新しい上司がきた！上司を知ることが第一段階

新しい上司がきたら、上司の情報をできる限り入手します。

経歴、性格、特徴、家族構成、食べ物の好き嫌い、アレルギーの有無、趣味、休日の過ごし方、仕事に対する考え方・取り組み方。

同時に、上司の秘書に対する期待値をすり合わせる必要があります。

秘書と過去に働いたことがある人は、秘書に対して何をしてほしいか明確ですので、伺ってみましょう。秘書を持っていなかった人は、前の上司の秘書などをみながら、何となくの認識はあるかもしれません。会社によっては秘書室があるので職務が一定の内容に限られていたりもしますので、気をつけなければなりません。個人付きの秘書であれば、かなり柔軟に仕事内容が変わります。

まずは、上司が得意なことと苦手なことを聞いたり観察していきましょう。その中で、どのあたりにサポートを手厚くした方が良いかの目星をつけましょう。それを口頭で確認してもいいですし、それができないようであればサポートを手厚くしてみて上司が喜ぶかどうかを観察します。”ありがとう”と言われたら、OK。”自分でやるから次回以降はやらなくていいよ”と言われたら、別のことに力を入れましょう。

同時に、自分が得意なことと苦手なことがあるかと思います。自分の苦手分野と上司の苦手分野が同じだったら工夫が必要ですね。自分自身の能力を伸ばす必要に迫られるかもしれません。本当に合わなくて仕事に楽しみを見いだせないのであれば、仕事を変える選択肢も考えてもいいかもしれません。得意なことが期待される内容に多ければ、働きやすい・評価されやすいことでしょう。やったことがないことが期待値に入っていたら、それは新しい領域に挑戦できる良い機会です。最初は大変かもしれませんが、秘書としてできることが増えてメニューに品数を増やせる！と思ったら最終的に秘書としてのキャリアを築く上で必ずプラスになるはずです。やってみて、新領域は自分の得意分野になりうるか・強みになりうるかの判断をしましょう。

それから、自分の権限の範囲でできることと、できないこと。例えば、代理承認はシステム上可能ではありますが、その責任を自分が取るのか？という疑問が残ります。ある方は、一定金額以内は秘書が承認としていました。私は社長付きが多かったので金額も責任も多い案件のため本人が紙・システムで承認するか、内容を紙に印刷してサインをしてもらい、それに従って承認するようにしていました。サインをしてもらう理由は監査対策です。たまに抜き打ちで内部監査が入って証拠提出を求められることがありました。会社により統制方法は違いますし、上司の好みも分かれるところですので、すり合わせをしておきましょう。

秘書と上司という観点からは上記のことがチェックポイントとなります。ワークシートも作成中ですので、それができたらまた公開いたします。

次回以降、新任上司がやるだろうと思われる”彼・彼女の部下、チームとの関係構築”について話していきます。