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Photo by ia19200102

私のタスクシュートのログ活用について

dyamamoto_やまも

１．はじめに

先日タスクシュートのイベントで、５分間のスピーチをさせていただく機会がありました。お題は「（タスクシュートの）ログ活用について」です。

5分間だったので、話す内容は少しでしたが、ブログと違って聞いてくださるかたがいらっしゃって、直にリアクションをいただけた体験がとても心地よかったです！

今回は、その内容について、掲載いたします。

２．ログを記録する手間は「投資」

ログは、記録しておくと後からタスクシュートのプラン（一日が始まる前に、タスクシュート上に、一日の予定タスクを準備すること）を作るときに役立つ材料になります。

重要ではないと感じられる些細なことでも、役立つ可能性があるので、できるだけ残すようにしています。

ログのなかには役に立たないものもあるので、ログを記録する時間は「投資」ともいわれます。

３．ログを続けるコツ「まどろみ」

私はとにかくログを記録するのを途切れさせないようにしています。

そのために「まどろみ」という何もできなくなったと感じたら開始するタスクを設けています。

　　※　まどろみ・・・ 広辞苑より「しばらくとろとろと眠ること」

例えば、寝不足でぼーっとしてしまうときなどです。

人間は常に何かしているものなので、しばらくぼーっとすると、自然に何かしようとします。

そうして何かしたくなった、何かしていることに気づいたらあとからでもその行動に名前を付けて登録しています。

４．私が感じているログの効果（１）

①　ログを記録すると、自分の行動に名前が与えられる

  • 名前を付けると、あとで何をしていたのか、見返すことができます。

  • 名前を付けると、次に同じようなことがあったら、ルーチンとして自分の行動を規格化できます。

  • 名前を付けると、あとで振り返ったときに、無意味な時間を過ごしていたというマイナスの感情がなくなります。

②　ログに名前が与えられると。。

  • ログにより名前が与えられた行動は、誰かに仕事を次回、ふりやすくなる

    • 例：仕事を部下にふるときなど

①　他の部門から連絡が入って「パソコンの設定を変えてほしい」という依頼がある

②　今回は自分が対応するということで、「パソコンの設定」というタスクを実行してタスクシュートに登録する

③　次回からは、「パソコンの設定」というタスクについて部下にふる

※　ふるときに、何も名前がないと、どんな対応をしたのか思い出しにくい

仕事を部下にふるときの例

  • ログにより名前が与えられた行動は、未来の自分が実行しやすくなる

    • 例：母の家事を手伝うときなど

①　ログの記録
　母から、「洗濯物を干してきて」「植木に水をやって」「ごみを捨ててきて」と言われたら都度、タスクシュートにログを、記録し始める。

②　ルーチン化
　翌日から、設定した時間帯にタスクとして毎日同じ時間帯のセクションに登録される

③　最適化
　以降、任意のタイミングで出したり、出てくる時間帯を変えたり、例えば「週一回、木曜に出てくるように」の設定できる　

母の家事を手伝うときの例

５．私が感じているログの効果（２）

  • ログを記録すると、割込みがあっても、直前にやっていた予定通りの行動に戻ることができます。いわゆる「脱線」が防げます。

  • 私は、仕事で1日のうちになんども同じタスクを呼び出して実行するんですが、そうすることで、いわゆる「割込み」から本来しなければならないイマココで重要なタスクに戻ることができています。

６．割り込みによる脱線から戻る例

仕事中に組織トップの役員から、 「これはどうなってるんだ？」というメールが届き、突然最優先で進めなければならなくなる例で説明します。

①　仕事中に組織トップの役員から、
「これ（担当プロジェクト）はどうなってるんだ？」
というメールが届き、突然最優先で進めなければならなくなる

↓

②　私と①の役員とのメールのラリーがしばらく続く

↓

③　メールのラリーが落ち着いたので、他のことをし始めた

↓

④　今度は別の上司から①とは別のプロジェクトの進捗確認がある

↓

⑤　④の別の上司に進捗を回答した。

↓

⑤　「いまなにやってたんだっけ？」となり、イマココの優先タスクを見失う

↓

⑥　TCのログを見返すと、「今は①が一番重要だ！」と気づくことができる

ある日の私のTCC（TaskChuteCloudより）


私は、TCによって、「割込み」による「脱線」から戻れる効果は、日常やっていることに例えると、家計簿の計算で例えられると思います。

例えば、家計簿をつけるときに、その日に購入した買い物の際、スーパーなどからもらった数々のレシートたちを足し合わせますよね。

もしこの計算を、暗算で計算しろといわれたら、しんどいですよね。

同じように、割り込まれて脱線した後、本来その時間にやるべきだったタスクに戻るのって、しんどいと思うんです。

家計簿の計算も、脱線から戻るときも、脳の短期記憶機能を使うと思います。

人間は、「短期記憶」機能を使うとき、間違えないように集中する緊張感と、忘れないようにする消失の不安を伴います。これがしんどいんだとおもいます。

以上、しんどいことを楽にしてくれるTCのログに関する効果でした！

７．おわりに

今回の内容について、スピーチでリアクションをいただけたことがとても嬉しかったですし、本当に励みになりました！ご参加いただいた皆様、そして、リアクションいただいた皆様ありがとうございました！


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