この1年間、どの業務にどのくらい時間を割いたのか、集計してみた

デザインスタジオ・エルでは、時間管理ツール「TimeCrowd」を使って業務の打刻を行っています。どの案件に、どんなタスクを、どのぐらい時間かけたのかを記録。見積もり金額の精度向上、作業効率の向上、人材育成での活用、労務管理業務における活用など、「働きやすい環境づくり」という本来のテーマを達成するために、欠かせないツールになっています。

とある週の打刻

TimeCrowdには集計データをエクスポートする機能があり、月ごとにCSVデータをダウンロードして決算情報に反映したり、面談時に各メンバーが自分の工数を確認するために使っています。
集計データが年単位でたまってきたので、今回は、自分がいったいどの業務（タスク）にどのぐらいの時間配分をしているのか？を過去12ヶ月分のデータで集計してみました。毎月のデータが保管されているので、Excelのピポットテーブルで「タスク」と「時間」を抜き出して…と集計時間はサクッと10分程度で完了。ほかに細かいタスクもあったのですが、割愛しました。

おおー！

円グラフにしてみました

集計結果から、雑感

1. デザイン 30.8%（1日平均約2.5時間）

昔に比べれば減りましたが、やはりデザインが一番でしたか…。プレイングマネージャーやってんなぁ…という感想。社長業に専念とか考えてないので、ちょうどいいかなと思っているのですが、どうなんでしょう。集中力的には、1日これぐらいが限界という気もする。

2. ディレクション 24.8%（1日平均約2時間）

僕がディレクションをやって、他のメンバーがデザインするパターンですね。①と②は近いうちに逆転するのではないかと思います。

3. ミーティング 22.7%（1日平均約1.8時間）

体感的にも、ミーティングの時間は激増したと思います。コロナ前は、クライアント訪問は1〜3回、あとはメールやチャットというパターンが多いですが、オンラインミーティングって「行くほどでもないけど、メールやチャットだと役不足」を解消するポジションだと思っていて、すごくいいんですよね。マイルストーンごとにクライアントと時間をしっかりとって話すというプロセスもすっかり定着。ただこれも、自分が関わらなくても成立するようにしなければいけないのでしょう。

4. 更新作業 7.7%（1日平均約0.6時間）

これはまぁ、、経営者としてダメなやつですね。自分でやってしまうという。少ないようで、塵も積もればなんです。反省します。（言葉少な…）

5. バックオフィス 6.5%（1日平均約0.5時間）

経理・労務の業務、それから経営に関すること。前者についてはいずれ他の人にやってもらえればとは思っていますが、2年間自分でやって、会社の数字とは？がいろいろ見えたので、価値のある時間だと思っています。

6. 営業 3.8%（1日平均約0.3時間）

主に問い合わせ対応。年間120〜150件くらいお問い合わせいただいています。メンバーに分散対応してもらうことも。

7. 取材・撮影 3.1%

現場にいくのは楽しいですね。メンバーと一緒にいって、フォトディレクションの経験を積んでもらったり、最近は取材を自社でする案件も少しずつ。

8. 来客対応 0.8%

1年でわずか14時間！？ほんとに？とGoogle カレンダー見返したけど、たしかにクライアントが来客する予定はほとんどありませんでした。人が来ることほんとうに少なくなりました…。（あ、ひょっとしたらMTGに含まれてるかもしれない）

ここに含まれない時間：朝活

この集計には、朝活時間は含まれていません。平均7時出社として、単純計算で約480時間／年。僕は、業務だけやっていて満足するタイプではないので、好きな時間を確保して、好きなことをして、仕事に活かす時間にする。

集計してみて

…とまぁ、こんな感じで自分がどの業務にどのぐらい時間をかけているのかがよくわかりました。時間の使い方の是非や正解・不正解はないと思うのですが、時間という成約のなかで、目的を明確にし、その資源を最大限に使うことが大事だと思います。成果をあげるために、一番いい時間の使い方をすることが、自分の役割。
そのためにやるべきこと・やるべきでないことは何か？反省点も見いだせたので、自分を見つめ直すいいきっかけになったような気がします。