験はありますが、弊社としては初めての規模の出展でした。
展示会は見事に大成功。KPIは150%を上回る達成率を記録。
「やり切った！」という言葉でその思いを表現できます。
さて、今回のプロジェクトのディレクターを務めた猪野（@ino_89）が、準備から運営までのノウハウを全て公開いたします。
準備編
大事なこと
まず、皆様にひとつのプロジェクトを成功させるために最も重要なことをお伝えしたいです。
それは、「メンバーひとりひとりが自身の役割に情熱を持ち、限界を決めずにワンチームとして協力すること」です。
私たちは1つの企業であり、ワンチームです。
組織として取り組んでいる以上、この心構えが何よりも重要です。
私はあくまでもディレクターであり、一人では全ての役割を果たすことはできません。
各メンバーの力が必要です。そのために、進捗状況を徹底的に可視化しました。その結果、さまざまなメンバーが率先して指定された仕事以上に貢献することができました。
参加メンバー
以下は我々営業・マーケチームの役割・担当になります。
今回のプロジェクトは、営業部とマーケティング部が中心となりメンバーが構成されました。
執行役員が2人、私を含むチームメンバー8人が参加しました。
さらに、2023年に新卒入社したデザイナーとエンジニアの7人も加わり、合計17人のメンバーで取り組みました。
新卒メンバーは本来営業部の配属ではありませんが、今後配属されるプロジェクトでお客様からどのように依頼を受けるのかを理解してもらいたいという思いがありました。
研修期間ではありましたが、各部門長やHR部が快く了承してくださったことに心から感謝しています。
ブースは3つの区間を確保していたため、17人という人数は適切だったと思います。
フォーメーションチェック
上記の画像は、弊社のブースにおけるメンバーの配置を示しています。
青色の矢印は人の流れを表しています。
フォーメーションは大きく5つのブロックに分けました。
配置は以下のように分けました。
内訳はこちらになります。
①呼び込み＆名刺獲得隊
②セミナー後のフォロー＆商談隊
③セミナーを担当する人
④現場監督（猪野）
⑤バックヤード
各配置にはリーダーがおり、現場ではリーダーの責任のもとで様々なアクションが行われます。
私の役割としては、ブース全体の様子とチームメンバーの様子そしてお客様の流れ、他のブースを見ながら全体を管理します。
そしてタイムテーブルを用いて、みんなをタイムマネージメントしていました。
以下は実際に使用したタイムテーブルです。
このタイムテーブルを印刷し、バックヤードに貼り付け詳細にチェックし、適所配置を変えたり、休憩を入れたりと、誰が何をしているのかを徹底的に可視化しました。
オペレーション作成
次に、各配置のオペレーションも作成しました。
なぜオペレーション化するのかというと、今回のチームメンバーが一定レベルの作業を行えるようにすることが目的です。
オペレーションは料理に例えると、レシピのようなものです。
例えば、レストランのオムライスは一定レベルの味で提供されると思いますが、それは決められた調味料の配合と工程があるからです。
私たちのチームのメンバーはほとんどが現場での経験がなかったため、チームメンバーが一定レベルのクオリティで呼び込みをするために細かい設定が必要でした。
ロープレ
少しでも慣れてもらいたいという思いから、実際のお客様役と呼び込み隊のロープレを行いました。
このような規模の展示会出展は、弊社にとっても初めての経験でしたので、実際のシチュエーションを想定しました。
このロープレの結果、新卒やメンバーには現場でも取り組みやすかったと好評の声があがりました。
以下は実際のロープレのアジェンダの一部になります。
①お手本実演：営業・ISメンバー（お客さん役）＋猪野（新卒役）
②ロープレ：A〜Cチームに分けて、10mおきにお客さん役を回転させていく。
補足ですが、何故私がロープレをできたかというと、若い頃にイベント企画・運営・出展は勿論、ティッシュ配り、イベントコンパニオン、109店員、キッチンカーやマルシェ出展、飲食店など長いこと営業の前線にいたので、今回は、その経験から得た知識を今回アイスリーデザイン用にカスタマイズしました。
このロープレの甲斐もありメンバーたちはより具体的なイメージを持つことができました。
呼び込みの心構え
呼び込みは自社で行う企業もあればコンパニオンを利用する企業など、様々なアプローチがあります。
展示会業界には呼び込みのプロも存在しますので、予算を投じてプロに依頼することも一つの選択肢です。
しかし、私は展示会において最も重要なのは情熱だと考えています。
自社のメンバーが一丸となり、自社サービスを宣伝してこそお客様に届くものと思っています。
そして何よりも、仲間たちと共に困難を乗り越えることは、結束力を生み出す素晴らしい機会だと思います。
しかし、そんな情熱にあふれていても残念ながら展示会ではチラシを受け取ってもらうことが難しい場合が多いです。
まずチームメンバーにはそこを最初に言いました。
大切なことは、「期待しない」ということです。当然のことながら、他人は変えることはできませんし、コントロールすることもできません。
相手に期待せず、現実を受け止め、自分が最大限の努力をすることが重要です。そうすれば、必ず機会が訪れます。
特に呼び込みの際には、以下の4つのポイントに意識を集中することをおすすめします。
・名刺獲得に役立ちそうなデータを継続的に収集する
・共通点や類似点を見つける
・「このアプローチの方が効果的なのでは？」といった仮説を立てる
・仮説を検証し、正しいと思われる場合は取り入れる
さて、次に具体的なアクションを共有します。
