ファシリテーションスキルで生産性を高めたい！

GLOBIS学び放題で今まで本やWebで勉強してきたことを学び直すことが楽しくてたまらない。掃除やアイロンをしながら、ランニングをしながらでも学習できることも最高！

ながらで聴いた教材を、再度、机に座って、資料も見ながらアウトプットすることで、自分の中にインプットを定着できる。

今回はその中でもリーダー必須のスキルである「ファシリテーション」を取り上げたい。

私も毎日ミーティングしているが、ファシリテーションスキルを高めることでミーティングの生産性やアウトプットは必ず変わると感じている。自分自身も最近、ミーティングで、進め方を誤り、思う方向に進められなかったことを経験。だから、なおさら、整理して身に着け、進化につなげたい。

また、誰もがミーティングや会議に毎日参加し、打ち合わせを行っているけれど、その生産性は高いだろうか。ファシリテーションスキルをみんなが身に着けることで、必ず生産性や精度が高まる気がしてならないんで、自らの再確認のためにも、学んだ考えを整理したい。

「腹落ち」を生みだすコミュニケーションの技術

ファシリテーションのゴールは、合意形成し、参加したメンバーに「腹落ちさせる」こと。
チームや組織で仕事を進めるためには、色々な意思決定があり、また、メンバーがその意思決定や方針に対して、納得することが重要。それをビジネスでは「腹落ち」ということが多い。

「腹落ち」について今まで明確に定義したことはなかったが、GLOBISではこう定義されていた。

「腹落ち」
目的と理由を深く理解し、あるべき姿を自ら描き、わくわく感を持ち、当事者意識を持てるレベルで納得している状態

なるほど、この定義に腹落ちできた。

そして、ミーティング等で、「腹落ち」させるためには、（１）事前準備と、（２）さばきについての、注意点を理解し、意識して取り組むことが大切だ。

（１）さぼると後悔、事前準備（仕込み）

事前準備（仕込み）の注意点と取り組みのポイントは次の通り。

（１）事前準備「仕込み」
＜事前準備の注意点＞
　・出発点と到達点を明確に
　・参加者の状態を把握する
　・到達点に至るまでの論点を決める

出発点や到達点を明確にすることを怠ると必ず失敗する。
また、参加者の目線や知っている情報レベルの確認を怠った場合、議論がかみ合わない。
ファシリテーションの前段で、しっかり準備することが大事だとわかっていても、失敗するたび、反省してる。

事前準備の肝は論点の地図を頭の中につくること。

論点とは、意見・主張が答えになる「問い」。
論点を具体的に考え、地図を描くことが、事前準備「仕込み」の肝。
ミーティングを設定したり、参加するときは必ず、論点を想定、整理し、臨みたい。

また、ミーティングの最中は論点がいろいろ広がる。しかしならが、それは一定許容しながら、「広げる」、「絞る」、「深める」ことで、論点を把握し、整理する。

また、論点はミーティングの中では放っておくと、発言されないことが多く、参加メンバーの発言に複数の論点が含まれることも多い。そして、複数の論点の関係が複雑な場合も多く、ミーティング中は、一部の論点にのみ注目しがち。このあたりの傾向も理解しながら、論点把握と論点整理を丁寧に進めながら、到達点をめざしたい。

（２）ここが本番、さばきの技術

さばきの注意点と取り組みのポイントは次の通り。

（２）議論を進める「さばき」
＜さばきの注意点＞
　・発言を引き出す　
　・発言を理解・共有する
　・議論を方向付ける
　・結論付ける

ファシリテーションスキルの醍醐味はこの「さばき」力だと思っている。
周囲からの発言を引き出し、合意形成し、意見をまとめる。

グループディスカッションなどの研修やイベントならば、なんとでもまとまるが、リアルビジネスの世界ではそう簡単にはまとまらない。

しかしながら、このファシリテーションスキルをみんなが理解し、身に着けることで、チームとしての合意形成が必ずできると考える。

自分自身のスキルだけではなく、みんなが身に着け、取り組むことで、ミーティングの生産性と精度は必ず上がる。

さばきのフェーズのポイントは以下のとおり。

〇発言を引き出す
・発言に対する意欲を高める
　話しやすい、興味を持ちやすい論点
　から始める
　発言を躊躇する原因を取り除く
・発言しやすくする刺激を与える
　答えるべことを絞って意見を聴く
　内容や説明の仕方を具体的に示す

〇発言を理解し、共有する
・発言を内容を理解する
　中で何が主張なのか
　その根拠は何か
　発言の目的は何か

〇発言への対応を決める
・発言を論点と意見の２面から捉える
・今ここで議論すべき論点か？という
　観点から評価する

〇質問時の言葉の使い型に留意する
・議論での一致点と対立点を明確にする
・議論を止める際は相手の感情に配慮する

〇結論づける
・議論の到達点を確認する
・決まっていること、決まっていないこと
　を明確にする
・誰が、いつまでに、何をするのか明確にする

ミーティングには誰もが当たる前のように参加して、自然体で取り組んでも進んでいくが、ポイントを全員で理解し注意すれば、必ず生産性と成果は上がる。

（３）合意できなかった場合は、次につなげる

手法や注意点を理解してても、議論がまとまらないときもあるので、そのときの対処も準備したい。

〇合意できなかった論点整理
・合意できてない論点整理と細分化
　合意するため必要な論点を考え確認
　合意に必要な条件をみたすための検討を依頼
　次回／条件が明らかになった時点で報告
　してもらうよう依頼
・合意できた論点と結論
　後戻りしないため、合意できた論点と
　結論は必ず固める

（４）議論が対立する原因と解決策

ミーティングにおいては、必ずしも、参加メンバーの利害が一致し、まとまるとは限らない。むしろ、まとまらないことのほうが多いかもしれない。そこで、議論が対立する原因やその際の解決策も理解しておき、適正、最短で対処することを心がけたい。

〇議論が対立する原因と解決策
・認識の違い
　見えている景色の違い
　⇒見方を共有する
・解決策の違い
　考え就く解決策のちがい
　⇒解決策の良い点、悪い点を共有する
・判断基準の違い
　あるべき姿・目的の違い
　⇒あるべき姿・目的を共有し合意を引き出す

また、議論をまとめるために、当たり前のように心がけたいことは、

・感情に働きかける
・創造的・活発・安心感がある雰囲気を作る

であり、リーダーは特に参加メンバーの感情（ポジティブ・ネガティブ・無関心）にも注意を払い、対処したい。

まとめ

普段、何気に参加するミーティングや会議。
なんとなく始まり、なんとなく終わってないか。集まった目的は何で、それは達成できたのか。振り返ってみると、何が目的だったのか、結論は何なのか、誰が宿題をもったいるのか、次は何をするのか、など、不明確なまま終わってしまってないだろうか。

少なくとも私の経験では、そのようなミーティングに何度も参加し、残念ながら、何度も主催してしまっていた。

よって、自戒の念も込めて、ミーティングや会議を意味のあるものに、生産性を高め、成果がでるものに変えていきたい。そのために、自らがファシリテーションスキルについて、理論的に習得し、周囲の仲間にも広げていきたい。

引用：GLOBIS学び放題「ファシリテーション」