新卒２年目社会人が考えるプロジェクトのタスク管理術①序章
こんにちは。あおです。
異動に伴い、仕事内容ががらりと変わりました。
具体的に言うと、これまでは1年の中で閑散期と繁忙期がはっきりとしていて、毎年やることが基本的には同じだったのですが、新しい部署では定例の業務はありつつも、プロジェクト単位の仕事が圧倒的に増えています。
社会人としてそれなりにタスク管理はできるようになったと自負していたのですが、ここにきて全く頭が整理できていない状態になってしまいました。
そこで今回は、ごちゃごちゃしている頭を週末に整理しておきたいと思ったので、今の思考回路をここにまとめようと思います。
（あくまで思考の整理なので、具体例などは書けませんがご了承ください・・・）
１．ゴール（目的）を明確にする
まず大きなプロジェクトの話が来たときは、そのプロジェクトのゴール（目的）を明確にする必要があります。
ここがぶれてしまうと、このあとやることがすべて水の泡になってしまう可能性があるので、絶対に時間をかけるべきポイントです。
正直ここは自分一人で考えてもあまり意味がない気がします。
ある程度考えて自分の中で仮説を作ったら、上司に確認をしてゴールが何かを明確にしましょう。
そしたらそのゴールを達成するために障害となりそうなものを調べていきます。
例えば過去に似た事例がないかを探ることで、躓きそうなポイントがなんとなく見えてきます。
※この時点ではまだまだざっくりした情報です。暗闇の中を歩いている感じですね。
２．プロジェクトを3つのステータスに分解する
次にプロジェクトを3つのステータスに分類します。
何を調べたらいいかもわからない
誰かに聞かないとわからない
自分で調べればわかりそう
順番に説明していきます。
１．何を調べたらいいかもわからない
ゴールを明確にしてある程度つまづきそうなポイントがわかったとしても、それを解決する方法、あるいは調べる方法すらまったく目途が立たない状態です。
このときに一人で時間を使ってもあまり意味はないと思っていて、「考える」のではなく「悩む」だけの時間になってしまう気がします。
このステータスはそもそも方針すら定まっていない状態なので、最悪の場合、全く頓珍漢な答えを導き出すのに時間を使ってしまう恐れがあります。
そのため上司や有識者に自分の現状を伝えたうえで、「何から調べたらいいかわからない」旨を伝えましょう。
もちろん、そのまま「なにをすればいいですか？」と聞くのはNGです。
何も考えず答えだけ聞いているように聞こえてしまうので。。。
ここで方針が決まったら次に紹介する2つのステータスのどちらかに分類をします。
２．誰かに聞かないとわからない
方針は定まったものの、自分で一から調べるのには相当時間がかかりそうorそもそも自分で調べる手段がない。といった場合はこのステータスになります。
方針が定まったことで「誰に」「何を」聞けばよいかまでは何とか絞ることができるので、そこまで絞れたら目的を達成するために必要な情報を聞き出せるような質問の仕方を考えたうえで、誰かに聞きましょう。
闇雲に自分一人で探すよりは周りに助けてもらった方が確実に効率よく作業に取り掛かれます。
特に、異動したばかりであったり、入社したばかりの時はまだ知らないことがあって当然という目で見てもらえるはずなので、このチャンスを生かしてガンガン質問しましょう。
（これは完全に自分への言葉です。書いておきながら人に頼るのが苦手な性格なので、何とか改善したいとは思っているのですが難しい・・・）
３．自分で調べればわかりそう
このステータスに振り分けるときは3パターンあります。
何を調べたらいいかもわからない⇛自分で調べればわかりそう
何を調べたらいいかもわからない⇛誰かに聞かないとわからない⇛自分で調べればわかりそう
誰かに聞かないとわからない⇛自分で調べればわかりそう
多分大きなプロジェクトなら大体は「2」のパターンでこのステータスに振り分けられると思います。
ちなみに最初から「自分で調べればわかりそう」になるパターンは含んでいません。
それができているならそもそもこんな記事を書きません。
経歴が長くなるほど勘所がつかめてきて、1or3のパターンが増えてくるんだと思います。
自分で調べればわかるステータスが増えてくると、段取りが組みやすくなるので、スケジュールに多少の無理も聞くようになりますし、周りとの折衝の時間も減ってより効率的になります。
３．細かい納期と段取りを考える
プロジェクトを3つのステータスに振り分けて少しずつ全体像をつかんできたら、タスクベースに落とし込んで細かい納期と段取りを設定していきます。
タスクベースとは「いつまでに」「何を」すればよいかが明確になっていることです。
プロジェクトのゴールに到達するまでの残り時間から逆算して準備を進める必要があるので、ある程度は各工程の作業時間を考える必要があります。
また、作業の順番も大事になります。
ここを見誤ると「手戻り」の作業が発生してしまい、ガタガタガタとスケジュールが崩れることもありますし、なによりチームの士気が一気に落ちます。
そのため早く作業に取り掛かりたい気持ちはもちろんあると思いますが、その気持ちをぐっと抑えて、納期と段取りを考える時間を確保しましょう。
急がば回れです。
４．常に進捗状況を整理する（Excel）
これまではあくまで一つのプロジェクトのことについて話してきましたが、なんと異動先ではここで話したレベルのプロジェクトが複数同時並行で動いています。
（おそろしすぎる。）
メールが来てもどのプロジェクトのことかわからなくなるレベルなので、頭がすごいごちゃごちゃします。
また、プロジェクトだけではなく日々の問い合わせの対応も必要になるため、各プロジェクトの進捗に遅れがないか常に不安になります。
段取りの中でほかのチームに依頼して回答待ち。みたいなものがあると、依頼したまま気づかないうちに納期を過ぎていて、後工程に影響が出る場合もありますし、逆に自分が依頼されていたことを忘れて後工程に迷惑をかける必要もあります。
そこで、複数のプロジェクトを一覧にして、各プロジェクトの進捗状況をパッと見れるようなExcelを作ろうと思っています。
また、そのExcelは可能であれば一人で使うのではなく、チーム全体に共有できるようにしようと思っています。
プロジェクトを抱えすぎてパンクしそうなときや優先順位がわからなくなった時に、上司に対して一覧表を見せて「どれから優先してやればいいですか？」と相談するときにも使えると思っています。
まだ作成できていませんが、ひとまず「ＰＪ管理表」とでも名付けて、横並びの項目は以下のようにしたいと考えています。
No.
優先順位
納期
状況（作業・回答待ち・確認、など）
メール件名（outlookで検索できるように）
わからないこと
聞くこと
調べること
まとめ
まだ本格的には異動先の仕事を受け持ってはいないのですが、現状はどんな知識が足りないのかをブラッシュアップして、仕事終わりor休日に勉強しながら知識を身に着けることを行おうと思います。
それが大前提でのタスク管理術だと思っています。
タスクを管理して、「自分で調べればわかりそう」のところまで落とし込んでからあとはひたすら勉強あるのみです。
闇雲に勉強するよりも実務で必要な情報を整理してピンポイントで抑えていく方が確実に成長できると思いますし、そうでないと仕事が回わらない量なので引き続き頑張ります・・・
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