＼開催当日まで、あと19日／会場の下見に行ってきました！

こんにちは！CRファクトリーの竹下です。先日、コアスタッフのみんなで、コミュニティフォーラムの開催場所である「YMCAアジア青少年センター」に行ってきました！

（会場までのアクセス）
YMCAアジア青少年センター 9階 国際ホール・会議室
東京都千代田区神田猿楽町２丁目５−５
JR水道橋駅東口・神保町駅から徒歩約5分、御茶ノ水駅から徒歩約10分
http://www.ayc0208.org/hotel/access.php

◆下見の準備

コミュニティフォーラムの運営に最初の段階から関わるのは、僕は今回が初めてでした。勝手がわからなかったことや外部の会場をお借りして行う大きなイベントということもあり、当日の動きを見据えた事前の会場確認は必須。そのため、下見に備えて、事前にチェックリストを用意していきました。イベントの内容や規模によって確認しなければいけないことは異なります。それでも、共通して抑えておく必要があるポイントもあると思いますので、チェックリストの中身を紹介いたします。イベントを開催される際に、少しでも下見をおこなう方の参考になれば嬉しいです。

チェックリストの画像（※一部）

縦軸では確認することをグループ（表でいう「大項目」）で区分。
横軸では小項目（具体的なチェック内容）、確認結果、TODO（確認を踏まえてやること）を設けました。確認していくグループは全部で7つあります。では、大項目ごとに、それぞれチェックしていったことを紹介していきましょう～！

①金額関連

～小項目（チェック内容）～
・会場本体を借りる際に掛かる費用
・その他の付帯設備を借りる際に掛かる費用

イベントを行うにあたって予算があるかと思います。どれくらいまでなら、会場を借りるのにお金を使うことができるか？予算から会場費を差し引いたら、どれくらいプラスアルファで備品を借りられるかを確認しておくと良いと思います。

②会場内の機材関連

～小項目（チェック内容）～
・プロジェクター
・スクリーン
・マイク
・スピーカー
・音響機器

自分たちで用意できる機材でないときに、会場にお借りすることになるかと思います。普段使い慣れていないと、当日の操作で焦ってしまうので、お借りする場合は、予め使い方を確認しておくか、当日会場の方にレクチャーいただけるかを確認しておくと良いと思います。

③備品関連

～小項目（チェック内容）～
・ペン
・マジック
・ホワイトボード
・アルコール消毒
・借用予定の機材の操作確認
・机の形状＆数量、椅子の数量

当日使う備品は借りるのか、自分たちの手元にあるのか、自分たちは持っていないので、買い足すのか・・・。お借りする会場で揃えていただいている備品のリストを確認しながら、どうやって揃えていくのかを考えていきましょう。

④電源関係

～小項目（チェック内容）～
・コンセントの位置
・延長コードの要否と会場内の有無
・照明スイッチの位置
・冷暖房の操作盤の位置

パソコンから画面をスクリーンに投影したり、スピーカーを使う場合は、設置場所からコードを敷ける位置にコンセントがあるかは確認しておくと良いと思います。照明のスイッチについても、スクリーンの画面が参加者のみなさんに一番見えやすい形で、点けるところと消すところを調整しておくことをおすすめいたします。

⑤会場の利用ルール

～小項目（チェック内容）～
・飲食は可能か？
・ごみの処理方法
・入り時間、最終撤収時間
・原状回復のレベル
・その他の禁止事項
・会場の鍵について確認（鍵の受け渡し方法、現場責任者の確認）
・会場側の要望（広報物、配布物、利用制限）

会場を気持ちよく使うために、予めルールを確認しておきましょう。イベントが終わってへとへとな時にもスムーズに片づけをして、来た時と同じ清潔さでお戻しできるように、下見の時に写真を撮っておくと、一目で確認できます。

