【仕事】ワーキングマザーの定時で仕事を切り上げる工夫について

仕事術というと、大げさですが、私なりの業務を定時に終わらせるために工夫していることを書いてみました。

⭕️前提条件
①家族構成など
②業務の内容

⭕️時間内に仕事を終わらせるための工夫
①電話は使わないようにする
②複数の業務を同時進行できるようにする
③完璧を求めない
④作業が必要かどうか常に考える
⑤業務を抱え込まない、周りを巻き込む
⑥絶対に残業しないという強い意志を持つ
　(精神論だけど、とても重要)


⭕️前提条件
①家族構成など
　私は33人の子持ちの母親です。
　小学校3年生小学校1年生2歳です。
　共働きで、自宅から車で1時間の職場に、平日8時半から17時半まで勤務しています。

②業務の内容
　事務職で、部署異動が人によりますが、大体4年サイクルであります。私の場合、今の職場は5年目で育休を1年挟んだため実質は4年目になります。

⭕️時間内に仕事を終わらせるための工夫
　昨年度から引き継いでいる業務は、業務量が多く、前任者は年間360時間超えの残業をしていましたが、私の昨年度の残業時間は年間45時間でした。
　残業時間を減らし、いかに業務を回すかを常に考え、そのためにやった工夫を記載します。

①電話は使わないようにする

　私は県庁職員です。全市町村の取りまとめ業務(例えば、国の交付金に関する取りまとめ業務)や、県全体の仕組みを現状に即したものに改変するための業務がメインです。
　全市町村から問い合わせの電話が頻繁にかかってきます。
　ただ、電話はいつも突然で、その度に一旦業務を中断させる必要があり、電話対応している間に、自分の行っている業務がどこまで進んでいるかがわからなくなってしまうので巻き戻し作業にも時間を取られます。
　なので、私はなるべくメールで対応するようにしています。市町村からの電話も内容によってはメールで送ってくださいと言うようにしています。電話を好まない人であるという印象を持ってもらうように心掛けています。

②複数の業務を同時進行できるようにする　

　これは、自分が同時に複数業務を行うのではなく、例えばAとBの案件があり、Aの業務は
複数人が関与する業務で、Bの業務は、1人でできる場合、先にA業務を行い他の人に回す。
  他の人がA業務をやっている間にB業務を片付けていくことで、自分の業務が複数同時に進行している状態にするということです。
　それぞれの業務の緊急具合によりますが、この手法が使えるものは結構あります。

③ 完璧を求めない

　公務員業務は、ほぼ全ての業務において決裁を取る必要があり、内容によって決裁を取る人数も様々です（課長決裁までなのか部長決裁まで行くのか)。
　目を通す人が多いと言う事は、その分修正が入る可能性が高いです。
　このため定例のものではない新しい業務の場合は特に、担当業務として求められている範囲以上のものはしない、と決めています。
　決裁を通って、最終の修正が入って初めて完成するものなので、最初から完成させると思わないことで、余計な時間を使わないようにしています。

④作業が必要かどうか常に考える

　前任者から引き継いだ業務を見てそのまま同じようにするのではなく、本当にこの業務が必要なのか一度考えるようにしています。
　見直すと慣例的にやっている業務もあることに気づきました。なので、不要なことはなるべく排除して業務量を減らすようにしました。
　ただ、判断を誤ると大変なことになるので、見極めは慎重に行うようにしています。

⑤業務を抱え込まない、周りを巻き込む

　当たり前のことですが、1人で考えてできる範囲は限られています。
　出口のない答えに考えを巡らせるよりは、潔く周りに頼るようにしています。
　周りに頼る時は、相手の時間を奪っていることになるので、聞きたい内容を簡潔にまとめて伝えるよう気をつけています。

⑤絶対に残業しないという強い意志を持つ

　ワーキングマザーは、仕事だけが全てではなく、帰宅後は家の業務もあります。
　仕事が押せば家の業務も支障をきたします。
　強い気持ちを持って、残業しないと決めることで、時間を常に意識するようになったと思っています。
　ここが夫との決定的な違いなのではないかと密かに私は思っています。

　すんごく出来る人っぽくいろいろ書きましたが、4月は何かと忙しく、残業する日も多くなってしまいました。
　なので、ここに書いたことをもう一度意識して、5月から残業なしで仕事をこなせるように頑張りたいと思います。
　ワーキングマザーの皆さん一緒に頑張りましょう。