「0.5人情シス」1年目の反省

この記事はcorp-engr 情シスSlack（コーポレートエンジニア x 情シス）#3 Advent Calendar 2020　16日目の記事です！
https://adventar.org/calendars/5605

はじめまして！Harutalow（はるたろう）と申します。

都内のエンタメ系中小企業で営業と兼務しながらシステムや電子機器関係の管理を担当している、情シスなんて名乗れない「担当者」です。情シスslackではほぼロム専（古い）…で、いつもみなさんの知見に助けられています。
このたびインプットだけでなくアウトプットも…と一念発起、勇気を出してアドベントカレンダーの参加ボタンを押しました！
私自身の振り返りとして（自分語りで恥ずかしいですが）この1年にあった出来事を（主に反省とともに）書いてみたいと思います。

■始まりは４月…

2020年3月。テレビで「新型コロナ」の文字を見かけるようになったころ、私に内示が下りました。
「営業事務から総務兼務で営業へ異動せよ」
そのころのわたしはリーダーとして業務改善や後進育成に取り組んでいる真っ最中でしたので、異動に対して納得がいかず、上司にガブガブ噛み付きました！
しかし異動の理由は理解できるところでもあったのでほんっとうに！嫌々承知しました！笑

翌４月。新年度ということですっきりと異動…とはならず、おおまかに引継ぎをしながら業務を進めていました。
そして4月7日。
新型コロナウィルス感染症拡大防止のため緊急事態宣言が発令されました。
当然社内でも緊急会議が開かれ、弊社でもテレワーク＝在宅勤務を行うことが決定されました。

その時点で、弊社の環境は「社員全員がデスクトップＰＣ」＋「オンプレサーバ1台」のみ。とてもすぐにテレワークができる環境ではありませんでした。

経営陣「パソコンに詳しいなら来週までにテレワーク案を提案してよ」
……は？

私のこと

私の経歴を少しお話します。
新卒でシステムエンジニアとして2年間働いたシステム開発会社が突然倒産（びっくりした！）→その後パチンコ店店員や物販会社の受注オペレータ、webサービス会社のマーケティング担当、コスプレ用品店の店員、フリーペーパーの編集、フリーライターなどを経て、現在の「エンタメ系会社の営業事務」に落ち着いて10年がたとうとしています。
2020年4月当時、私は「ほんのちょっとパソコンわかるひと」でした。
○○年前にとった基本情報処理技術者試験があるだけで、近年のシステムやネットワーク、プログラミング言語などの知識は皆無。AWS…？え、SaaSってなに？という状態でした。

■知識がない……！

まさに浦島太郎状態な「いにしえのうしなわれし知識しかない担当者」こと私に下されたのは
「どうしたらテレワークができるか1週間で考えて」
という丸投げ指令でした。
今の私ならすぐにいろいろなところに相談するのですが、そのときの私には思いつきもしませんでした。どこから手をつけていいかわからなかったのです…。

わたしはとにかく「テレワーク　方法」「在宅勤務　設備」などのキーワードで片っ端から検索、情報を集めていきました。
部長の伝手をたどって別な会社の情シスさんを紹介してもらい、そのひとのところに相談に行ったりもしました。

そこでさらに問題が判明しました。
「システムや機器の情報がほとんどなにもない」のです。
社員が使用しているパソコンや付属物、携帯電話やタブレットは台帳管理などなく、どのPCが何年製なのかもわかりませんでした。そしてwindows７が現役、入れ替え予定はありませんでした。
セキュリティ的にもボロボロ、パスワード管理やウィルス対策もされておらず、なんでもだれでもアクセスし放題でした。
あわせて会社のネットワーク環境にも問題が。
すべて導入時のベンダー任せだったため社内の配線図などは全くなく、ルータのログインPWすら不明。LANケーブルや電話のラインがどこをどう通っていてどんな機器が何個つながっているのかすらわからない状態でした。
（もちろん製造年も不明！）
唯一導入されているグループウェアは社員のスケジュールがちらほら入った「サイボウズoffice」のみ……
知識もなければ情報もない【更地】でした！！

■やったこと

昔の知識と検索と別会社の情シスさんからの情報で少々知恵をつけた私は、まず手始めにオンプレミスサーバに置かれたファイルをどうにかすることから着手することにしました。

