発表スライドを『作る前から』使える3段階のチェックリスト

発表をスライド形式で行う場合、話の論理展開をスライド構成に反映させる努力が欠かせませんが、闇雲に挑むと大変です。この記事では、

1. スライド作成ツールを立ち上げる前

2. 個別スライドを作るとき

3. スライド枚数が出揃ってきた後

の３つの段階でのチェックに使える項目を紹介します。
※この記事は著者のブログ「駆け出し研究者の研究技術入門」のリライト版です。

スライドを立ち上げる前

「発表資料を作ろう！」と決めたときにまずやるべきことは、Powerpointなどのスライド作成ツールを開いて文字を書いていきたい気持ちをぐっとこらえることです。

まずは発表を終えたときに達成したい目標と、その達成のための作戦を練りましょう。ノートやメモアプリが役立ちます。以下の項目について考えを整理するとよいです。

①その発表で自分が用意できる最大の『結論』は何か？つまり、絶対に聞き逃して欲しくない、絶対に覚えて帰って欲しい最重要メッセージは何か？

②その結論を伝えたときに、聞き手にどのように感じてもらいたいか？驚きか？安心感か？新たな知識を得た喜びか？手助けしたい気持ちか？優れた人物だという称賛か？

③その結論を端的に伝えて聞き手に響かせるための優れた表現はどのようなものか？例えば驚きを感じさせたいのなら、どのような文章にすればよいか？言葉がよいか？それとも動画やグラフによる視覚表現の方がよいか？

④その結論をその表現で伝えるだけでは何が足りないのか？納得感が足りないのか？疑念を持たれてしまうのか？詳細が意味不明なのか？意義が理解し難いのか？

スライドを作り始める前にこれらの点について時間をかけて考えを巡らせ、整理しておくことは非常に重要です。なぜなら、その結果によってスライド資料の効果的な構成の仕方は大きく異なるからです。

例えば、項目①で決めた結論は、それがスライド全体の話の中で最も目立つようにし、その他の話はすべて、その結論を輝かせるために構成するのが効果的です。

また、項目②の結果に応じて変わる項目③と④によって、スライド全体の中でどんな内容にどれだけの時間と枚数を割くべきかが決まります。最終的な結論を聞いただけで意義は明白なのに、意義の説明に時間を割くのはもったいないですよね。それよりも、結論を聞いて詳細がよくわからないということなら、詳細の説明に時間を割くべきですよね。

個別スライドを作るとき

スライド全体での達成目標と作戦がまとまったら、それに沿って個別のスライドを作っていきましょう。基本的には、よく言われるような構成に従えばよいです。つまり、研究発表であれば、背景、問題、アイデア、目的、手法、結果、考察、結論、展望といった流れで個別にスライドを用意するという方針で問題ありません。

ただし、実際にそれらのスライドに何をどのように記載するかを決めることは簡単ではありません。実際、そのような構成になっているにも関わらずうまくいっていない発表というのはよく見られます。そうならないためには、以下の項目について十分に検討するのがよいでしょう。

①そのスライドは、結論に対してどんな役割を果たすために作るのか？疑念を払拭するための根拠の提示か？よりわかりやすくするためか？意義を明らかにするためか？

②そのスライドで答えようとする疑問(論点)は何か？言い換えると、そのスライドによって聞き手に何を理解させようとするのか？

③そのスライドの論点に対する明確な答え(メッセージ)は何か？それは本当に答えになっているか？

④そのスライドの答えの納得感や理解度を高め、説得力を高めるためには、どのようなサポートデータがあれば十分か？また、それらは全て入手済みか？

これらの項目が決まれば、そのスライドを作り込んでいくこれ以降の過程はほぼ機械的な作業です。もし項目①の確認で役割が見当たらない、もしくは役割がそれほどないスライドなら省く判断をすることになります。時間が余ったり、質問が来た場合に紹介するおまけのスライドにすればよいでしょう。