⑥コンテンツ関連

～小項目（チェック内容）～
・受付の設置位置＆受付から席への想定導線
・機材・机・椅子・講師立ち位置などの配置イメージ
・コンテンツによる快適人数
・スライドの投影場所

本番の会場レイアウトを見据えて、どこに机や椅子を設置するのかを確認しておきましょう。下見でイメージが湧いてきたら、実際にイベント用の配置図をつくっておくと、下見に参加できなかった方や当日の設営にお手伝いしてくれる人ともイメージを共有できます。

⑦当日の参加者ご案内関連

～小項目（チェック内容）～
・トイレ・喫煙所の位置
・近くのコンビニの場所
・最寄駅からのアクセス・案内図
・案内看板の貸し出し有無
・案内看板の設置場所
・案内広報物の掲示場所
・スタッフの配置(誘導の場所・必要人数など)

初めてくる参加者の方は、大なり小なり緊張しているもの。快適に過ごせるように、会場や周辺の情報で伝えておくと良さそうなことは、予め確認しておくことをおすすめします。事前のイベント案内や当日のアナウンスに盛り込んでいきましょう～！

以上7つの大項目です。みなさんがイベントを行う際は、必要に応じて項目を足したり引いたりしながら、カスタマイズしてみてください。続いて、実際に下見に参加したメンバーの感想を共有しますね＾＾

◆下見を終えたコアスタッフの感想

ごてつ（呉 哲煥）

この会場で100人のみなさんと場を共にできるんだと熱い想いが込み上げて来ました。どんな場になるのか、楽しみで仕方ありません。みなさんがほっとできて、楽しくて、だから学びや交流が深まるような場づくりをしていきたいと思います。2月23日は水道橋・神保町に集まってください！

たけしさん（武子　真央）

実際に会場の下見をすると、本番に近づいているんだなーと改めて感じました。実際に使う機材や、使える施設・備品も見させてもらえて、本番でのオペレーションを想像すればするほど、ますますいいイベントにしたいと言う気持ちが湧いてきたとても良い時間でした！

ジャニ（竹下　諒）

臨場感に満ち溢れた時間でした！受付の場所や機材の配置など、細かいところもしっかりチェックできて、イベント全体の輪郭が見えてきています。ここで当日、みなさんとお会いできることが楽しみです＾＾フォーラムでたっぷり交流した後は、街に繰り出して休日を満喫するのもおススメ！本を片手にカフェで一息つくもよし！ラーメンを食べて締めくくるもよし！ココロもカラダもあたためて、充実した休日を水道橋・神保町で送りましょう♪

◆下見を終えた後は・・・

実際に現地の様子を確認できた！チェックリストに照らし合わせて、事前に確認しておくべきことは全て確認できた！これで下見はバッチリ！！！

・・・というのはまだ早いです。

イベント本番ではないとはいえ、締めは必要。会場を後にし、最後はみんなでラーメンを食べに行きました🍜帰るまでが遠足だとしたら、ラーメンをみんなで食べるまでが下見ですね(笑)

僕は大学時代、ＣＲファクトリーで約10か月インターンを経験してから今まで、ずっとボランティアとして活動しています。その理由の一つが、イベントやミーティングが終わった後に「仲間と帰りにご飯を食べたり、飲みに行ったりする時間」があったからといっても過言ではありません。仕事の時間だけではなく、フランクに関われる時間を共に過ごしてきたからこそ、グッと関係性が深まり、組織への愛着が湧いていくこともあります。

コミュニティフォーラム当日も、イベント後に少しですが懇親会を用意しています。ぜひみなさんも、本編のプログラムでの交流を越えた一期一会な出会いと参加者同士で励まし労い合えるあたたかい時間を楽しんでいってくださいね！偶発的な出会いも、自分の心にある未来の羅針盤を探すきっかけになるかもしれません。みなさまとお会いできることを楽しみにしています。ご来場を心よりお待ちしています。

▼イベントの詳細＆お申込みはこちら
https://crfactory.com/11132/