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JBUG(東京#10)失敗談から学ぶプロマネの極意 に参加しました

ここ数年で職場でも客先ともBacklog をよく使うようになり、よりBacklogを使いこなせるようになりたくて、JBUG(Japan Backlog User Group)に参加してきました。

今回はプロジェクトマネジメントの話題が主です。

(マスコットキャラクターのてんとう虫はジェイビーという名前だそうですよ。)

会場は大崎の「オイシックス・ラ・大地」さん。

ヌーラボさん提供のピザとビールが! そして人目を引く色のドリンクが。

オイシックスさん提供の1本で2日分の野菜が取れるベジールです!
まずは同じテーブルのみなさんと乾杯🍻 

オイシックス・ラ・大地さん 会場説明 & スポンサーLT

オイシックス、らでぃっしゅぼーや、大地を守る会など食材の宅配サービスを手がける会社さんです。「Oisix お試し」で検索するとお得なお試しセットが。
エンジニアのための会場提供をされているそうです。野菜ジュースもプレゼントとのこと!

自己紹介タイム

参加者一人一人が10秒づつ自己紹介。そして拍手ー👏 
同じテーブルのみなさんと乾杯したり、全員が自己紹介するところはコミュニケーションを大切にするプロジェクトマネージャーのコミュニティらしいなと思いました。

session1 「コミュニケーション設計をおざなりにしない!」 コンセント 笹原さん

内容
会議あるある
・アジェンダが多すぎて終わらない
・相手の上司が手強くて決まったことが覆る
・会議内容のほとんどが自社と関係なかった

プロジェクトを考え始める前にコミュニケーション設計、つまり会議の設計が大事。
会議の役割、決める事柄など適切な会議を考える。
そのために関係者の洗い出しと整理を行う。
社内での関係性や決定権を誰が持っているのかを整理することでどのタイミングで何を決めるのが必要なのかが見えてくる。
どんな会議、どんなチームとするか、会議のゴールが整理できる。その時ににコミュニケーションツールも決まってくる。

作成したガントチャートの上にはそれぞれの締め切りを書くとスケジュールからアジェンダを抽出することができる。
会議の回数などを設定することでスケジュールや見積もり延長の交渉もしやすくなる。
会議設計をちゃんとやると合意形成がスムーズになります、というお話でした。

感想
あるあるがとても当てはまっていた。関係者の洗い出し大事ですね。洗い出すスキルを身に付けたいがどうやったらいいのだろう。現場の人から上役に向かって徐々にヒアリングかなあ。

Session2 「盲点 -プロジェクトマネージャーの目は2つ-」 NICT 花田さん

SECCONの方。元銀行のシステム開発のプロジェクトマネージャーだったそうです。
#CYDER という全国各地で参加できるサイバー防御演習をやっているそうです。参加してみたい。

内容
プロジェクトマネージャーは管理するものが多すぎるという話。
プレゼンでガントチャートが表示されましたが、細かい!

そこで3ない
1.可能な限り管理対象をふやさない
 やらないことを決める。
 品質を落とさないギリギリをみきわめて管理対象を減らす。
 管理項目は徹底的にマージする。
 そのために組織標準と戦う。
2.人を信用しない
 アクティビティの完了報告は結果を確認する。
 体言止めの報告はこれからやるのか、もうやったのかわからないので差し戻す。
 人間はミスをする生き物。現物は嘘をつかない。
3.自分の目を信用しない
 「みれだや あまやりを じうどてきに とのりぞける 
  ぎじゆつを そなてえいる」
 という何も正しくない文章を大抵の人は脳内補完してしまう。
 人は見たものをつい知っている言葉だと思い込む。
 以前にやった作業と同じだと過信うぬぼれが生じて失敗する。

感想
みれだや……の文章やGoogleのURLらしきもの3つを一瞬だして答えを当てる(実は全部違う)など、クイズ形式のプレゼンがおもしろかったのと、なるほど、と思いました。
「3ない」は全面的に納得です。2と3が辛いですが。

