オレがチャットワークを使い始めた理由：後篇

導入時に気をつけた事

前回の続き
https://note.com/hironakajima/n/n5437ec452da1

それまでは社内でのコミュニケーションは、メール、電話、SMSが中心だった。

チャットワークは「チャットが出来るプログラム」という程度の知識しか無かったが、何かこれでコミュニケーションのあり方が変わるんじゃないかと思い導入した。

導入した結果分かったのは、「チャットが出来るプログラム」だったwww

ツッコミ大好きDJまいたけ氏からは「そのままやないか！」と言われてしまいそう。

写真勝手に使うな！と怒られそうだけど、指摘されたら引っ込めるスタイルでいきたいｗ

そして、また、内輪ネタになってしまった。
お詫びに再び下記を挟んでおく。

いや、でも「チャットが出来るプログラム」以外は形容のしようがないんだ。
そして、オレはチャットを求めてチャットワークを導入した。

タスク管理やもこれで出来る事を期待したが
あくまでチャットに紐付いたタスク管理の為だ。

当時はまだ会社内での人数も少なく、20名程しかいなかった。
最初は現地での内装プロジェクトに携わる5人で始めた。
オレ、現場監督x2名、デザイナーx1名、購買x1名だ。

↑2014年？当時くらいの現場監督達との写真

こういうシステムは導入するのは簡単なんだけど、導入して運用するためにはユーザーの理解を得られないとすぐに陳腐化して使われなくなってしまう。

身近な人とオレでがっつり使う事によって、便利さを知ってもらい、社内スタンダードにしたかった。

ベトナムは俺らが思う以上にデジタル先進国でみんながスマホを持って、公共料金の支払や電子マネーの普及もオンライン上で完結する。

チャットに関してはベトナム版のラインであるZALOもLINEと同じくらい普及している。

大丈夫だろうとは思ったが、事前にコアメンバーには理念を伝えた上で、チャットワークの導入を伝えた。

「今は会社の業績も思った通りには行ってないけど

いずれはT社(ベトナムでの日系内装大手)よりも売上、粗利、評判、全てで絶対に上に立てる！

ただ、そのためには君らの協力が必要なんだ。

オレ1人で頑張ったところで全然良いものは作れないけど、
君らのタレントに努力が乗って、それを効率的に回せれば必ず良い物が作れる。

でも今現在は顧客は俺たちの事なんて評価していないし、一番最初に頼みたいとは思っていない。

だからまずやらないといけいないのはポートフォリオ作りだ。

ただそのポートフォリオは作品作りではダメで、傑作じゃないと行けない。
1件1件をコモディティではなく、唯一無二の物だと思ってやってくれ。

そして傑作を一つ二つではなく、十、二十と積み重ねる内に、きっと頼みたい会社の候補に上げてくれるはずだ。」

こんな事を毎日現場監督のハーには言っていた。

↑現場監督のハーと(2017年、タンソンニャット国際空港にて)

そして、チャットワーク導入前にも同じ事をメンバーに伝えた。

「傑作作りを行うためにまずやりたいと思っているのは、効率的な動き方だ。
チームとしての動く為には情報共有を行うことが先ず大事だ。

今までは電話を使って個人対個人のコミュニケーションを取っていたけど、そんなんじゃメンバー間で情報伝え合うの手間がかかってしょうがないよね。

今後は1人が得た情報をチームとして共有して、無駄な動きを無くして行きたい。

そのためにこれを使ってみたい」

として見せたのがチャットワークだった。

チャットワークで変わった事

当時はチャットワークの使い方がよく分からなかったが、基本的な概念だけは理解していた。

「コミュニケーションを効率化する」

そのためには様々な媒体を使ってのコミュニケーションを最大限チャットワークに集約させるようにした。

SMSとメールはすぐに無くなった。
(当社比90%減)

内装のプロジェクトでは現場では常にトラブルは起こるから、
緊急時の電話は残ったままだったが、コミュニケーションを効率化出来ている実感はあった。

今思い返すと、最初に決めたルールはこれだった。

「1つのプロジェクトは”最大限”同じグループチャットで行う」

ベトナム人スタッフは結構みんなルールを守らないｗ

難しい場面になると自分で勝手に解釈してしまうから、考えなくても良いようにした。
どこまでやるのか決めるとまたややこしいから、”最大限(as much as possible)”とだけした。

