仕事でもできるミニマリスト

こんにちは！２８歳営業マンです。

今回は職場でもミニマリストを実現するために私が行っていることをご紹介します。生粋のミニマリストというわけではないのですが、物が少なくコンパクトの方が生活しやすいと感じることと、あまり物欲がないことから、そこそこのミニマリストだと自負しています。昨年秋に一人暮らししていた家から実家に引っ越す際は、コンパクトカー1往復で完了しました。（洗濯機・冷蔵庫などは知人に譲渡しました。）
そんな私が、仕事で意識しているミニマリスト術をご紹介します。今回は事務処理で行っている2点についてです。

① 捨てるか迷うものは写真に撮って捨てる
主に書類に関してです。「今後見返すかもしれないな…」「なんかあった時のために一応とっておいた方がいいかも」と言って、あまり考えないようにして"引き出しぶち込むこと"よくしていませんか？ かつて前職で事務職をしていた頃の私もよくしていました。先輩から使うか使わないのか分からない資料をよく渡されることも多々あり、捨てることもできなかったので机の中はゴミの山でした（笑） そういった資料は１０回に9.8回、２度と陽の目を浴びることなく数年の延命治療を経た後シュレッターにズタズタに切り裂かれる運命が待っています。ただここが厄介で２％程度の確率で、上司から「前にあの紙渡したよな？」という時間差藪ヘビ攻撃が来ることがあります。
これの対策法として、捨ててもよさそうな資料でも1か月～６か月は保管し、捨てる際に写真（またはPDF）をとります。捨てるまでの期間の選定は、使いそう・使わなさそうを直感で判断して決め、書類の端か付箋を貼って捨てる予定日を記載します。「捨てる日を書く」というのがミソです！ 内容を再確認して捨ててもよいものか確認したり、いつ捨てるかをもう一度考えたりという手間と判断を削減できます。また、保管期間中は、決まったところにしまうようにしましょう。定期的にその引き出しを開いて処分日を超えたものを捨てるようにすれば、まず資料が溜まっていくことはありません。そして、とっさに資料が必要となってもすぐ対応できるように保管場所の管理はある程度しっかりしておきましょう。「ある程度」で大丈夫です。起こる可能性２％なので。逆に神経質になりすぎると時間の無駄です。それでももし保管場所をしっかり整理しておきたい書類がある場合は、私は自分１人だけが入っているLINEグループを作っていて、アルバムに名前を付けて写真を張り付けています。

読者の皆さんの中で、机が資料まみれになっている方は一度試してみてください。定期的に片づければ、常に片付いた環境で仕事ができ、年末の大掃除も楽になるかと思います。

②机の上に「一時退避場所」を設ける
私は、何か作業している際に別内容のメモや書類を社員から渡されたら「必ず机のココに置く」という風に決めています。１つは極力マルチタスクにならないよう、今やっている作業を終えてからゆっくり次の作業に移行できるようにするため、もう一つは、その時に適当な確認をして机に入れてしまうと、①で述べたようにゴミの山の一部となりかねないのでそれを防止する役割があります。一時的には、机の上が散乱してしまうこともありますが、「必ず今日中にすべて処理する！」と強い意志を固めているので、次の日は片付いている状態で朝から仕事ができます。このように決めることで、長期的に見ると取っ散らかりにくい環境を作ることができます。

みなさんもぜひ試してみてください！