長期のプロジェクトを管理する方法

昨日は久しぶりの休日で、３ヶ月ぶりにジョギングに行ったのですが、足が重くて走れず、３Kmウォーキングして帰宅した上田です。コロナの影響でエントリーしていたマラソン大会などが尽く中止となり、目標を失って走れてませんでした。

目標がなくても走ることを続けれる強靭な精神力が欲しいものです。

今日は、Facebookでマツモ不動産の松本さんにリクエストいただいた、「建築のように一つのプルジェクトが長期に渡る場合どのように仕事管理されてますか？」についてお答えしていきたいと思います。

建築の仕事（例えば住宅の新築）はご依頼いただいてから、完成までに１年近くかかります。

スケジュールは土地探し２〜３ヶ月、設計３〜４ヶ月、工事５〜６ヶ月とざっくりこんな感じです。

この中で僕が関わっているところは、設計ー工事のおおよそ１０ヶ月です。
この間にかなりの数の物事を決めないといけませんし、工事期間に入ると現場はどんどん進んでいくので、僕が決めていないと現場がストップしてしまいます。

建築の現場の話でいくと、例えば大工さんがカウンターを取り付けるとします。
ここで決めないといけないことは。

・カウンターのサイズ
・材種
・仕上げ
・取り付け方法
・取り付け高さ

この5つです。

この5つを全て決めて、も翌日から大工さんがカウンターを取り付ける工事ができる訳ではなく、材料を発注して、それが現場に届くまで数日かかるので、僕たちはそれを見越して上の5つを決定しておかないといけません。

もちろん、工事着工までにこの辺りを全て決めてからスタートできれば良いのですが、着工までの期間が短かったりすると、そういう訳にはいかない場合もあります。

どんな場合でも、大工さんや職人さんたちの手が止まってしまわないように、現場の工程を基に、設計としての工程をを組むことが大切です。

明確な設計工程表を作れればそれにこしたことはないと思うのですが、
常に動いているプロジェクトが多数あってそれぞれのスケジュールがかぶってしまうといけないので、僕は決めることも全てスケジュールとして管理しています。

スケジュール管理の方法はいろいろ語られていますが、僕が一番いいと思っている方法が、タスクも全てスケジュールにする方法です。

打ち合わせなどの実際のスケジュールと同じように、例えば、図面作成や発注、〇〇さんに電話、〇〇さんに確認なども全てスケジュールにして手帳やグーグルカレンダーで管理しています。

僕の場合は基本的にグーグルカレンダーで管理しますが、紙の手帳も併用して使っていて、全体の計画は紙の手帳でやっています。

紙の手帳はバーチカルで３６５日が繋がって見える”D-BROSSのクリエーターズダイアリーを使っています。普通の手帳だと、見開き１週間や1ヶ月などそれ以上のものがないので、プロジェクトの期間が長い建築の場合は数ヶ月先まで俯瞰して見れた方が抜けが減るのでこの手帳を使ってます。

実際の使い方はと言うと、さっきのカウンターの話を例にとると、
お施主さんとの打ち合わせでカウンターの取り付けが決まる
↓
現場にスケジュールを確認し手帳に書く
↓
その１週間前にカウンター発注と書く
↓
さらに１週間前（スケジュールにより２ー３日前）にカウンター詳細決めると書く

といった感じでやることが発生した瞬間にやる日を決めてしまいます。

このように、タスクを全てスケジュールにして管理することで長期間のプロジェクトでも、多くのプロジェクトが重なっていても管理できています。

あとは、現場監督に発注の１週間前に決まってなかったら教えてね。と念のために頼んだりもしています。

松本さん、答えになりましたでしょうか？
参考になれば嬉しいです。

ということで、今日も学びの多い1日でありますように！！