アイデアを形に！見える化・ボトルネックの考えを使用して再構築
皆さんこんにちは。はっちです。総務のお仕事をしています。
前回の記事では、職場の困りごとを伺っていました。
１．実現可能性・効果の高さをポジショニングマップで表現
リマインドのメール
集計作業
一元化作業
空欄箇所が無いか確認
案件ごとに種類分け
名刺の交換作業
上記の作業を効力化することが出来ないかという話でした。
今回は、その中から実現可能なものはどれが良いか、
そもそも効果があるのかどうか、職場の皆さんと話し合いも行いながら考えてみました。
職場の皆さんに「その作業でかかっている時間は何分か」を聞いて、かかる時間の長さを効果の度合いとし、現時点での私のスキルで、その作業を自動化する等の「解決する技術を思いついているか」を実現可能性として、考えることにしました。
ヒアリング等をした結果
縦軸に「実現可能性」横軸に「効果があるかどうか」
ポジショニングマップで表現して可視化しました。
一番効果が高く、実現可能性が高いものは「集計作業」になりました。
2番目が「案件ごとに種類分け」3番目が「空欄箇所が無いか確認」になりました。
２．実現可能性の図り方（ChatGPTに聞く）
先程のポジショニングマップに落とし込むにあたって、実現可能性の度合いをどのように決めたかについては、以下の方法を使用しました。（集計作業を例にしています。）
まず集計作業の完成イメージとしては、何かこちらが報告依頼をしていてAさん・Bさんと報告されたデータを１つにまとめるという作業が集計作業です。
次に行う作業を分解します。集計作業というゴールに行くためには①「あるサイトに行って報告された必要なデータのダウンロードを行う作業」と②「ダウンロードされた複数のエクセルファイルデータを開いて該当部分をコピーして、まとめるエクセル表にデータを貼り付けて１つにする」という２つが出来れば、この作業は出来ます。
①「あるサイトに行って必要なデータのダウンロードを行う作業」の自動化のやり方については、すでに実践をしています。下記のQiita記事をご確認ください。
これで実現可能性は50％完了しています。残りの②「ダウンロードされた複数のエクセルファイルデータを開いて該当部分をコピーして、まとめるエクセル表にデータを貼り付けて１つにする」という作業は、現時点で私は出来ておらず、なんとなくのイメージはありますがChatGPTに質問してみました。
以下がChatGPTの返答です。
ChatGPTに聞いてみて、これから実装していく段階なので、まだ実現していないので②部分は30％ぐらいかなと設定しました。
①で50％＋②が30％で80%という実現可能性で設定します。
３．効果の高さの設定（ヒアリングする）
職場の皆さんに「その作業でかかっている時間は何分か」を聞いて、かかる時間の長さを効果の度合いとしました。
集計作業をしているAさんにどれぐらいかかっているか質問すると、
「ある集計作業はダウンロードは1分ぐらいですけど、70店舗分あるので大変」とおっしゃっていました。
集計作業はいくつあるか？質問すると「毎月やっている集計作業は３つ」とのこと。それぞれ確認するサイトは違いますし持って来るデータも違いました。
単純に計算すると１つの作業で1時間から2時間かかっており、それが３つなので3時間から6時間かかる計算です。
自動化すると上記の時間をポチっと実行だけ押しておけば、違う作業が出来るというのを目指しているので、3時間から6時間分の作業が無くなる計算です。
今回は「集計作業」を例に挙げましたが、同じやり方で「リマインドのメール」など解決したい課題を数値化しました。
４．ボトルネックを見つける
集計作業を自動化出来れば、職場の皆さんの作業効率が良くなるということが分かりましたが、職場の皆さんと話し合いをしていく中で気づいたことがありました。
それはパートタイマーのAさんの集計作業を自動化することが、より重要だということでした。
（Aさんは前回の記事で目を輝かせながら私の手を握って懇願していらっしゃった人です）
私の部署では集計作業という作業をやっている種類は違いますが、色んな人がやっていました。
