オフラインイベントの作り方

見てくれた皆さんはじめまして！

グリーンエナジーマンと申します！

大乱闘スマッシュブラザーズSPECIALというゲームで初心者大会「初スマ」や千葉県船橋市対戦会「スマッシュクルーズ」の主催をしております！

今回は自分が過去数年、オフイベのスタッフや主催をしてきた上で学んできたイベントの立ち上げ方や長続きする秘訣などを書いていこうと思います！​

noteを書こうと思ったきっかけ

なぜ急にnoteを書こうと思ったかというと、最近ツイッターで…

「参加者が集まらないので本日の開催は無しになります」
「赤字が続き継続が困難になったのでイベント自体を中止します」

のような悲しいツイートがたくさん目に止まりまして…
コロナ禍という事もあり仕方ないとはいえ、少しでもそういった事態が無くなればと思い、まとめようと思いました。
また、コロナ明けから新たにオフを開催してみたい！って人もいると思いますので、そういった人たちの助けにもなればと思います。

先に予防線を張りますが、このnoteはあくまで私自身の経験をもとに書いています。現在ある他のオフイベ主催様たちとは意見が違う部分もあると思いますのでご注意ください。

１．なにがしたい、なにができるイベントなのかを明確にする。

【コンセプト】【ターゲット】が明確でないと、プレイヤーは参加しにくいです。
「ガチ対戦なのか、エンジョイな対戦会なのか」「どんなプレイヤー層に来てほしいか」「なにをしてくれるのか」等をわかりやすく、シンプルに伝えることでプレイヤーも数ある対戦会から選びやすくなります。

（私のイベントでの例）
・初心者のみ参加可能！初心者でも大型大会のようなルールで大会に挑戦できる！（初スマ）
・千葉県にはオフがほぼないので、いろんな層が遊びにこれるエンジョイな対戦会を作りました！（船スマ）

（他イベント様の例）
・VIP未満限定、講師を呼んでマンツーマンでの講習や大型スクリーンを用いた勉強会をします（アマブラ）
・スマブラSPのオープントーナメントにおける競技性を追求すると共に、オフライン大会の持つコミュニティを持続させ強化する祭礼としての本質的な機能を追求します。（篝火）

２．備品、会場

オフイベントで必要なのは以下になります
★備品
・モニター
・スピーカー（モニターについているならいらない）
・名札
・名札ケース
・名札用のペン
・小銭や1000円札（おつり用）
・その他、開催するイベントに合わせた備品

そして最も重要になることが「会場」です。
「会場の立地はわかりやすいか」「会場内備品が充実しているか」「収容人数は何人か」「予約はしやすいか」「料金はいくらか」
この５点がチェックするポイントだと思います。

「会場立地」
大きな駅から１０分前後が理想です、入り組んだ場所にあったり、駅から遠い、乗換の難しい駅の近くだと敬遠されます。

「会場内備品」
モニターがある施設か、音響設備は整っているか、ネットは使えるか、このあたりが重要になってきます。
特にモニター、ネットに関しては一番準備するのが大変なものになりますので要チェックです。
自分がやりたいイベントに合った会場を選びましょう。

「収容人数」
どのくらいの規模で開催したいかによりますが、昨今ではコロナの影響もあり、収容人数の50%以内で行わなければならない施設も多いです。
収容人数より１～２割程度少ない募集人数が理想的だと思います。
※モニター数、スタッフ数、講師数も確認の上で要検討

「予約」
市営の公民館などは３ヵ月前からの抽選予約であったり、人気のesports施設は予約がすぐ埋まる等の問題も出てきます。
ここに関しては主催力が試される場所になってきますが、なるべく先の予約まで複数日をとってしまうのが良いです。
（例）
・初スマ…以前は３ヵ月前に３回分の予約、今は毎年１０月頃に１年分を全部予約しています。
・船スマ…市営施設、２ヵ月前に抽選予約となっている。

「料金」
良い施設であればあるほど高くなります。１時間何千円や１日何万円など施設によって様々です。
やろうとしている企画に対しどれくらいの集客が見込めるか、何人くれば赤字にならないかを考えながら予約をしましょう。

