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ペーパーレス化に関して

ヒデ

皆さんはパソコンを持っていますか？今や持っていない方のほうが少ないのではないでしょうか。そんな中、なんでも電子化できてきているということを通じてペーパーレス化が進んでいます。今回はそんなペーパーレス化に関してお伝えしたいと思います。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、その名の通り紙（ペーパー）の利用を減らし、パソコン等で電子化ファイルとして閲覧できるようにすることで、業務効率を改善しようとする取り組みのことを指します。

具体的には、紙類にかえてPDF文書やインターネットFAXを利用したり、電子書籍、電子カタログ、Web会議の活用や、日報や勤怠管理なども電子化・クラウド管理を行なうことで、ペーパーレス化を実現することが可能です。

そもそもペーパーレス化はなぜ必要なのか？


業務上、紙を減らすことによって、コスト削減や業務効率の向上、セキュリティ強化など、様々なメリットが生まれます。

紙の原料となる森林が伐採されるスピードと、森林が再生するスピードは比例していないことから、数年前から森林保護が叫ばれています。

二酸化炭素を酸素に変えてくれる森林が現象していくと、地球全体の二酸化炭素の量が増えることとなり、地球温暖化への影響が懸念されています。

マクロな視点からは、ペーパーレス化によって地球全体の環境保全にもつながるのです。

国が推進するペーパーレス化

政府が提唱し、2019年4月1日から施行された「働き方改革」の具体策のひとつとして、ペーパーレス化も含まれています。

これまでは紙での保存が義務付けられていた文書ですが、国としてもペーパーレス化を推進すべく「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの法改正が行われました。

この法改正以降、全ての契約書や領収書は、スキャンしたり電子文書として作成・保存することが可能になりました。

時間や場所の制約から解放された働き方改革の需要が高まる中、どこにいても文書の閲覧・作成・編集を可能な状態にするペーパーレス化は、今の時代において必要不可欠であると言っても過言ではありません。

ペーパーレス化はなぜ進まないのか？

企業に古くから根付く規定や制度、慣習を変えることはなかなか難しく、ペーパーレス化のメリットは十分理解していても、なかなかアクセルを踏み切れない方も多いのではないでしょうか。

書類をペーパーレス化することで、パソコンやクラウドサービスにアクセスする操作や、セキュリティ対策への知識など、一定レベルのITリテラシーが求められます。

日常的にパソコンを使用している方はすんなりと受け入れられても、パソコン操作に自信のない方には、すぐには馴染めない可能性があります。

特に年配者に多いのが、長年慣れ親しんできた仕事のやり方が変わることに心理的抵抗を感じていたり、紙への絶対的な信頼性を持っていたりなど、世代間ギャップからペーパーレス化への足並みが揃わないことも想定されます。

また、一部の文書は、法令により電子文書が許可されていないものがあります。

例えば、不動産取引における重要事項説明書や賃貸契約書は、書面を交付することが法律で定められているため、ペーパーレス化することができません。

その他、取引先によっては紙でのやりとりを求められたり、一部を手書きで書き込みたいという需要のある書類も存在するため、取り扱う文書を100%電子化することは難しいことが、ペーパーレス化が進まない理由と言えるのかもしれません。

ペーパーレス化のメリット

企業がペーパーレス化に取り組むことで具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか？

印刷コストの削減

現代ビジネスの多くは、紙資料として印刷することを前提に資料が作られています。一方、ペーパーレス化を実現した環境ではどうでしょうか？紙資料をデジタルデータ化し管理することで、印刷せずに活用する環境が整います。また、紙の必要性を無くすことで紙資料を印刷する頻度が格段に減るため、相対的に印刷コストが削減されます。オフィス向け複合機にて白黒コピーを行った場合、1枚あたり3～4円のコストがかかります。社員数200名の会社で1人あたり1日平均5枚印刷すれば、3,000～4,000円の印刷コストがかかります。1ヵ月なら6万9,000～9万2,000円、1年なら82万8,000～110万4,000円のコストが削減されることになります。

資料検索性の向上

紙資料を大量に管理している環境では、1年以上前に作成した資料を探すのにかなりの苦労を強いられます。取引や監査などに必要な書類を1日中探し回った経験はないでしょうか？これはビジネスにとって大きな非効率であり、生産性を下げる原因になります。一方、ペーパーレス化を実現した環境では、ファイルサーバーで管理されている資料をキーワード検索や全文検索を使って素早く見つけられます。早ければ数秒で必要な資料を手元に置くことが可能でしょう。

資料利便性の向上

向上するのは資料の検索性だけではありません。もしも、ペーパーレス化による資料管理基盤をクラウドに置いたらどうでしょうか？社員はオフィスにいなくても簡単にファイルサーバーにアクセスして、いつでも資料を閲覧・ダウンロードできます。外回りで忙しい営業マンからすれば、これほど有難い環境はないでしょう。また、リモートワーク・テレワークを導入するきっかけにもなります。

ペーパーレス化のデメリット

ここまで多くのメリットがあるペーパーレス化にデメリットはあるのでしょうか？もちろんあります。デメリットを理解し、対策を立てているか否かでペーパーレス化の成否が分かれます。

重要資料はデジタルデータ化できない場合がある

会社が管理するさまざまな資料の中で、顧客名簿など重要書類に関してはデジタルデータ化できない場合があります。また、法律によって保存期間が定めら得ている資料の中には原本管理が義務付けられているものがあります。

資料に直接メモができない

資料に直接メモができないことで不便に思うこともあるでしょう。ただし、ペーパーレス化のやり方によってはタブレットを活用し、資料へ直接メモしたそのままデジタルデータとして管理することもできます。

ITに不慣れな社員には使いづらい

紙資料でなくなることで、資料閲覧や共有などあらゆる行動がシステム化されることになります。そのため、ITに不慣れな社員にとっては使いづらい環境になるかもしれません。そうした社員を対象にトレーニングをきちんと行い、かつ使いやすいシステム環境を整えることが大切です。

まとめ

ペーパーレスに関しての内容いかがでしたか？ペーパーレスにすることで仕事の生産性の向上にもつながります。皆さんもぜひ検討して頂ければと思います。

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