プロジェクト期間中の対応

参加者との間で「目標・スケジュール」の合意が成立したら、いよいよ、プロジェクトが本格的にスタートします。ここでは、プロジェクト実施中の団体の対応についてご案内します。

団体と参加者の連絡は使い慣れたツールを活用

マッチングが成立し、プロジェクトが開始したら、以後は「ＧＲＡＮＴ」のメッセージ機能を使っていただく必要はありません。

プロジェクト期間中における団体と参加者とのコミュニケーションには、電子メールをはじめ、MessengerやLINE、Slack等のチャットツールなど、団体と参加者の双方が連絡が取りやすい、使い慣れたツールを活用いただけます。

また、そのやり取りの中に団体側の誰が入るのか、CCでコーディネーターなどの関係者を含むかどうかといった点については、当事者の中で個別に確認をお願いします。

進捗状況の把握・管理に「ＧＲＡＮＴ」が役立ちます

では、プロジェクトが始まって以後、「ＧＲＡＮＴ」は、どのような役割を果たすのでしょうか？

それは、マッチング時に合意した「目標・スケジュール」が予定通り進んでいるかどうか、進捗状況を把握・管理するためのしくみとして、プロジェクトの進行を側面的にサポートし、完了まで見守っていく役割を担います。

「ＧＲＡＮＴ」では、団体と参加者との間で当初合意した「目標・スケジュール」に記載の日付が近づくと、参加者に宛てて、進捗状況の更新依頼を自動で発信します。
参加者は、その案内に沿って、スケジュールの進捗状況を更新します。

参加者がスケジュールを更新すると以下のようなメールが団体宛てに届きます。団体は、メールに記載のリンクをたどって、スケジュールの進捗状況を確認してください。

メールのタイトル：
［GRANT］目標・スケジュールが登録・更新されました

参加者がスケジュールを更新すると、団体宛てにメールでお知らせが届きます。

団体のプロジェクト管理ページには、以下の画面のように「完了日」に日付が入力されているなど、何らかの更新が行われています。

また、実施予定日が当初より延期になる場合は、当初の右横にある「修正」の欄に、修正後の新たな実施予定日が記載されていることもあります。

このように、団体は、更新されたスケジュールを確認し、プロジェクトが予定通り進んでいるかどうかを都度確認していきます。

団体は、スケジュールが更新された箇所を確認します。

スケジュールの更新を「ＧＲＡＮＴ」がフォローします

「ＧＲＡＮＴ」では、参加者に宛てて、スケジュールの更新を随時呼びかけています。
参加者が、当初合意したスケジュールを過ぎても更新しない場合は、スケジュールの入力をいただくまで継続的にフォローを行っています。

こうすることで、団体の皆さまが進捗状況を追いかける負担や手間を削減し、つねに参加者側から進捗状況が上がってくるように働きかけるしくみになっています。

プロジェクト完了時は「完了報告を了承」

「目標・スケジュール」で合意した最後の項目まで完了すると、プロジェクトが完了した旨、団体に通知が届きます。

更新されたスケジュールを最終確認し、団体が「完了報告を了承する」ボタンをクリックすることで、プロジェクトが正式に完了します。

参加者からの完了報告に対して、団体が「了承する」ことで、プロジェクトは正式に完了します。

進捗が思うように進まない場合など、お困りの場合は？

上記でご説明したように、団体と参加者との間で進捗管理が円滑に進む場合は問題がありませんが、以下のような課題が発生した際は、お早めに、担当のコーディネーターにご相談ください。

• 「参加者との連絡が取れなくなっており、進捗状況が把握できない」

• 「参加者とのコミュニケーションがうまく行っていない」

• 「団体が当初期待したような支援が提供されていない」

• 「団体側の事情でプロジェクトを途中で中断したい」
  等々