３．イベントアカウント作成

個人のアカウントで運営を行うと、日頃のツイートで大事な事柄が流れてしまい参加者も情報を追えなくなります。
アカウントで重要なポイントは「目立つこと」「わかりやすいこと」「検索に引っ掛かりやすくすること」です。

…わかりやすいアイコン（イベント名、イメージカラー）
…名前の手前に次回開催日
…名前、プロフに検索に引っかけたいワード
…プロフに主旨を簡潔に書く
…次回以降の開催日
…開催会場
…固定ツイに共有したい注意事項
…固定ツイにリプで追加事項を増やす

これらをしっかり作り込むことでプレイヤーの目に止まりやすくなります。
例として初スマアカウントを載せます。

初スマの場合はスマブラ初心者に来てほしいので、ツイッターでの検索で
「スマブラ　初心者」で検索に引っ掛かりやすくなるようにしています。

４．告知から募集までの流れ

１つのイベントに対して「１ヵ月」はかかると考えてください。
構想からイベント開催までです、これより日数が少ないと突然のトラブルに対処できなくなったり、準備不足になったりと痛い目を見ます。

基本的な動きは以下になります。
・１ヵ月以上前…会場予約
・１ヵ月前…告知
・２週間前…募集開始
・当日

告知、募集、当日まで２週間ずつ空いている理由が「宣伝、拡散期間を増やすため」です。
この期間が短すぎると、界隈に広まる前に時間が過ぎて人が集まらない等が起きてしまいます。
また、DMでの質問対応や当日までのタスク洗い出しもしやすくなります。

「明日の１９時に大きな事を告知するのでみなさん是非みてください」等の"告知の告知"も非常に効果的です。

５．告知について

よりたくさんの人の目に止まることが重要です。
告知ツイートをするにあたり

・ハッシュタグを活用
　…#○○スマ（イベント名）
　…#スマブラSP（スマブラをしているプレイヤー全員に対して）
　…#スマブラSP_オフ会（鮫木さん、gamehintさんに拾ってもらうため）

・基本事項を明確に
　…日時
　…募集人数
　…募集開始時期

・告知画像を張る
　…どんなイベントか一目でわかる
　…文字が読みやすい
　…インパクトがある

を意識してツイートします。
特に告知画像は重要で、文字だけだと流し見になってしまうところをピタッと止めてくれる役割があります。
多くの人はスマホでツイッターをしているので、タイムライン上で見やすくなるよう「16:9の画像を１枚」載せるのがベストだと思います。
また、告知や注意事項を多く発信する場合は「告知用テンプレート画像」を作り、常にそれでツイートするようにします。
そうすることで「あ、○○のツイートだ」と一目で認識させることができます。

例として初スマのツイートをあげます。
初スマではツイートのテンプレートを用意し、常に同じ文体でツイートをするようにしております。

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#初スマ
#スマブラSP
#スマブラSP_オフ会

みなさまお疲れ様です！初スマ運営です！

次回大会はXX/XX（日）VIP未満部門です！

募集開始はXX/XX（日）１９時からです！

たくさんのご参加お待ちしております！！

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参加者が満員になるまで、毎朝引用リツイートを行っています。
その際に必ず現在の参加人数と一言を添えています。

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#初スマ
#スマブラSP
#スマブラSP_オフ会

皆様お疲れさまです！初スマ運営です！

XX/XX(日)のVIPXX部門の現在の参加人数は

持参枠…XX/XX名（キャンセル待ちX名）
一般枠…XX/XX名（キャンセル待ちX名）
となっています！

XXXX（一言）
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※余談※

初心者層がターゲットの場合、多くの場合がフォロワー数の少ないプレイヤーが対象になります。
すなわち、リツイートの影響力が非常に弱いです。
鮫木さんにリツイートしてもらう、知り合いの有名プレイヤーに拡散を頼む等して根気よく広めていきましょう。