・ファイル上げる時は同じグループチャットでアップしてね♪
・トラブルあったら同じグループチャットで共有してね♪
・質問あったら同じグループチャットで聞いてね♪

実際はこんな音符マーク付くような軽いノリじゃないけどｗ

そして、その他にもコミュニケーションで効率化出来た事が2つ程あった。

①メンバー同士の意図が明確になった事。

オレから見てもベトナム人のコミュニケーションのとり方は下手ｗ。

ベトナムいる日本人だとよく分かると思うが、日本語からベトナム語に翻訳してもらう時って
やたら時間が掛かる。

1分しか日本語で話していないのに、ベトナム語に翻訳すると5分も掛かるいう事が往々にしてある。

なんでそんな時間が掛かるのかと言うと、要約が下手なのと無駄な言葉多い。

情報にも優先順位の高い情報と低い情報がある。

本来であれば、言われた内容を精査して優先順位の高い物だけを教えるといったことが望ましいのだが、ベトナムだと社会人としてそういった事を上司は教えてくれない。

だから、みんなもらった情報を全て同じ優先順位で伝えてくる。

ちゃんと分かる場合もあるが、ほとんどの場合は聞くにも忍耐がいる。

これは前職でよく合った例だが見て欲しい。

「今日の午後、上司と話しをしました。Aプロジェクトの提出は5月13日だとベトさんに一週間前に伝えて、ベトさんはそれで問題無いと答えました。だから提出の遅れは承認しないと言ってました。」

いつ話したとか別に良くない？

「〇〇さんはこう言いました」っていうのは要らなくない？

「ダメです！」だけで良くない？

みんな整理するのが苦手だからというのと、上司が言ったであって、自分が言ったんじゃないぞというのを強調したいせいか、長ったらしいい文章になる。

仮に「上司を入れるにしても」これくらいにしてくれと思ってしまう。

「上司に確認しましたが、遅れはダメです。」

こういうい根本的な非効率はあるんだけど、文字ベースの時は書く手間が掛かる分、口語ベースよりも無駄が省かれた。

②聞き取りミスが無くなった。

先程のは情報の伝え方、そしてこちらは言葉(単語)の聞き違いの事。
前職では日本人とベトナム人が入り交じる職場で英語でのやりとりだった。

お互いに第二言語同士だから、言葉の聞き違いが発生するのはどうしても避けられない。

そして、日本人の英語とベトナム人の英語は相性が悪い・・・

BOOK(本)という単語も日本人が発音すると「ブック」となるが、
ベトナム人が発音すると「ブッ」となる。
（英語の発音がカタカナで表現出来ないという批判もあるだろうが、参考程度にとどめておいて欲しい。）

単語一個一個をはっきり発音する日本人と、一個一個をはっきり発音しないベトナム人。
こういう小さな言葉の積み重ねでディスコミュニケーションは起きる。

これはオレに取って苦痛の種だった、だからベトナム人メンバーにしても同様だったと思う。

チャットベースでコミュニケーションを始めてからはこの、発音の癖の悩みから解放された。

そして現在

前職ではチャットワークが複雑なシステムで無いことや、その便利さを感じてもらって。
すぐにみんな適応していったくれた。

そして、オレはと言うとチャットワークのヘビーユーザーになりつつある。
この気軽さが楽すぎて、逆にメールにもどると「いつもお世話になっております」の一文を書き始めた所から面倒臭くなるｗ

今では顧客とも月次の会計をお願いしている会計士、税理士先生方ともこれでコミュニケーションを取っている。

「いつもお世話になってます」という文章から解放され
必要な言葉だけの会話で済ませることが出来ている。

↑実際のやりとりの様子。

2018年にはチャットワークの普及に務めるエバンジェリストという称号をもらった。

エバンジェリストの定義はチャッワーク社の説明によると下記の通り。

ChatWorkでは、チャットワークを使いこなし、自ら広めてくださる方を「チャットワークエバンジェリスト」に認定し、エバンジェリストと一緒にチャットワークの普及活動に努めています。

つまり、チャットワーク・愛の伝道師。

オレにぴったりじゃん！と思い、

通常チャットワークエバンジェリストはお声が掛かるだが、オレの場合はお声が掛からなかったｗ

男女の出会いと同様に待つだけだと全然進展しないから、

「エバンジェリストにしてくれー！」という一方的な押し売りを頑張ったｗ

そして、エバンジェリストの称号をもらえた。

最後に・・・

チャットワークを使い始めたきっかけは、儲かる組織を作る為の効率化の一部だった。
それは1つのシステムだけを導入して上手くいくものではなく、複合的に組み合わせて改善出来る。

チャットワークはその改善の第一歩として使い始めたのだが、このツールでこんなに業務が変わるとは予測出来なかった。

いまだと普通になりすぎていて、何も感じないくらい業務の一部に溶け込んでいる。

オレが関わっている内装業界だと、古い慣習がずっと残り改善が行われない。
いや、非効率なやり方をしている事に気がついてないから、改善の仕方が分からないのかもしれない。

こんな世界にどっぷり浸かっていたから、当時チャットで仕事をするというのは画期的だった。

迅速な行動を心がけているオレにとっては相性が良く、今では大事なパートナーになっている。

今後はこれを自分で使うと同時に、周りの人にも使ってもらえるように普及活動に努めていきたい。

最後に、チャットワーク・エバンジェリスト対談がオレには来ないので、勝手にやっちゃいます。

Q:チャットワークエバンジェリストとしての意気込みを教えてもらえますか？

言葉の意味は分からんが、とにかくすごい自信だ！！

以上！