【業務効率化】業務効率化する前にBPMを検討したほうが良いかと思う理由

この記事は私がブログに投稿していた記事の転載となります。
元記事はこちらになります（内容は全く一緒です）

この記事は「corp-engr 情シスSlack（コーポレートエンジニア x 情シス） Advent Calendar 2019」の12月17日の記事です。

私は現時点ではまだ正式にコーポレートエンジニアではありません。現在はスタートアップでコンサルをしている傍ら過去のエンジニアの経験を活かしてコーポレートエンジニア的な立ち回りをしています。今後徐々にコーポレートエンジニアの比重を増やしていき、コーポレートエンジニアを本業としていこうとしている者です。
そのため、現時点では情シス的な話で皆様に伝えられることはまだあまりないかと思うので、エンジニア時代の経験をもとにBPMについて書いてみようと思います。

昨今のシステム環境について思うこと

私的な意見ではありますが、昨今のシステム環境に関して以下のように思います。
・ 多くのSaasプロダクトがリリースされている。旧来からのシステムに加えて便利なシステムを数多く誕生しており、業務で関わるシステム、サービスも増えている。

・働き方改革により長時間労働の是正と労働生産性の向上を求められるようになる。これを実現するためにシステムやアウトソーシングの活用による業務の効率化、外出しが必要となる。

・すでに注目を集めていたRPAやAIといった自動化、効率化のシステムなども働き方改革によって更に注目を集めている。

上記のように、便利なシステム、サービスを(実際的には利用していないが内部で動いているケースも含めて)利用する機会は今後より増えていくでしょう。

発生する問題

意味のない効率化
これは、全てにおいて発生するわけではないと思いますが、RPAによる自動化やアウトソーシングを利用した業務の外出しは適切に行われないと無駄な自動化や、さらなる業務の非効率化の発生リスクが伴います。非効率化とまではいかないまでも、自動化した業務がそもそも自動化する必要がない業務だったということもあるでしょう。
例えば
営業成績を集計するような業務があったとして、
1. 各営業所からデータを収集する
2. 集計担当者がデータを手作業で集計
3. 集計結果を各営業所長に送付
という業務が行われていたとします。
何も考えずに#2をアウトソーシングした場合、たしかにその部分だけの工数は浮くでしょう。
しかし、その分外注先とのコミュニケーションコストは発生しますし、場合によっては集計結果の正確性のチェックを行わなくてはいけないかもしれず、そのメリットは非常に小さいものになってしまう可能性があります。
そもそも、#2の業務は蓋を開けてみるとそんなに大変ではなく、#1 , #3のほうが時間がかかっていた 。なんて場合もあると思います。

減らない教育コスト
上の例でいうと、集計業務を行っていた事務職員が退職や出産休暇などを取った場合を考えてみましょう。 新たにその業務の担当者をアサインすることになるわけですが、当然教育する必要があります。 多くの場合は業務マニュアルが存在し、それを見ながら前任者から業務の引き継ぎを行うことになると思います。 こういったコストは、ある程度はしょうがないものとも思えますが、マニュアルの陳腐化、前任者の急な退職などで正しく教育を行うことができない場合などにはそのコストは大きく膨れ上がり、馬鹿にならないものになってしまいます。 マニュアルが陳腐化しないようにすればよいだけとも考えられますが、マニュアルのアップデートも意外と馬鹿にならない手間だと思います。

システムのカオス化
便利なサービス、ツールが多く出てきており、それ一つ一つを取ってみると利便性の高い素晴らしいものたちと思います。しかしながら、そういった利用するサービス・ツールが増えると、それらの連携・管理などが複雑化しているのではないでしょうか？その結果、どのサービス間が連携されているのか把握していない人も出てきたりするでしょう。その状態で業務フローの変更やシステムリプレイスが発生すると、今までできていたことが急にできなくなり、その原因調査や復旧にも時間がかかってしまうと思います。 この問題点については経験の浅さから若干ふわっとしており、申し訳ありませんが、以前よりもカオス化しているのではと考えています。

BPMという選択肢

BPMとは？
皆さんBPMをご存知でしょうか？ググっていただいたほうが詳しく記載されているので、サラッとだけ解説しますが、BPMとはビジネスプロセスマネジメント(Business Process Management)の略で、業務のフロー図をBPMNという記法をもとに可視化し、そのフロー通りに業務を実施する中で問題、ボトルネックの分析を行いそれを改善していく取り組みのことを指します。重要なことは継続的にPDCAを回すことで、業務プロセスの改善・最適化を行うことにあります。それをサポートするシステムをBPMS(Business Process Management System)といいます。

BPMSを導入するメリット

メリット１：業務の整理ができる
まず最初のメリットとしては、今ある業務を可視化することができるというところにあります。多くのBPMSでは業務の小さい単位のタスクやシステムの連携など、その業務で起こりうる事象をすべてフローに落とし込むことができます。これによって、業務の細部が今どうなっているかわからなくなるということはなくなるでしょう。また、業務と業務のつながりを定義することもできるため極端な話その会社で行われている業務すべてをフロー化することができます。営業が物を売る→経理で売上を立てるという業務も別々にフロー化することができ、一方の業務が完了したことをトリガーに別の業務を開始することができるためシームレスに業務を連携することができるようになります。また、PDCAを回す過程で業務フローが変化しますが、BPMSが業務の中心にいることで、業務の変更→BPMS上での業務フロー図の変更となるので、極端な話マニュアルの変更などは不要になります。

メリット２：業務改善の効果を測ることができる。
多くのBPMSにはPDCAを効率的に回すためのBIツールのような分析機能が備わっています。これにより、現状の分析を行うことができ、どこがボトルネックになっているのか精度高く把握することができるようになります。問題点の予測がつけられたら、業務の順序を変えたり、不要な処理をなくす、自動化するなど、より効果的な施策を検討することができるようになります。また、改善実施後にも同様の分析を行うことで、改善施策の効果測定を行うこともできるので、改善施策の妥当性を検証することができ、効率化の価値を明示することが可能となります。これによって意味のない効率化を行うリスクが大幅に低減させられます。

メリット３：BPMS単体でもできる業務効率化/教育コスト削減
BPMSにはトリガーを設定することによる業務の自動開始機能や他システムとのAPI連携が可能な機能を備えているものが多くあります。すなわち、BPMS単体でも業務の効率化を実現することが可能となります。また、メリット１でも説明したとおり、BPMSが業務の順序、やり方、タイミングなどを把握しているので、教育コストも大幅に減らすことができます。イレギュラーケースのカバー率という話になると目をつぶりたくなりますが、通常発生する業務については担当者にアサインされるタスクを順番に処理すれば基本的には業務を行うことができるようになります。

このようにBPMSを利用することで効果的で継続的な業務改善を行うことができるようになります。陳腐化しないマニュアルのように常に整備された最新の業務フローが可視化されつづけ、安定した効率的な業務を実現することが可能になります。

最後に

つらつら書いていて、BPMSの回し者みたいになっていますが、現職ではBPMSと全く関係ないことをしており、決して回し者ではありません。ただ、米国など海外ではそれなりに普及しているBPMSが国内だとそこまで利用されていない現状だと思っており、しかし適切に利用すれば継続的に確実な効果を得ることができるシステムだとも思っているので、ご紹介させていただきました。

書きなぐってしまったためまとまりのない文章となってしまいましたが、最後までお読みいただき、ありがとうございます。