Notionのデータベースを使いこなそう(大学の単位をNotionで管理してみる)

# 大学の単位

これをNotionを使って解決します。

# なぜNotionか

Notionは簡単に｢同じデータベースを複数の場所に設置｣できるからです。これによって、特定の種類の科目ごとに表示することができます。自分の見たい項目のみをまとめて見れます。

何を言ってるか わからないかもしれないので、次の項目で実際に例を見てみます。

現在Notionはブロック数の制限が無料版でもなくなったので、今まで躊躇していた人もぜひ使ってみてください。

Notionを使ったことない人だと本記事は分かりづらいかもしれません(説明は画像つきで丁寧にしたつもりです)。その場合は、Npedia -Notion情報局- から知ることができます。日本語での情報がたくさんあるので安心です。たぶんあなたの推しツールになります。

# ページとデータベースの作成

以下のように、履修例というページからTableビューでデータベースを作るとします。/tablefullのように打つと｢Table - Full pageが出てくるのでそれを選択します。

以下のような履修Masterというデータベースを作ってみます。

プロパティは
｢科目名｣がText、
｢評価｣｢大｣｢中｣｢小｣｢種別｣がSelect、
｢単位｣｢年度｣がNumberです。
見ての通り、｢大｣｢中｣｢小｣は科目の種類です。｢外国語｣｢専門｣｢教養｣など、学部によってさまざまな くくり があると思います。
｢年度｣の小数点は、前期が1、後期が2を表しています。こうすることで、ソートやフィルタリングがしやすくなります。
｢評価｣については、すでに履修したものには評価を、未履修の科目には｢未定｣の値を入れています。

コピペやNotionのDuplicate機能を使って賢く入力。

# linked database を使う

次に先程の履修例ページに戻り、linked database機能を使います。linkedと打つとCreate linked databaseが出てくるのでそれを選択します。

すると、データベースを検索して選択することができるので、履修Masterと打ち込み、先程作ったデータベースを選択します(Enterを押すかクリック)。

これで、履修Masterを表示させることができました。今はまだ見づらかったり、思っていた順番ではないと思いますが、これは後で変えます。

linked databaseによって表示されたデータベースは、以下のような特徴があります。

ーーー1つ目ーーー
linked database でデータを編集すると、元となったデータベースにも反映されます。
上の画像でいう｢科目034｣｢専門｣｢2｣などのデータの部分(青く見えるところ)や、｢科目名｣｢中｣｢単位｣といったプロパティの部分の変更は、オリジナルのデータベースに反映されます。

ーーー2つ目ーーー
同じデータベースでいくつもの linked database を作れる。

ーーー3つ目ーーー
右上の｢…｣の部分から使用できる｢Filter｣や｢Sort｣、｢Propertiesでの表示設定｣などの変更は、オリジナルのデータベースや他の linked database には反映されない。

これらの特徴をうまく使用することで、自分の見たい項目のみをまとめて見れるようになります。

次の項目からは、実際に機能を使います。

# 今期の履修科目を見る

今期の履修科目のみを表示させる前に、まず必要でないプロパティを非表示にします。
右上の｢…｣の部分から使用できるPropertiesを選択して、見たいプロパティ以外をオフにします。

ここでは、｢科目｣｢単位｣｢年度｣のみをオンにしました。この3つ以外は非表示になりました。また、見やすくするために、列幅を小さくしました。

次に、右上の｢…｣の部分から使用できるFilterを選択します。

Add a filterをクリックするとフィルターが追加されました。

このフィルターを ｢年度｣=｢2019.1｣に変更します。すると年度が2019.1の科目だけ表示されました。自分の見たい年度でフィルタリングができました。

# 単位数の合計を表示する

先程の｢年度｣=｢2019.1｣でフィルタリングしたデータを用います。一番下のNewの行の下にカーソルと持っていくと、Calculateボタンが現れます。

Calculateをクリックすると、様々な計算方法が出てきます。今回は単位の合計を出したいので、Sumを選択します。

一番下の行に、単位の合計が出ます。

# もっと見やすくする工夫

ここから先は、
履修例ページにlinked databaseを作りフィルタリング、
の繰り返しです。しかし、それだけだと履修例ページにたくさんのデータがあって見にくくなってしまいます。

そこで、折りたたみ機能を使います。履修例ページの一番下に/toggleと打つとToogle listが出てくるのでそれを選択します。

三角のマークとうっすらToggleが表示されるので、そこに｢今期の履修｣などと入力します。

次にトグルを開きます。三角のマークをクリックするか　Ctrl + Enter で開きます。

先程の｢年度｣=｢2019.1｣でフィルタリングした linked database をこのトグルの中に入れます。linked database の左上の点が6つ並んでいるところをドラッグすることで動かせます。

移動した詰められるので、表示が がらっと変わります。

これで再び三角のマークをクリックすると、トグルを閉じることができます。必要なときに表示して、不必要なときに折りたたんで隠す事ができるので便利です。

# 特定の種類の科目とその単位の合計

履修例ページにlinked databaseを作りフィルタリング、では少し面倒なので、複製します。

今期の履修のトグルの左の点が6つ並んでいるところをクリックしてメニューを開きDuplicateを選択すると、

同じ行が増えます。このトグルの中身も複製されるので、これを弄ります。

ここでは、科目の種類｢大｣が｢外国語｣である科目とそれらの単位の合計を表示させました。｢大｣ Is ｢外国語｣でフィルタリングです。三角のマークのあるトグルの行には、外国語で必要な単位の合計を入力しています。

あとはこれの繰り返しです。

以下の画像は例なので数字などは適当です。見出しをつけると見やすいと思います。

最初の方の、

Notionは簡単に｢同じデータベースを複数の場所に設置｣できるからです。これによって、特定の種類の科目ごとに表示することができます。自分の見たい項目のみをまとめて見れるようになるのです。

が理解していただけたと思います。エクセルやスプレッドシートでは、関数を覚えなければなりませんが、Notionであれば簡単に表示できます。入力さえ終われば、あとは頑張らなくてもできちゃいます。

また、履修したい科目が変わってもすぐに対応でき、自分で計算しなおす必要も無いです。Notionが勝手に合計を出してくれるので楽だと思います。

# 科目毎のページができる。

データベースの先頭の列にカーソルを合わせると、OPENボタンが表示されます。

これをクリックすることで、その科目がページとして開きます。一番下の｢Press Enter ~｣の部分にその科目について何かメモをとることもできます。

# 最後に

これは別に大学の単位に限った話ではないです。ぼくはざっくりとしたお金の計画などは同じように linked database を使って書いています。ある期間ごとに区切って見たいからです。

画像を見ての通りぼくはダークモードが好きです。