日報の運用はNotionが相性良さそう

皆さんの会社では、どのように日報を運用していますか？
はたまた、「日報なんてやってない」ってことや「やってるけど形骸化している」なんてこともあるかなと思います。

弊社（GiverLink）では、情報共有ツールとしてNotionを利用しているのですが、メンバーの日報をNotionで運用し始めてから得られる恩恵が多く、「日報 × Notion」の相性の良さを実感したため、いくつか例を紹介できればと思います。

潜在していた課題

Notionでの運用を本格化するまでの弊社での日報というのは、作成方法から運用方法までおおよそメンバー個々に委ねられている方式が取られていました。
もちろん、当初からNotionで日報を作成・提出するメンバーもいたのですが、チャット上で箇条書き+αといった形式で提出するメンバーもいたりと、とにかく提出する方法が統一されていませんでした。
これによって以下のような問題が生まれました。

1. 情報の粒度がバラバラであるため、一部のメンバーにしか伝わらない内容となった

2. さらにリアクションを取りにくいため、誰のために何を書いているか見失った

3. 最終的に、日報の提出を怠るケースが生じるようになった

上記を見ての通り、日報の運用が形骸化してしまう事態となっていました。
そう、Notionに一本化するまでは・・・。

Notionと相性が良い理由

事態を重くみた代表の号令で、ある日提出フォーマットがNotionに統一されることとなりました。
上述の通り、元々Notionで運用していたメンバーもいた中、日報にNotionを活用するメンバーが増えたことで最大化されたメリットや、新たに得られた恩恵があったのは、大きく3つ、Notion独自の機能のおかげだったのかなと思います。

1.足あと機能

Notionを複数メンバーのチームで活用していると、Notionで作成したページにチームメンバーがアクセスした際に、アクセスした履歴としてユーザーのアイコンがページ上部に表示されます。

上部の赤枠内のアイコンは、私の日報にアクセスしたユーザーのもの（弊社ではアイコンに好きなポケモンのイラストを設定しているメンバーが多いです）

上図の通り、自分が作成した日報を誰が見てくれたかが一目でわかりますよね。
「（発信した情報が）誰に伝わったか」が把握できるようになったことにより、日報で報告した内容をきっかけとした会話が増え、さらにその会話を情報として整理したものを日報で共有する、というコミュニケーションの良い循環が生まれるようになりました。

2.データベース機能

Notionが他のノートアプリ、情報共有アプリと一線を画すのは、個人的にデータベース機能だと思っていて、このデータベース機能を活用して日頃タスクを管理しているメンバーは、日報の中でタスクの進捗報告を、元々タスク管理で使用しているデータベースの「ビュー」と「フィルタリング」を変更して表示させることで、日報内で進捗報告を行なっています。

タスク管理に使用しているデータベースを当日分にフィルタリングして出力した日報での進捗報告の例

属人的な作業が減ることで報告漏れも防ぐことができるのはもちろんのこと、「今日やったこと」や「明日やること」などといった1日の終わりのタスク整理の時間が短縮されることで、「日報を書く」という作業に対しての心理的なハードルも下がったことも、運用の継続に寄与しているかと思います。
※データベース機能の活用に関しては、ある程度Notionを使い慣れている必要がありますが、具体的な活用方法については今回は割愛します。

3.コメント機能

先述の足あと機能と似ていますが、Notionでは作成したページ（投稿）に対してメンバーがコメントを記入することができます。

Notionの投稿にチームメンバーがコメントを投稿した例（赤枠）

こうやって見ると、もはやちょっとした社内SNS的な役割すら果たしているのかなとも思います。
というのも、やはり自分の投稿に対してコメントがつくと嬉しいのはSNSと同じで、コメントを通して普段業務ではなかなか交流できないメンバーとも親交を深めることができています。
そのため、Notionにおけるコメント機能も、みんなが毎日楽しく続けるモチベーションになっているのかなと思います。（毎日電車でみんなの日報を見ながら帰るのが楽しい、と言ってくれるメンバーもいました）

結論

日報の運用をNotionに統一したことで、弊社が直面していた日報に関する問題への対策として、以下の点が大事であることが学びとして得られました。

1. 日報のフォーマット（提出方法）は統一すること

2. そしてそのフォーマットとしてNotionがイケてるということ

似たような問題に直面している方の役に立てれば、と思います。

おまけ：GiverLinkのカルチャー

ちなみに、弊社における日報のフォーマットでは、一番下に「雑記」という項目があるのですが、ここではメンバーの趣味や、最近の出来事など業務には全く関係ないプライベート、パーソナルな部分を自由奔放に書くスペースとなっています。
以下は、とある日の私の雑記なのですが、この他にも自分が最近プレイしているゲームを紹介したり、その日選んだファッションを解説したりと、個々の趣味趣向が色濃く反映されていて、何なら日報の中でみんなが一番時間と情熱を注いでいる部分なのではないでしょうか。笑

年末年始の休み中に読んだ「DIE WITH ZERO」を雑記でメンバーに紹介した

ここで見られる自己開示や受容の精神は、日報で醸成されたGiverLinkのカルチャーの 1つなのかなと思ったりもしています。

Notion最高！