実は大迷惑！？スプレッドシートを大人数でストレスフリーに使うコツを聞いてみた

＼発注者の本音シリーズ第5回！／
こんにちは！hitch+（ヒッチプラス）編集部の八木です。
 
フリーランスや副業で企業から業務委託を受ける際、依頼書として使用されることも多いスプレッドシート。エクセルと似た仕様ながら、独特な使用性があって、慣れていないとなかなか使いこなせない代物です。
 
スプレッドシートを利用する側も大変ですが、もっと大変なのはその管理者。普段から利用することの多い人は、管理者の気持ちを知ると、スプレッドシートがもっと使いやすく、そして管理者（依頼者）との関係も良好になること間違いなし！
 
そこで今回は、弊社で一番スプレッドシートを使いこなすTさんに、関係者の編集で困った経験や管理者から利用者へのお願い事を聞いてみました！

スプレッドシートが依頼書としても使われる理由とは？

ほとんどの企業で導入されているスプレッドシートは、使いこなせれば最強のビジネスツール。社外の人ともリアルタイムで情報共有ができるのが大きな魅力ですが、メリットはほかにもあります。

①リアルタイムで共同編集ができる

スプレッドシートでは、複数人（閲覧のみであれば最大200人、編集だと最大100人）で同じシートを同時閲覧、同時編集することが可能です。リアルタイムで複数人と情報共有ができるというメリットも相まって、業務の効率化が期待できます。

②データを紛失するリスクが低い

スプレッドシートはオンラインで利用できるため、常にバックアップが取られています。シート更新のたび自動保存され、保存のし忘れによるデータ紛失を防げます。また、更新履歴を残せるので、必要に応じて、過去のシート内容に戻すことも可能です。

発注者の本音！スプレッドシート管理者からの「これはやらないで！」

スプレッドシートを使っていると、たまに出てくるエラー表示などに困惑しますよね。でも、下手に自分で直そうとするものなら、かえってシート管理者に迷惑をかけてしまうことも……。
 
そこで今回は、弊社でバックオフィス業務を幅広く対応し、日頃からスプレッドシートを使いこなすTさんに、スプレッドシート利用者に絶対にやってほしくないことや困ったときの対処法などについて突撃インタビュー！
 
「スプレッドシートを使いこなせていない……」
そんな心当たりのある方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

＼今回インタビューしたのはこの方！／

Tさん
コーポレート戦略室所属。全社的なDX推進、アライアンス推進、営業支援及びマーケティング支援、社内広報支援など、日々多岐にわたる業務をこなしている。売上予算や実績を管理する「案件管理表」をはじめ、1日に10点以上のGoogleスプレッドシートを操作することも。

弊社ではスプレッドシートを利用して、社員全員で確認できる案件管理表を運用しています。ただ、シート管理者のTさんからすると、関係者が多い分、やはり困った経験もあるようでー！？

💁🏻‍♀️「案件管理表の最上部には、案件名や契約ナンバー、顧客名などの項目名を見出し行として固定しているのですが、その見出し行がどこか別の行に移動していた時は困りました。ほかにも、一部の表ががっつりずれていたことも……。
 
それ以降、個別のフィルタ利用を徹底してもらうようアナウンスを強化したり、触れてほしくない部分についてはできる限り保護をかけたりしています。」（Tさん）

共同作業ができて便利なスプレッドシートですが、一人の編集作業によって、他の関係者に迷惑が掛かってしまうこともしばしば。場合によっては手直しで修正する必要もあるため、管理者にとってみればかなりの面倒事のようです。

💁🏻‍♀️「大人数でスプレッドシートを使う際には、他の人に影響が出ないよう意識しながら使っていただけるといいかもしれません。例えば、スプレッドシートでデータを絞り込みたい時は「新しいフィルタを作成」や「一時的なフィルタービュー」を活用するのがおすすめです！
 
あとは、表示がおかしくなってしまった場合には、そのままにせず、すぐ「Ctrl+Z（もとに戻す）」で修正を試みてほしいです。」（Tさん）

ほかにも、エラーの原因として多い“コピペ入力”については、このようなアドバイスも。

💁🏻‍♀️「テキスト入力欄をコピペで入力する場合は、「貼り付け（Ctrl+P）」ではなく「値のみ貼り付け（Ctrl+Shift+V）」を使ってもらえると、書式が崩れないので助かります……！ただし、関数設定がされたセルで値のみ貼り付けをしてしまうと、関数が消えてしまうので要注意。
 
もし自分で修正できなさそうな場合には管理者に早めに連絡してもらうのが一番です！」（Tさん）

なるほど……。筆者も「貼り付け（Ctrl+P）」でコピペして、エラー表示になってしまった経験があるのでこれは勉強になりました！同じく思い当たる節がある方も、今後は一緒に気をつけていきましょう。

利用者も管理者もストレスフリーにスプレッドシートを使いこなそう！

今回も最後までご覧いただきありがとうございました！
 
使いこなすまでが難しいスプレッドシートですが、「自分でどうにかしよう！」と粘りすぎるのは逆効果。エラーにエラーが重なり、管理者に必要以上の迷惑をかけてしまいかねません。自分でどうにもできない時は、素直に管理者に伝えるようにしましょう。
 
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