項目②の『論点』は、スライド左上端に小さなフォントで見出しとして書くのがよいです。論点は必ずしも疑問形で書く必要はありません。例えば、『先行研究の問題』と書けば、そこでの論点は『先行研究の問題はいったい何か？』であることは明白です。

項目③のメッセージは、見出しの直下でスライド上部の一番目立つところに、大きなフォントで書くことをお勧めします。メッセージを文字として書かずに、「何となく先行研究を並べたので何が言いたいかは察して下さい」といったような聞き手頼りのスライドにするのは避けましょう。

項目④のサポートデータは、メッセージの下の残りのスペースに配置しましょう。メッセージの根拠、解説、あるいは具体例となる内容です。記載すべき内容の洗い出しはこれで終わりです。

枚数が出揃ってきたら

上記のような内容をざっと記載したスライドが出揃ってきたら、次に意識すべきはスライド間の話の繋がりと、そのスライドの視認性です。

話の論点の繋がりが悪いと聞き手の理解度と興味は著しく削がれ、その後の説明は響かなくなります。論点、メッセージ、サポートデータの視認性が悪ければ、聞き手は疲れて聞くのをやめてしまいます。そうならないように、以下の項目について検討を重ねましょう。

①論点はうまく繋がるか？つまり、各スライドで論点に答えを出したあと、「そうなると当然次に気になるのはこれですよね」、という流れで次のスライドの論点が自然に出せるか？

②各スライドの論点とメッセージだけを順に追うだけで、発表の結論の導出に至る話の論理展開がわかるか？つまり、サポートデータをしっかり読み込まずともあらすじが掴めるものになっているか？

③各スライドの論点は、スライドを見た瞬間にわかるか？論点の記載場所は明確で、その表現は平易か？

④各スライドのメッセージは、スライドを見た瞬間にわかるか？メッセージの記載場所は明確で、その表現は平易か？

⑤各スライドのサポートデータは、メッセージをどのようにサポートしているか一目でわかるか？根拠なのか、解説なのか、それとも具体例なのかがわかるか？

項目①と②が、話の論理的道筋の良さと明確さを確認するためのチェック項目です。２つのスライドの間、つまり、スライドを切り替える瞬間にどんな繋ぎの言葉をおけばよいかをよく考えましょう。論点の紹介→論点に対する答えの紹介→繋ぎの言葉→次の論点の紹介…という繰り返しを通じて、「確かにそれは知りたい！なるほど、そういうことなのか！そうなれば次は確かにそれが知りたい！それはそういうことなのか！そうなれば次は…」といったように、聞き手が自然に抱く疑問を次々と解消していき、最後の結論まで納得を積み上げていくことを目指しましょう。うまい繋ぎの言葉が見当たらないようなら、スライドの順番を入れ替えることを検討しましょう。

項目③から⑤は、視認性についてのチェック項目です。論点とメッセージは言葉ではっきりと書きましょう。メッセージは、その論点に対する答えであることがわかる表現にしておきましょう。もし論点を『先行研究の問題』としたのであれば、メッセージはたとえば『〜に重要な〜の考慮の欠如』のように、それが論点の通りに問題であることがわかる表現にするということです。また、メッセージは、意味が曖昧にならない限りは短いほどよいです。短くした分フォントのサイズを大きくすれば、より印象に残しやすくなるためです。サポートデータは、表なりグラフなり、図として表すのが効果的ですが、単にそれらをおけばよいというわけではなく、メッセージを支えるために適切な見せ方にするべきです。たとえば、論点が「データAの時系列変化の計測結果」、メッセージが「〜の範囲で単調増加」である場合には、グラフ中の該当範囲に色をつけたり、単調増加している部分の拡大図を載せたり、増加を裏付ける近似曲線を重ねたりといった工夫が可能です。

まとめ

上記のようなチェックを通じて発表資料の論理構成が整ったら、後はそれをさらに明快にし、飽きさせないようにし、また洗練された印象にするための形式の調整によって仕上げる段階に入ります。仕上げの推敲についてはこちらの記事が参考になるはずです。