gamehintで募集を行えば、gamehintカレンダーに乗るのでそこでの拡散も期待できます。
その場合はイベントタイトルに簡単な概要も書いておくと良いです。

６．募集フォームの書き方

基本はgamehintを使うといいです。
先にも書いた通り、gamehintで書くことによりカレンダーからの集客が見込めるのと様々な面で非常に使いやすいです。

基本的な部分は省きますが、一番重要なのはタイトルとイベント詳細になります。

・タイトル…どんなイベントか一目でわかるように
・詳細
…タイムスケジュール、コンセプトを一番上に持ってくる
…その下に当日のルールやその他必要な事項を書きます
…その下に注意事項を記入しますが、思いつく限りたくさんの記入をしたほうがいいです。流し見されても、もしトラブルがあった場合に「注意事項に書いてあります」と対応がしやすいです。

また、その他の項目はできるかぎり多く埋めておきましょう。

※大事なポイント※
参加費は""募集人数が満員にならなくても会場費が賄える料金""に設定します。
全員参加してぎりぎりプラス、などで設定すると参加者が少ない時に非常にきつくなり、イベントの存続の危機になります。
プラスになったお金は保管し、赤字になった際の補填や備品の買い替えに使いましょう。

７．イベント終わりに

イベントが終わったあとは

「感想やご意見ご要望などありましたら、ハッシュタグ○○でツイートをお願いします」

と参加者にアナウンスをします。
こうすることでイベントがさらに拡散され、感想でいい反応を貰えればより良い宣伝になります。
このアナウンスはイベント後にツイッターでも行うといいです。
この他にも、参加者にツイートしてもらえるようなことを積極的にしていくと良いです。炎上はダメ

８．ポイントおさらい

・アカウントは作り込め
・告知、宣伝はめっちゃしろ
・料金は「募集人数が満員にならなくても会場費が賄える料金」に設定

イベントを長続きさせるコツはこの３つです。
１人で難しい場合はスタッフ追加や知人に依頼等をして負担を減らしていきましょう。

EX．メモ

・週１～複数回開催はすごく大変！
　参加者のお金が持ちません！募集期間が短くて追いつけません！拡散時間がたりません！

・アルファベットで略したイベント名、ハッシュタグはやめたほうがいい
　なんのイベントかわからない！伝わらない！検索しにくい！

・検索に引っ掛かりやすいイベント名にしよう
　プレイヤーがイベントを知るきっかけは「リツイート」と「検索」です。
　リツイートは参加者次第ですが検索はアカウント努力の部分なので、プレイヤーが見つけやすい名前が理想的です。

・１人開催、１人主催は危険
　主催が病気で倒れたときに中止になってしまうし、どこかでプツンとやる気が途絶えてしまう時もあります。
　オフに積極的に来てくれる人や、信頼できる友人をスタッフに巻き込むといいです。

・料金の変動はさせないほうがいい
　「参加人数に応じて参加費を減らします」とすると、人数少なかったらどうしようと思われ逆に人が来なくなります。

・施設予約前に「他イベントの開催日」を要チェック！
　イベントが被ると勿論参加者もばらけます、特に同じようなニーズのイベント、同じ地域のイベントは避けましょう。

・コロナ対策ができているアピールをしよう
　今、参加者が一番気にしている部分です。「換気してます」「消毒液置いてます」「検温してます」「マスク外さないで」
　等々、大々的にアピールをすることで参加者も安心して参加できます。

以上となります。
何度も言いますがこの記事は「私個人の意見」です。

主催者やそのイベントの雰囲気によってイベント作りは変わってきます。
あくまで参考までに留めてください、このnoteが絶対的な真実ではありません。

現在はコロナ禍でイベント自体やめたほうがいい、外出も自粛しなければいけないですがイベント施設には補助金は出ませんし、備品が大量にある大型大会は倉庫代が毎月かかり常に赤字になっています。

オフというみんなの憧れの場が消えつつある今、プレイヤーのモチベーションも大きく下がっています。
そんな状況を少しでも変えたい、お世話になってるイベント施設が無くなってほしくない、夢の舞台だった大型大会が無くなってほしくない。
僕はそんな思いで今もイベントをしています。

この記事で今も頑張って続けているたくさんのオフイベントに参加者が増えてくれればと思います。読んでいただきありがとうございました。