仕事の優先順位

仕事には、人に作業依頼したり、クライアントに成果物の確認依頼をしたり、相手のアクションが必要な局面があります。
「自分以外のアクションが必要な仕事」「他人に影響を及ぼす仕事」を優先に片づけるのが、スムーズに仕事を進めるコツです。

ケース１

1日のタスクが3つある。
１．毎日ルーチンで担当している自分の作業。手慣れているので作業時間も見えている。
２．夕方にある社内でのミーティング。アジェンダを自分が用意することになっている。
３．クライアントへの資料提出。最終チェックして、 今日の営業時間内にメールで送る。

どの順序で片づけるのがよいでしょう。
２は自分の作業だけど、アジェンダが用意できていないとミーティングの進行に影響が出ます。なので優先で片づけておきたい。
では１と３なら？３は営業時間内に送ればよいので一番最後に回してもよさそう…と思わずに、受け取る相手がいるので余裕をもって対応しておきたい。
そのように掘り下げて、２→３→１の手順を導き出します。

ケース２

納期まで10日間あるレポート作成がある。
作成は1日あればできるボリューム。依頼書を納品2日前に読み、納品1日前にレポート作成して、指定の期日にレポートを納品する。

……と、いうスケジュールを立てるのはおすすめできません。
この場合、直前まで放置せずに、先に依頼書に目を通します。そうすれば、依頼書で確認が必要な事項があった時に余裕をもってクライアントに連絡できるからです。
作業直前に依頼書を読み、確認の連絡を入れたら担当者が出張で、戻りが納品日、だとしたら悲惨。納期に間に合わない可能性も出てきます。
要するに「自分以外のアクションが必要になるかもしれない」という予測をした上で、手順を考えているのです。

文章で表現してみると「なんだ、簡単じゃないか」と思うかもしれません。
しかし、現実はより多くのタスクを抱えていることもありますし、状況が複雑なこともあるでしょう。
そんな時に焦って仕事に着手するのではなく「なぜその順番でやるのか」を考えることが大切なのです。