お店の会計管理を助けるスタッフのCさんは、各店の現金増額状況を社内サイトから集計作業（年4回）をしているし、
お店の資産管理を助けるスタッフのDさんも、会社のipadやスマホの棚卸をする際に情報を本社のサイトから集計していたり（年に数回）していることが分かりました。その中でAさんは毎月３つの集計作業を行っており、他の人より頻度が多く種類も多いです。
またAさんは、Cさんの増額集計作業のやり方を知っているし、Dさんの資産集計作業も出来るとのこと。Aさんが出来る作業が多いから、周りからいろんなことをお願いされて、頻度が多く種類も多いのだと分かりました。
またAさんは集計作業で業務時間の2割から3割ぐらい占めているようで、私の部署No2のリーダー、Bリーダーの話によると、Aさんに何かお願いしようと依頼しても「すき間時間で出来るものでないと出来ません」と断られるので、毎日の○○作業をお願い出来ないんだよね。ということをおっしゃっていました。
Aさんの勤務時間のイメージを図で表してみました。
私の部署の中でパートタイマーのAさんは社員と比べて勤務時間が少ないですが、みんなの色んな作業が出来る優秀な方だということ。
Aさんの作業量を効率化出来れば、他の人の依頼を（毎日○○の作業をするというコンスタントな作業も）受けることが可能で、それが巡り廻ってみんなの作業効率化につながるということ。
Aさんの月末（25日から5日）の固定作業を少しでも解決出来れば、他の人の依頼を受けることが出来る可能性が高い
自社は20日〆・月末〆のものがあるので、Aさんの月末（25日から5日）の固定作業が多くなる環境にある
集計作業は月初・月中・月末・たまにと色んな種類がありますが、月末の集計作業がAさんの月末マスト作業に重くのしかかっている
以上のことから重要人物はAさんであり、ボトルネックはAさんの月末作業が問題で、月末に行う集計作業時間を減らすことが出来れば自部署の運営が良くなるので、Aさんの月末集計作業を自動化することを目標にしました！
５．効率化した後の未来を考える（Aさんの空いた時間に何をお願いするか）
Aさんに「毎月やっている集計作業は３つ」とおっしゃっていたので、その３つの作業はどんな作業か伺いました。
①○○マネーの集計作業（社内業務なので、ぼかします）
②レジ過不足の集計作業
③現金比率を集計する作業
どれもある社内サイトからデータを見ているところまでは良いのですが、
PDF等で表示されているところをコピーして、エクセルファイルに貼り付けをしているという部分がありました。ChatGPTに聞くとPDFのデータでもテキスト抽出することが可能で解決できそうなので、上記の３つを自動化することを目標にしました。
これが解決できると精神的にも楽になるようなので、話をしていてなんとか達成したいなと思いました。
Aさんと話をした後に、Aさんのいないところで社員の方に、Aさんの空いた時間に何をお願いするかのヒアリングも行い、Bリーダー中心にみんなで決めることもしました。いったん決定したことは以下の２つの作業
社内決裁の起案を行って欲しい
スマホとパソコンの管理を行って欲しい
個人情報が無い、自部署外の社内に見えても困るものではない作業をAさんに任せるのは問題ないかな。
個人情報に関わる部分は引き続き社員が行おう。という結論になりました。
どの作業をAさんが習得できれば、自部署のみんなにとって効果が高いか（決裁起案が出来るようになれば他の○○決裁も起案出来るようになり、汎用性が高い）
自部署の中で誰が作業過多になっていて、その人の作業をAさんに渡すのが良いのではないか（Dさんが作業過多なので、Dさんが受け持っているスマホとパソコンの管理作業をAさんにやってもらおう）
という切り口で決めました。
ここまで記事を読んでいただき、ありがとうございました。
今回は少し固い内容の記事になってしまいましたが、見える化のやり方・解決方法・ボトルネックなど、皆さんの中でも使えそうなアイデアが思い浮かぶように記事を書きましたので、何かの参考になれば幸いです。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？