あなたの指示が伝わらない３つの理由

　言ったはずなのに、なぜか伝わっていない。指示した内容と全く異なる資料が出来上がってきた。このような悩みをお持ちではないでしょうか?

　これは、指示の受け手にも問題がありますが、指示の出しても工夫する必要があります。IPO方法を使うと指示が伝わりやすくなります。

　IPOとは
・Input（インプット）：データや情報の入手元
・Process（プロセス）：インプットとアウトプットに加工する方法
・Output（アウトプット）：成果物。上司や顧客に見せる資料
のことです。Input、Process、Outputのそれぞれの頭文字を取っています。

改めて、皆さんに質問です。指示を出すときに、IPOのうちに抜けがちな要素はないでしょうか？

抜け落ちがあると、以下のような状態になりがちです。
・Inputがない
→必要なデータが抜けている。事前に相談すべき部門とコミュニケーションを取っていない。頼んで1週間もたっているのに、まだデータ集めをしていて、しかも必要なデータが集まり切っていない。
・Processがない
→成果物の作成に異様に時間がかかっている。例えば、エクセルやパワポの操作技術が足りないなどは、ここに当たる
・Outputがない
→全くイメージと異なる成果物が出てくる。

このような問題を避けるために、しっかりとIPOに沿って指示を出す、認識を共有することが大切です。

さらに、IPOに「Why」をつけると、より認識を共有しやすくなります。
・何のためのこの仕事を行うのか？
・成果物を見た相手にどういうアクションを起こしてほしいのか？
など、を付け加えると、よりわかりやすくなります。

また、上司や顧客からのあいまいな指示を具体化するためにも役に立ちます。例えば、「顧客からのクレームを分析してまとめるように」と言われたら、

Why：目的は？現状の共有だけでいいのか？改善策もセットなのか？
Output：書式や分量に指定はあるか？文書ですべて説明か、要点のみを図解化するか？
Process：自分のやりやすいやり方でまとめていいのか？
Input：既に手元にあるデータのみか？追加でヒアリングを行うのか？

を、確認すると認識のズレがなくなるでしょう。

当然、Wｈｙ＋IPOを全て確認していると時間がかかるので、必要に応じて「省く」ことが必要ですが、指示がうまく通じていないと思ったら、このステップのどこに問題があるのか、を考えると解決しやすくなります。

また、指示を受けたら、固まってしまうタイプの人を救うときにもIPOが使えます。多くの場合、InputやProcessがわかっていないので途方に暮れているので、面倒に感じるかもしれませんが、Input、Processを教えることも重要なアプローチです。