診療所における書類の保存期間について

現在ではデジタル化という言葉が当たり前となり、多くの医療機関で電子カルテが浸透しています。ですが、医療機関が完全にペーパーレス化する日は遠いでしょう。永続的に増え続ける紙媒体の書類の置き場で困っている方は多いと思います。
今回は、保存期間や保存方法についてお話させていただきます。 

≪診療所における書類の保存期間≫

これらは診療所においての取り決めとなり、病院や特定機能病院等によって対象項目が異なってきます。また、同じ書類でも医療法や療養担当規則等、条例によって保存期間が異なるものが多々あります。そのことから保険医療機関においては、どの書類であっても完結の日の翌日から5年保存とするところが多いです。

また、保存期間を過ぎても必要になり得る可能性を考えると破棄を行うことは難しく感じるでしょう。最終的には医療機関としてのルールを決めることになります。書類保存に関する法令は非常に多く多岐に渡ります。破棄を行う場合は法令を確認をしたうえで破棄するようにしてください。

≪保管方法≫

◇院外保管
自院での保管以外に外部委託による保管サービスがあります。預けるのは個人情報ですのでセキュリティ対策がなされていることが重要です。

◇電子保存
電子データでの保存に関しては、厚生労働省のガイドラインに細かく定められています。よくある誤解は「PDF化したスキャン文書は電子保存とみなされる」ということです。
電子証明及びタイムスタンプがないスキャン文書は原紙とは認められず、ただの参照用データにすぎません。電子保存を検討している場合はガイドラインを確認し、導入するメーカーが対応可能かどうか確認をしてください。

他にも書類の保存等についてお困りのことがあれば、是非ご相談ください。