　4月→サイボウズofficeでファイル共有、タイムカードクラウド化
　4月→回線調査後物品管理台帳も作成してテレワーク助成金申請！
　4月→web会議ツール導入、各ルール作成
　5月→Kintoneで業務システム構築を試みるも忙しさに負けて普及せず
　6月→携帯をiPhoneに入替、MDM導入
　6月→紙管理だった管理表をシステム化（独自システム）
　7月→テレワーク助成金の結果が来ない……
　7月→他の管理台帳をKintone化
　8月→テレワーク助成金の決定通知！ノートPC購入>地獄のキッティング
　9月→チャットツールとして（やっと！）slack導入
　9月→情シスslackを知る。早速参加＞情報があふれていて視界が開ける！
　9月→稟議書類を紙からクラウドシステム化
 10月→ネットワーク回線増設
 11月→経費精算をペーパーレスにするプロジェクトスタート
 11月→顧客台帳をクラウドシステムに変更>来年の年賀状問題解決
 11月→CYBOZU DAYS 2020参加、Kintoneによる業務システム改善を本格化

……ずいぶん進化しました……！

足りない部分は非常にたくさんあるものの、何とか形になってきました。

■反省……

圧倒的知識不足！な状態だった私（いまもですが！）。YahooとGoogleの検索結果を頼りにいろんな選択をしてきました。営業を兼務しているということもあり、十分な検証の時間も取れないままに間違った選択をたくさんしてしまったなぁと思います。

・管理ツールを入れないままノートPCを配布……（現在進行形）
・十分な制御ができない携帯電話のMDM……（これはあとから改善）
・M365やGoogle workspaceへの理解が足りなかったがゆえに導入チャンスを逃す……
・社内ネットワーク内のIPの設定を間違えて、大変なことに……
・技術がないために、みんなに仕事をしにくくさせてしまった……
・他の方法で何とかなったはずなのに技術がないために（以下略）　
ほかにもたくさん……！

…今となっては恥ずかしいことばかりです……

■2020年

そして12月。今年もいよいよ終わろうとしているわけですが、2020年は社会が大きく変わりましたね。
私の仕事に対する姿勢も大きく変わりました。情シスslackに出会ったことで、私の世界が「社内」だけだったことに気づいたんです。
仕事に対する視野が狭かったと反省しています。
いまさらながら新しい知識を吸収することが楽しくて仕方ありません。

業務的には今も営業と兼務なので実質「0.5人情シス」なところが大変大変大変！つらいです！毎日あちらへこちらへと社内を走り回っています。
ヘルプデスクやリスク管理含め一人ですべてを行うことは難しいので、総務メンバー（私以外に1人しかいない…経理兼務）に助けてもらいながら仕事を消化しています。
私はプログラムもスクリプトもかけない「よわよわすぎる担当者」ですが、それでもなんとかやってます！
社内の業務改善についても、この半年で大幅に進んできました！
古いものをぶっ壊し、社内の人間を巻き込んで新しく作り替えていく、というプロジェクトをズンズン進めています。
これもまた紆余曲折、成功したり失敗したりを繰り返してきたのですが、そのことについては、別のnoteで詳しく書いてみたいなとも思っています！

■2021年へ！

来年は全社的な業務改善と導入システムの見直しをさらに進めていきたいと思います。一度導入して終わり、ではないのが大変だけれど面白いところですね！
また、自分のスキルアップにもどんどん取り組んでいきたいと思います。もう若くないので知識がなかなか頭にはいってこないところも闘いですね…！

仕事以外のところでは、情シスslackで学んだ
「インプットのためのアウトプット」
に取り組んでいこうと思います。
もちろんアウトプットするほどの知識はないのですが、「経験したこと」はアウトプットすることができると思います。
そのためにまだまだインプットを続けて、2021年は資格試験にもチャレンジしていくことにしました。
その経緯も有用なアウトプットにできたらいいのですが
言語化することが苦手なので、併せて修行していきたいと思います。

以上、初めてのnoteでした！
ナレッジも有用な情報もなにもなくてすみません！
最後まで読んでくださって、本当にありがとうございました。