急に会議を仕切れと言われた。そんな時に意識するポイント

突然上司から、打ち合わせの進行をやれと言われた。さあどうしましょう。
進行そのもの（会議の仕切り）が下手でも、ポイントを押さえていれば「上手い」と思われて頼られるようになるかもしれません。

ポイント

• 会議の目的

• 参加者の役割

• タイムボックスと進行表

• ラップアップと議事メモ

会議の目的

限られた時間内に何がどこまでできれば会議がうまくいったと言えるかを意識しましょう。
何のための会議で、会議のゴール・アウトプットは何なのか。何かを決めたいのか、誰が決定権をもっているのか。何かを合意したいのか、説明して周知したいのか、アイデア出しをしたいのか。報告会なのか、勉強会なのか、などなど。

参加者の役割

役割りにはもともとある役職・職位や立場によるものと、会議内でのみアサインされるものがあります。

役職・職位・立場
参加者は職位や専門家としての立場で参加しているか、主要な参加者は議論に参加しているか。会議主催者や進行をする立場の貴方は、各参加者に何を期待するのか。立場に関係なくアイデア、意見、感想が欲しいのか。営業目線やビジネス目線の意見が欲しいのか。技術的な意見が欲しいのか、などなど。

進行上の役割
もうひとつ、参加者にその会議における追加の役割をアサインすることもあります。例えば、
・タイムキーパー
・議事メモ
・板書（意見やアイデアをホワイトボードに書き出していく）
最初は他のことをやりながら進行するのは難しいので、他の人にお願いしましょう。

タイムボックスと進行表

どんな順番で議論するか、それぞれの議論にどれくらいの時間をかけるか。そして会議の時間内にどこまでの議論と結論を出すか。時間内に終わらない場合、どうするか。別の場を設けるか、そのまま延長戦をやるか。
できれば事前に会議の進行表を考えておいて会議開始時に見せられるとよいでしょう。突然言われた場合は、その場で大まかな進め方を書いて「この進め方でやりますね」と了承してもらいましょう。

ラップアップと議事メモ

会議で何が決まって、何が持ち越しになったのかなど会議の結果を整理して、抜け漏れがないかをその場で確認します。
会議中に決められなかったことに関して、アクションアイテム（宿題）が発生することがよくあります。アクションアイテムを誰が実行するのか、いつまでに実行結果を出すのか、そして会議メンバにどうやって結果を展開するのかを会議の場で決めておきましょう。

まとめ

このように会議などを仕切って司会進行することをファシリテーションといいます。今回は、あまり経験がなくてもそれなりに上手く見せる簡単なポイントをお伝えしました。
ファシリテーションの技術を身につけると、会議や打ち合わせだけでなく、いろんな場面で議論や会話を自分が進めたい方向に導きやすくなります。

もっと深く知りたい場合は、ファシリテーションについて詳しく調べてみましょう。