林業のタスク管理をRedmineでやる話
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林業のタスク管理をRedmineでやる話

株式会社百森

こんにちは!百森代表の田畑です。今日もオシゴト感の強いお話です。ブランコ秘密基地に類する話も徐々にネタを貯めておりますので、辛抱強く待って頂ければ幸いです。

Redmine.tokyoという勉強会で発表しました!(2021/11/27)

概要

株式会社百森では、業務の効率化を推進しています。今回の記事では、その初段階として行っているタスクの見える化・進捗管理について、もがきながらも実現していることをまとめました。

※なお、タイトルを「林業の」としていますが、百森は業界的には特殊です。自治体から委託を受け、所有者交渉・調査設計・補助金申請、施業発注・現場監督を行う業態なので、ニッチであることは予めご了承ください。

昔はこうでした

社内では「口伝」と呼んでいますが、これまで作業手順などは口承文学として伝えられていました。

計算結果や、補助金等で必要になる外部とのやり取りという、成果文書の記録は膨大にあるのですが、それがどのように生成されているのか?という部分は結局のところ担当者の脳味噌に頼る部分が大きかったのです。

ファイリング

結果として作業の全体像もなかなか掴めず、気づいたひとが気づいた部分を処理して、手に負えなくなると他のひとに投げる。投げられた側はとりあえず言われた部分を処理していく。そんな状態が続いていました。

気づく側の人はどんどんタスクが増殖していくし、投げられる側は明日何が降ってくるのかわからない。双方でストレスがひたすら溜まっていく状況です。正直言ってかなりヒドイ。これはひとえに経営の問題ですね。

西粟倉村役場と地元森林組合が実施していた業務を引き継ぐ形で立ち上げられたのが株式会社百森なので、そのタイミングで作業の棚卸しを徹底していればもっと状況は違ったのでしょうが…。本当に申し訳ない。

今どうなったか

雲を掴むような状況から、ここまでこぎ着けました。

タスク一覧

並んでいるのは、1現場におけるタスクの一覧です。抜け漏れや、まとめ方が微妙なものもあります。しかし、タスクの存在が文字情報として誰でも見ることが可能な状態になっています。

たったそれだけのこと。

しかし、それがどれだけ素晴らしいことか!

もう少し詳しく

株式会社百森では、Redmineというプロジェクト管理ツール(さっきの画面のやつです)に、Georepublicさんに開発していただいたプラグインを加えたものを導入しました。

Redmineはオープンソースのソフトウェアで、いわゆる「チケット管理」という手法でプロジェクトを見渡すツールです。作業を「チケット」という形で書き出して、それぞれのチケット内に詳細情報を持たせていきます。

百森では「踏査①」「土量計算」くらいの作業内容でチケット化しています。ものによっては粒度が揃っていなかったりするのですが、およそ数時間から1日で終了するものがチケットになっているイメージですね。

チケットには地理情報、ステータス(完了したかどうか)、担当者、期日、予定工数、作業時間など…が記録されます。「地理情報」が開発していただいたプラグイン部分で、SMASHというモバイルGISと連動しています。

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うちの場合だと全員が基本的に複数プロジェクトを回しているので、作業自体は1日で終わるものでも、できるタイミングは「来週のどこかでやりたいんですけどね~」みたいなことになりがちです。

なので、およそのタイミングを「期日」で管理して、実際にかかる作業時間を「予定工数」で確認することにしました。入力された期日からは、みんな大好きガントチャートも生成できます。

ガント

対応完了したチケットには取り消し線が入っています。そういったものを取り除いて、未対応のチケットだけを表示することも可能です。これにより全体の進捗がグッとわかりやすくなりました。

チケット管理全般に言えることだとは思うのですが、入力するのはわりと面倒です。しかし、五里霧中の状況に比べると圧倒的にマシです。手戻りも少なくなるし、工程の組み換えによる効率改善もしやすいです。

ここに辿り着くまで

やったことはシンプルで、今まで「気づく側の人」としてタスク処理していたひとに思いつくことを全て書き出してもらい、それを分類して無理やりRedmineにぶちこんでテンプレにする。基本はそれだけです。

もちろん、シンプルである=簡単であるとは限らないわけで…。なんとかここまで来れた、という感じです。

木こりのジレンマという言葉がありますが、「気づく側の人」は延々とたまり続けるタスクが見えているので、わざわざチケットの起票なんてする必要ある?それよりも作業した方がよくない?となりがちなんですよね。

作業しなくても死なない状態を組織として用意した上で、とにかく「気づく側の人」の時間を確保すること。そして、しばらくタスクの棚卸し以外はしないでください!とお願いすること。基本的にトップダウンでした。

まとめ

業務効率化の初手として、タスクの見える化というとても重要な一歩を踏み出せたのではないかと思っています。一歩というか、目隠しがとれたので、歩きだそう!というくらいですかね。

でも前が見えるだけで、気持ちは全然違います。

どれだけ前が見えていなかったのかひしひしと感じる話でもありますが…。

とにかく、9月からメンバーが増えたこともあり、今後はRedmineをベースに、週次で作業進捗を確認し、次週の予定を立てていくという普通の会社にありそうな基本的リズムをつくっていけそうです。良かった。

また、これに付随して、チケット化された作業について、ひとつひとつ手順書をDocbaseという社内Wiki上で作成するという取り組みも進めています。いまのところ170ほどのメモがあります。

見える化って大事…!

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株式会社百森
岡山県の西粟倉村というところで山林の管理をしている会社です。