大手インフラ企業に就職するデメリット③本社等からの文書指示

インフラ企業で働くビジネスパーソンにとって、文書は不可欠なツールです。文書は、日々の業務指示や事務的連絡に使用されるため、これを適切に管理することが求められます。しかし、現状では、この重要な文書管理に多くの問題が存在しています。

一つの大きな問題は、情報過多です。多くの文書は、重要な情報を分かりやすく伝えるという基本的な目的を果たしていません。情報が詰め込まれすぎており、何が重要かを判断するのが困難です。さらに、「行間を読め」といった曖昧な指示が口頭で伝えられることもあります。

また、責任回避のための文書の使い方も問題です。文書で指示を出すことは実績の位置づけにもなっているため、無理やりでも出そうとする者もいます。そのため、内容の薄い稚拙な文章が横行しています。これは、指示を出す側と受ける側の双方にとって不明瞭で効率の悪い方法です。

また、文書に対する問い合わせについては、口頭で回答し、文書に残さない（誰誰の指示といった形跡を残さない）といったこともよくあります。

インフラ企業における文書管理の改善は、業務の効率化に直結します。担当者自身の実務レベルの向上も重要ですが、それを指示する上司のマネジメント力向上も必要だと思います。