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サイボウズの全社会議がフルリモートになって1年以上経ったので、良い変化を振り返る

サイボウズでは毎月全社会議があります。

代表の青野さんから業績の共有と、青野さんと大きなプロジェクトを推進してるメンバーや製品のプロダクトマネージャーとの対談コーナーがある40分の会議です。

新型コロナウイルスの影響によって、今まで東京オフィスの物理会議室で開催+多拠点中継だったのがフルリモート開催になり、それから1年以上経ちました。

自分は全社会議の運営に半年くらい携わっていたので、変わったことや良かったことを振り返ります。

物理会議室+多拠点中継だったときは、そもそもあまり参加できなかった

18時開催だったので、17時に退勤する自分はリアルタイム参加は2〜3回くらいでした。なので録画視聴が多かったです。
大きな会議室で録画したものなので表情がちょっと見えにくかったりして、いつかリアルタイム参加したいな〜なんて思っていました。
※念のため書いておくと、サイボウズの各物理会議室には録音録画が簡単にできるようになっていて、録画の品質は結構良いと思っています

フルリモート開催になって、声が聞き取りやすくなった

青野さんや対談するメンバーの声が聞きやすくなって(体感)、それだけで体験がとても良くなりました。
いままでは録画視聴で声の質をそこまで意識してなかったのですが、フルリモート開催で声がより聞き取りやすくなった気がして、それだけで話への興味がより沸く!と感じました。

話してる人の表情が見やすくて、話の理解が深まった気がする

これが一番良い変化かも!フルリモート開催で話者の表情がよく見えるので、話への理解や、聞くときの姿勢が変わった気がします。
表情って実は結構情報が詰まってるんだと気づきました。

席順が関係なくなった

東京オフィスの物理会議室でやってたときは、前の方に座るのはなんとなく遠慮してしまう……!多分前に座っても誰も何も言わないけど、とりあえず後ろにいっとくか……!みたいなのがありました。
フルリモート開催で席順の概念がなくなったのはなんだかほっとしたな〜。

全社会議開始前の、ちょっとした雑談タイムが好き

青野さんが開始前に、いろんなメンバーとちょっとした話を5分ほどされるんですよね。もちろん、フルリモート開催なので接続してたら全員が聞けます。本編とはちょっと違う、余談だったり裏話が聞けて好きな時間です。
リアル開催だと、座ってる位置によっては聞けないけど、フルリモート開催ならなんの遠慮もなく聞けてしまう!

(フルリモート開催と特に関係ないけど)13時10分開始にした

運営に携わるようになって、12時10分開始だったものを13時10分開始にしました。

12時開催だったときも、「全社会議参加は勤務時間としてカウントしてOK、別で休憩を取って良い」とアナウンスされてたけど、運営をやってるとお昼をかきこんで12時からの運営に備えることも。

13時開催に変更したい!と思ったとき、もちろんそれで参加しにくくなる人がいることをしていました。ただ、13時開催のメリットを取りたくて思い切ってやってみたら、しっかり休憩が取れたり参加者数が微増して、変えるのは勇気があるけどやって良かった……!!

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フルリモート開催ならではの大変さだったり、リアル開催と違ったリモートならではの体験を向上するために工夫してることもいくつかあるのですが、それはまた別に機会に。

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サイボウズのコミュニケーション促進チームで、社内のコミュニケーション促進の施策や制度運用を担当。 他、エンジニア採用や開発系のコミュニケーション促進も担当しているので、そのへんの話を書いていきます。 ※個人の見解です