「ホウ・レン・ソウ」行っていますか？

みなさま、こんにちは。
本日は中小企業診断士HOKU塾の「H」、浜田が担当いたします。

早速ですが、本日のテーマは「ホウ・レン・ソウ」です。

ビジネスでの「ホウ・レン・ソウ」とは、「報告・連絡・相談」の頭文字をとってこのように呼ばれており、ビジネスをする上でコミュニケーションの基本とされています。

報告…上司からの指示や命令に対し、部下が経過や結果を知らせる行為
連絡…関係者に業務、作業内容を知らせること
相談…業務の過程で困った時や迷った時、周囲に意見を求めること

組織の一員として働いていると、ひとりでビジネスを行うことは少なく、何かしら他の部署やメンバーとの繋がりの中で業務をされているのではないでしょうか。
そのような状況下において、ビジネスにおけるコミュニケーションはほぼ、この「ホウ・レン・ソウ」で成り立っていると言えます。要は、報告、連絡、相談を中心にお互いにコミュニケーションをとっている、ということです。

組織においてこの「ホウ・レン・ソウ」を怠ると、どのようなことがおこるでしょうか。
例えば、業務で何らかのトラブルが発生したとします。この場合の「ホウ・レン・ソウ」は

報告…トラブルの内容を上司に伝える
連絡…トラブルの内容を関係者に伝える
相談…トラブル解決のため、対応策に関して意見を求める

となりますが、このうちひとつでも欠けると、トラブルがより大きくなりとり返しのつかないことになりかねません。反対に、トラブルが発生した場合に「ホウ・レン・ソウ」に則りすぐにコミュニケーションを図れば、対策をたてることができトラブルの増幅を抑えることができる可能性が高まります。ですから、「ホウ・レン・ソウ」はしっかり行う必要があるのです。

では、「ホウ・レン・ソウ」を積極的に行うと、どのような効果があるでしょうか。
上司は部下に指示を出し、部下を使って成果を出すのが仕事であり、部下は上司からの指示をこなすのが仕事です。上司は部下の進捗状況が非常に気になるところです。もし部下からの報告がなかったら、「あの仕事はどうなってる？」と聞きたくなるものです。

部下としては、そう聞かれる前にきちんと上司に進捗を報告する、トラブルが起こったらまずは上司に報告し相談をして、上司の不安を取り除きましょう。これを繰り返すことで、部下であるあなたは上司からの信頼を勝ち取ることができます。逆に怠ると、「仕事のできないヤツ」と思われかねません。

また、部下が「ホウ・レン・ソウ」を積極的に行うことは、上司からの信頼を得られるだけでなく、上司がどんな人間か理解することにも繋がります。上司のタイプを理解することについては、以前のブログにも書きましたが（詳しくはこちら）、今後あなたがビジネスをする上では重要な情報です。何かを提案する、変えたいと思った時、まず理解してもらわないといけないのが上司であり、その上司を味方につけるために上司のタイプ別にアプローチする必要があるからです。

上司は部下よりも忙しく働いく、席を外していることも多いと思います。そんな時でも「ホウ・レン・ソウ」は大事です。「10分だけお時間いいですか？」を尋ねて時間を確保してもらう。上司の方は部下の進捗が気になる立場であるし、また上司のタイプにもよりますが、部下から相談を持ちかけられたら、大抵は聞いてくれます。上司も部下から相談されると、「頼りにされている」という想いから、全く話を聞かないということはないでしょう。

この7月から、私も上司が変わりました。新しい上司との関係性を構築している真っ最中です。この2週間、第1四半期決算の進捗説明等もあったことから、こちらからの「報告」「相談」を積極的にすすめたところ、何となくではありますが、どういうタイプの上司なのか見えてきました（少なくとも、前任者とは全く違うタイプ）。上司に合わせて、チーム運営もこれまでとは変える必要がある、と感じています（勿論、いい意味で）。

「ホウ・レン・ソウ」を積極的に活用しコミュニケーションを深めることで、風通しの良い環境を作りたいものですね。

明日はHOKUメンバー、心理学の「K」が担当します。

私たちHOKUのメンバーがお届けするセミナーの開催まで2週間余りとなりました。
私は上司とのコミュニケーションについて、自分自身の経験談も交えつつお話をします。
是非、ご参加下さい。お待ちしております。

『若手・新任リーダー必見！課題すっきり解決！コミュニケーションセミナー』
　　～　まわりの見る目が変わる！コミュニケーション術教えます　～
　日時：2021年7月31日（土）　午後1時～午後4時30分
　場所：としま区民センター　504会議室
　　池袋駅東口より徒歩7分

セミナー詳細、お申し込みはこちらのURLからお願いします。
https://www.kokuchpro.com/event/f316634a118bd4f6c5a2d29a3c5fb67c/