Session3 「1人で抱え込みすぎていませんか?私は1人で抱え込みすぎました…開発に必要なのは、チーム力とツールでの共有」ジョイゾー 星野さん

別なお仕事としてドラム缶風呂のレンタルをしている……そうです。
とても気になります。

内容
ジョイゾーはkintone のカスタム開発のお仕事をしている会社で星野さんはフルリモートで働いているそうです。

kintoneの仕事が急に増えて忙しくなった時、つい夜間対応、休日対応、気合いと根性 → 結果、乗り切れてしまった。

が、そのまま続くわけもなく、想定外の状態がたくさん発生して破綻。

リモートワークのうえ、Backlogへの共有ができておらず、業務が回ってないことが他のメンバーに伝わっていなかった。作業優先でBacklogへの記入ができていなかった。

新体制としてツール、コミュニケーションなどを見直し。
Backlogでどんなプロジェクトに誰が関わっててどういう状況かを管理するプロジェクトを作った。
チームで合宿MTGを行った。バーチャルオフィスsococoを導入した。

また、リモートワークではテキストコミュニケーションが齟齬を産みやすいので注意が必要。

感想
自戒なのですが、Backlogへの記入など、周囲への共有ができなくなっていたらもう自分の進捗は赤信号だと思った方がいいですね。

LT1. タスク管理における3つの失敗とその対処法 Dai_Fujikawaさん 

内容
・ガントチャートが長すぎ、多すぎ
 自分が見たいところだけのガントチャートを別途作る。

・タスクがいつのまにか「完了」している
 対応しない、というステータスを作る。

・リスケ時のガントチャート修正
 例えばある作業が遅れたら、その後の処理全部ずらさないといけない。直し忘れることがある。
 Backlogには今そういう機能がないけど、Microsoft Projectは線でつなげて便利。

感想
「対応しない」をつくることはたまにある。
 Microsoft Projectも使ってみようと思いました。

LT2. Naoyuki_Ikegameさん

内容
(タイトルとプレゼンスライドがなかったので、うろ覚えです)

優先順位はどれも最高、予算がないので安く作れ、という顧客は多いが、
自分自身の稼働率は50%くらいにしている。想定外のことに対処するため。

感想
稼働率は50%くらいを意識するのは大切だなと思いました。なかなかそうはいきませんが。

LT3. Backlog課題登録・更新Slack通知ツール~担当者にのみSlackDMで課題情報をお知らせ! YamamotoTakeshiさん

内容
slackしか見ない人がいる。
管理職はBacklog通知が多すぎて見られない。

Backlogからslackに通知もできるがあまり細かい制御ができない。
そこで、Google App Scriptで細かい制御ができるslack通知ツールを作った。

感想
Google App Scriptでカスタムできるのはいいなあ。
Backlogのメール通知機能は細かいと思ったのだけど、メールは見ないのだろうか……。それでも足りないのだろうか。
個人的にはメーラーは各種フィルタ機能が充実しており、slackなどチャットツールよりも情報管理ツールとして良いと思う。

LT4. Backlog X toggl を活用した時間可視化術 morihayaさん

内容
Backlogを使っている人 → ここでは聞くまでもなく大勢。
実績時間を埋めている人 → 少数

実績時間は差し込みタスクがあると記録しづらい。
そこでtoggle 。Chrome ExtensionでBacklogに対応。

実績時間を記録することで計画的なタスクと差し込みの時間を可視化でき、振り返りを行える。

感想
実績時間埋めていない勢です!
toggle×Backlog試してみようと思いました。

歓談タイム

JBUG東京10回記念ということでnulabさんから「プロジェクトテーマパーク」、オイシックス・ラ・大地さんより技術書典6で販売した冊子のプレゼントじゃんけん大会。

あえなくじゃんけんに敗れました……。

が、じゃーん!

nulabさんのトートバッグを貰いました (^^)
「HAVE A NUICE DAY」

JBUG(東京#10)に私が気づいた時は6月5日。すでに一般参加枠が満員どころか超過。しかし
ブログレポート書く枠 先着1名
が空いていたのです!

そしてブログをかくとトートバッグが貰えたのでしたー!

またJBUGイベント参加したいです。

JBUG(東京#10)のtogetterはこちら。合わせてどうぞ。


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