（GAS)ClassroomとTeamsを連携することで職員間の情報連絡をまとめてみた話。

　今回もとんでもなくニッチな話です。普段は学校関係の教職員の方をターゲットにして記事を書いていますが、一般の教職員の方は読み飛ばしていただいて構いません。 Google apps Script(通称GAS)を使ってクラスルームにストリーム投稿した連絡内容をMicrosoft Teamsのチャネルに自動で転記することに成功したのでそれをお伝えします。

日頃の情報共有の手段はこんな感じです。

そもそも、私の勤務校では、以下のような サービスを使って職員間での情報共有連絡を行っています。

①C4ｔｈ
・校務支援システム（１０年くらい前から）
・児童に関する学籍、成績、出席、保健などのデータを扱う
・基幹システム的な存在
・自治体の教育委員会からの連絡はここで周知される
・校内掲示板で日々の連絡を共有している
・職員室内のWi-Fi環境でのみ閲覧可能

②google Classroom
・職員用（児童を招待しない専用）を運営・運用している（２０２２年度の４月から）
・欠席フォームや下校方法の連絡などの家庭からの連絡を受け付ける
・職員会議資料を共有する
・情報担当である私が管理している
・google関係のファイルに関わる連絡・共有をする場所としての存在
・チャットは使えるもののGIGA端末にはアプリが入れられない。

③Microsoft Teams
・夏休みに自治体の校務関係のファイルサーバーの代わりに導入
・個人と個人とのちょっとしたやりとりにチャットを活用し始めているがうまく使えていない
・それまでの校務ファイルはすべてここにあるのでよく開く場所となっている
・スマホや家庭では使用不可の設定

どこを見ればいいの？

と言うことで、毎朝私たちが職員室に行って情報掲示板を見るためには、この3つに目を通さなければいけなくなります。正直見落としも多いですし、何か便利なツールなのになんか振り回されている感じがします。過渡期を迎えているた、仕方のないことなのかもしれません。

理想はチャットがいいな

一番の理想は、Googleチャットを使ったり、Microsoftのチームズのみで運用することが理想かなぁと思っています。というのも見ようと思えば、職員室だけでなく教室でも家庭のPCでも、またスマホでも見ることができるのです。しかし、 teamsは職員室のみでしか利用ができず、Googleチャットはギガ端末では利用できないと言うちぐはぐな自治体による設定がなんとも歯がゆい。

ひとまず、 googleとMicrosoftを連携してみる

と言うことで、前置きが長くなりましたが、今回はGoogleクラスルームでストリーム投稿した内容をMicrosoftチームズのチャネルに反映させると言う方法です。

今回のフロー

① googleクラスルームのストリーム投稿内容をスプレッドシートに取得する（時間ベーストリガーで１５分おき）
② 取得した内容を発言したメンバーをIDから特定する
③ 取得した内容をチャンネル宛にメールを送る
④ microsoft Teams側でメールを受け取りチャネルに反映させる

以下に紹介するとても素敵なプログラムを活用して①②③を行います。本当に実務で使える素敵なプログラムです。

この中にある「mail関数」の部分で

function mail(name,text,alternateLink,creationTime){
 let To = '';
let Options = {
 //'cc':'ここ', //ここでCCを設定、学年主任や養護教諭、複数設定したい場合は半角カンマで区切る
 //'bcc':'ここ' //ここでbccを設定、学年主任や養護教諭、複数設定したい場合は半角カンマで区切る
};
// 自動返信メール件名
let Subject = 'コメントがありました';//こちらはメールの件名
// 自動返信メール本文
let Body =
name + 'さんから投稿がありました。\n\n'+text+'\n\n詳しくはリンクから確認してください。\n'+alternateLink+'\n\n更新日時：'+creationTime;
 GmailApp.sendEmail(To, Subject, Body, Options);
 }

２行目にある

let To = '';

の''の中にTeamsのチャネルのアドレスを入力するだけです。ちなみにアドレスを確認する方法は以下の方法で確認できます。チャネルの３点メニューから「「メールアドレスを取得」を選ぶと表示、取得できます。

Teamsのチャネルごとのメールアドレスを活用する

最後に以下の図のように「getCourseAnnaouncement関数」を時間主導型トリガーを設定します。私は１５分おきにしました。これで 15分に1階クラスルームの投稿があったかをプログラムが確認して、もしあったら設定されたメールアドレスにメールを送信してくれます。

あとは④として チームズ側がメールアドレスを取得してそれをチャネルに反映させてくれます。これでひとまずクラスルームで ストリーム投稿をして情報共有をした場合、１5分以内に自動的にチームズのチャネルに反映されると言うこと言ってます。

まだ、連携したてで成果はまだ 何とも言えません。しかし忙しい時間の中でチームズだけで各種連絡が確認できるのは良いことなのかなぁと思います。 そもそも、クラスルームとチームズが同時に走っているような職場もなかなかないのかなあと思います。正直、今のコミュニケーションの仕方が果たして適切なのかよく分かりませんが 、こんな実践でも 誰かのお役に立てれば嬉しいです。