呼び込みでは、人々の注意を引くことが重要です。歩いている人は何に目を向けるのでしょうか？以下のトピックを見てみましょう。
人の『注意』をひく行動
チラシを渡すタイミングはきちんと見計らうことが大切です。
経験を積むほどに、自身のオリジナルなアプローチが見えてきます。
笑顔で配る・・・チラシを配る人はブースの「顔」とも言えます。無愛想な態度や無表情では、チラシを受け取ってもらいにくいだけでなく、印象も悪くなります。
どんな人にも笑顔で「こんにちは」と明るく声をかけましょう。
さらに、ひとつの裏技を共有します。
顔の横にパーにした手を広げるなどのアクションをすることもオススメです（ディズニーランドのキャストのようなイメージです）。
人は動くものに目が引かれる傾向があるため、このようなアクションを取ると注目されやすくなります。
感謝の言葉をかける・・・チラシを受け取ってもらえた場合でも、もらえなかった場合でも、「ありがとうございます」という感謝の言葉を大切にしましょう。
目の前の人に無視されても、その行動を見ていた他の人が関心を持つ可能性があり「受け取ってあげようかな」という気持ちになります。
姿勢を正しく、積極的に動く・・・チームは定位置に配置されていますが、会場や時間帯によってお客様の進行方向が変わることもあります。
その際には自身の位置を微調整しながら、積極的に動きましょう。また、お客様と一緒に歩くことも重要なアクションの一つです。
ブースデザインについて
展示会において、ブース内のデザインは最も重要です。
こちらが私たちのブースデザインです。あーなんと、かっこいいのだ。（自画自賛）おっと心の声が漏れてしまいました。苦笑
このデザインを実現するまで、入稿のギリギリまで施工会社とのやりとりを重ねました。
多くのB to B企業の展示会事例を調査し、弊社のイメージに近いものを選び何度も話し合いを重ねました。
特にこだわったのは、左側のエヴァンゲリオン（私たちはそう呼んでいます）です。
なぜこのデザインを元に起用したのかというと、私たちが提供する人材育成において、最も重要なのはマインドであることから、マインドに訴えかける文言を多く盛り込みたいという思いでこのデザインが生まれました。
また、右側のパネルには美術館のように、弊社のこれまでの事例を展示しました。イメージとしては、左側の文言に引きつけられた人々が右側に目を向けるようにという動線を意識し、この会社が何を提供しているのかが伝えていこうと考えたからです。
戦略は功を奏し、ブースは大変好評でした。
他の施工会社からもモデルにしたいという声をいただき、多くの方が写真を撮ってくださいました。
私は非常にこだわりの強いデザインにも最後まで答えてくださった、施工会社様には心から感謝しています。
施工チェックを2日前から行っていました日に日に完成していくものを体感し嬉しかったです。
ご対応いただいた施工会社様ありがとうございます。
販促物の用意
さて次は大事な販促物になります。
今回用意した販促物は以下になります。
①A4フライヤー
②営業資料冊子
③この展示会で訴求したサービスの紹介資料冊子
④アイスリーデザインオリジナルバック
⑤オリジナルミント
⑥スタッフ分のオリジナルポロシャツ
ブースに合わせて、シンプルかつスタイリッシュなデザインに致しました。
入念なチェックリスト
今回の展示会プロジェクトにはタスク以外にも、当日会場に持参するものをリスト化し、現場で確認したらチェックマークを付けるよう徹底しました。
追加購入は一定程度予想していますが、在庫を無駄にしない限りの量を用意しました。これはこれまでの経験に基づいた判断です。
ただし、配布物は在庫を最小限に設定していたため、現場で不足することもありました。
このような事態に備えるため、在庫が不足した場合についてもチームメンバーと共有することを強くお勧めしますがギリギリの在庫設定ができることがベストです。(在庫を抱えたくないですものね…!!!)
高速PDCA
今回、徹底的な可視化を重視したため、現場でも常にポストイットによる数字管理を行いました。
この取り組みの目的は、全員が現状を把握することと、各人がその現状を受け次の行動を起こすことを重視したためでした。
毎日、展示会後は近くのシェアオフィスで、反省と改善点を共有しました。
次の日にはそれらの改善点を反映することで、成果が日々向上していきました。
PDSA（計画、実行、評価、改善）の重要性を学ぶ機会となりました。
セミナー1000本ノック
1000本は大袈裟ですが、このくらいの気持ちで常に回転をさせていました。
今回の展示会では、セミナーに対して非常に多くのお客様から反響をいただきました。
セミナーではとにかく以下の3点を重視していました。
①情熱を持つこと
②簡潔にまとめること（5分以内）
③お客様の反応を見て、即座に改善点を取り入れること
この努力の結果、最終日にはほぼ満席でセミナーを開催することができました。
さいごに
今回、私たちは改めてお客様に実際の現場のメンバーを見せることや、私たちの情熱を伝えることが重要だと強く実感いたしました。
KPIを150%達成できたのは、限界を設けず、それぞれが自分の役割を全うし、チームメンバーたちが仲間の力を信じ、プロフェッショナルとしてのこだわりを持ち、常に最新の改善点を取り入れた結果だと思います。
展示会というビジネスの最前線で仲間たちと挑戦できたことに心から感謝しています。
そして、今後は更なる高みを目指しステップアップしていきます＾＾
長くなりましたが少しでも皆様の参考になれましたら幸いです。
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