青森県市町村DX加速のためのワークショップ

青森県市町村DX加速ってなに？

これは青森県庁と一緒に青森県内の40自治体の国がやっている標準化業務以外の部分で自治体間で共通化できる業務の検討とあるべき姿と実装方法を作り上げるお仕事です。
多くの自治体さんから業務課題を出してもらい、1つ1つ内容確認しながら進めており全22チーム、17業務まで絞り込みができている状況です。

どんなふうにやってるの？

東青、西北、中南、三八、上北、下北の６地域で地域ごとの自治体さんに集まってもらって最初はセミナー、次にワークショップ＆調査という形で進めています。ようやくワークショップの2回目も一通り終わり、こんな感じでFigmaも利用した業務のプロトタイプも含めて実際の業務として使えるのか可視化とデータ化とリスクと課題とを考えているところです。
いつも通り、各地域でもグラフィックレコーディングを活用しています。これを通じて、ワークショップの中でどのように育っていくのかを確認もできるのです。

いつもの研修との違いとは？

普段の研修では、研修をする職員に全てを考えてもらい、答えを出していく方法となります。しかし、今回は新業務フローを要求から作り上げていく、Figmaで業務の流れを整理するプロトタイプを作る、課題や確認点をこちらからもガンガン聞いていくなどコンサルティング業務であったり、実際の業務にする際の懸念点やフェーズの分け方、プロジェクトにする方法なども企画提案しています。まさに、上流フェーズの支援というわけです。

この後はどうなるの？

この後は、実際に要求・要件を取りまとめ、新しいものであればRFIをかけられるようにまとめていくし、すでにあるサービスがいくつか使えるようであれば要件とFit & Gapしてどれが一番適しているのかを考えたり、電子申請などすぐ使っちゃえばいいよねの部分と内部系でフェーズ分けて考えなきゃいけないよねの部分を分けるようなスケジュールを立てるところをしていきながら、それぞれの企画からプロジェクトとして形にするところを支援していきます。

そんなわけで、雪が降る前に調査やワークショップは完了さえて、冬場は集めてきた材料をちゃんと料理して形にできるようにまとめていくのです。冬場になったらなったで、別途サービスデザインの研修もするのですけどね。

小さな自治体といえども、自治体業務のメニューは同じなので1人では考えきれないものも多い、そういう時に地域で集まって共通化していったり、なんなら一部事務事業で情報部門もまとめちゃいなよとか思うところもあったりたくさんの気づきを得ながら進めているお仕事なのでした。とある自治体さんに、具体的なツールじゃなくてプロトタイプからどうしてやるんですか？と聞かれたので、それはね、知ってるツールだけだとそれ以上のことでてこないけど、しっかり要求や要件がまとめられるとそれでRFIかけた時に色々な提案や情報が出てくるからだよとお話ししています。本来はツールを入れる入れないではなくて、業務をどうしたいかであってそれに合うものを提案してもらうことで、最初に考えていたツールより合うものが出てきたり、追加するもの減らしてもらうものもわかるからだよと。この辺りもあと2回のワークショップでしっかりと語っていきたいなと思ってます。